Цитаты из книги «Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом»

Зачем люди приходят на совещание? Для того чтобы… правильно, получить энергию! До совещания у его участников могут быть разные взгляды на проблему или вообще отсутствовать точки зрения на тот или иной вопрос, недостаточно информации для принятия решения или нет понимания, что делать дальше. И это может касаться как недельных планов, так и стратегических целей. А результатом хорошего совещания являются принятые и одинаково понимаемые участниками решения, единая точка зрения по актуальным вопросам, нацеленность на конкретные действия и, конечно, энергия!

Культуру первоочередного ответа на неотвеченные звонки при первом же промежутке оперативной работы, конечно, нужно воспитывать. Мы рекомендуем также создавать культуру обязательного дублирования темы телефонного звонка по SMS в случае недозвона.

За 4 недели удалось полностью победить орфографические ошибки — все научились пользоваться проверкой орфографии текстового редактора и сайтом gramota.ru. Но розовую клавиатуру сохранили, поместили под стекло в отделе продаж как артефакт, и бывалые сотрудники обязательно рассказывали про нее каждому новичку.

Мы сформировали правила на уровне топ-менеджеров и провели обучение всех сотрудников. Среди прочих было такое правило: «Если от адресата требуется обязательный ответ до конца дня, то его имя должно быть указано в поле "Кому". Если требуется, чтобы адресат просто прочитал письмо и был в курсе, а ответ не требуется, то имя указывается в поле "Копия". Если письмо информационное для всех адресатов, то в начале темы письма указывается FYI (For Your Information)». Для этого вице-президента мы настроили в Outlook правило обработки писем, чтобы все письма, где его имя указано в поле «Кому», приходили во «Входящие». Все остальные информационные письма стали отфильтровываться в отдельную папку «Информационное», которую он стал просматривать на планшете один раз в день, выпивая утренний кофе и планируя свой день.

Мы рекомендуем отключать это оповещение и отвечать на почту во время промежутков между «камнями» для оперативной работы в своем календаре.

На одной из сессий в крупной дистрибьюторской компании были выработаны следующие критерии срочного вопроса. Вопрос тормозит работу большого количества людей (внешних и внутренних). Например, сбой компьютерной программы. Вопрос теряет актуальность в течение ближайших часов. Например, клиент до 15:00 на месте и может принять решение, а потом уезжает в отпуск. Процесс может принять необратимый характер, если не решить вопрос прямо сейчас. Вопрос, с решением которого связано качество продукта, предоставляемого клиенту. Вопрос, задержка с решением которого может вызвать серьезные последствия. Например, запрос от государственного контролирующего органа. Вопрос, с решением которого связано быстрое получение компанией денежных средств. Любой другой вопрос, который считает срочным клиент.

очень многие российские руководители до сих пор считают, что у подчиненных нет никаких серьезных планов и поэтому они просто должны в любой момент времени являться по первому, даже самому незначительному, требованию начальства. При этом подчиненные отменяют или переносят свои дела, которые, «как ни странно», очень часто важнее вопроса, по которому их вызывает руководитель.

Когда люди понимают ценность мгновенной координации рабочих графиков, они начинают еще лучше осуществлять свои собственные планы дня. (Еще бы! Обозначил время как занятое, и тебя гораздо меньше отвлекают по несрочным вопросам!)

Идея всем участникам сессии понравилась, вот только 2 часа показалось маловато. «А давайте мы весь день сделаем творческими часами? А для оперативных коммуникаций, когда все могут общаться со всеми, выделим отдельное время?» — предложил кто-то из участников. Сказано — сделано. Через месяц правило успешно прижилось.

Он рассказал, что в молодости работал в советском НИИ, там у них были приняты творческие часы, когда с 10 до 12 нельзя было ни с кем взаимодействовать, были запрещены любые совещания и коммуникации и нужно было заниматься творчеством. «Эх, сколько я всего успевал сделать за эти 2 часа», — вспоминал бывший инженер.