Цитаты из книги «Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом»

в конце совещания обязательно нужно выделить 10% от общего времени, чтобы еще раз прочитать и уточнить все записанное. Потом можно попросить каждого участника поставить свою подпись под листами флипчарта, и, пока участники идут на свои рабочие места, секретарь быстро сфотографирует на смартфон протокол и отправит его участникам. Оцифрованная версия, один в один повторяющая решения совещания, придет по электронной почте всего через полчаса. Можно начинать выполнять!

флипчарта: принятые решения: это решения, которые приняты всей группой и распространяются на всю компанию сразу же после совещания; задачи: здесь фиксируются конкретные действия, со сроками и ответственными; вопросы к обсуждению позже: а вот сюда как раз записываются идеи, которые всплывают по ходу обсуждения основных вопросов повестки. Ведь почему случайные мысли начинают обсуждать сразу на самом совещании, даже если участники к этому не готовы и половины участников они не касаются? Потому что позже про эти вопросы просто забудут. Поэтому важно, чтобы мысли были зафиксированы и вошли отдельным подпунктом в протокол. Многие из этих вопросов заслуживают подготовки и проведения отдельного совещания, да еще и часто в другом составе, поэтому их неэффективно рассматривать на самом совещании. А когда они зафиксированы, все будут спокойны — про ценные мысли не забудут.

Поэтому все решения совещания очень эффективно разделить на три

Письменными результатами совещания, которые нужно внести в протокол, являются всего три составляющие: решения, которые касаются всех; задачи, которые назначены конкретным исполнителям и с конкретным сроком; вопросы, которые обсуждались на совещании, но по которым не удалось прийти к точному решению или поставить конкретную задачу. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повестки совещания или когда вопрос недостаточно подготовлен, чтобы по нему можно было

Нет лучшего времени для формирования и согласования итогов совещания, кроме самого совещания.

«Небезразличие каждого — самый простой способ поддержания и развития правил», — и они договорились о том, что на каждого опаздывающего на совещание все участники одновременно пристально смотрят до тех пор, пока он не извинится. При этом участники могут и дальше пристально смотреть, если увидят, что извинения неискренние.

когда вводились различные наказания за опоздания. И публичный штраф от 100 до 20 000 рублей за опоздание в какую-нибудь стеклянную копилку. И 20 отжиманий при всех. И переходящий приз в виде веревки и мыла, которые должны лежать на рабочем месте у того, кто пришел последним.

Хранитель знаний. Отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать в виде решения, задачи или вопроса, которые можно обсудить позже. Для этого достаточно сказать: «Предлагаю это зафиксировать». Хранитель энергии. Отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то он должен приостановить совещание и провести повышающее энергию мероприятие. Для этого ему достаточно произнести одно слово: «Перезагрузка». Драйвер достижения результатов. Этот человек поддерживает достижение результатов совещания. Он отвечает за актуализацию информации о выполнении результатов совещания и регулярное информирование участников об этом. В слабых корпоративных культурах этот сотрудник также отвечает за напоминание участникам о выполнении решений совещаний. Как правило, эту роль выполняет секретарь совещания. Эти роли подходят для каждого из четырех выделенных нами ранее основных видов совещаний. Однако каждое из этих видов совещаний готовится, проводится и отслеживается по-разному.

Мы рекомендуем обязательно выбрать ответственных за выполнение следующих ролей на соответствующих этапах подготовки, проведения и отслеживания договоренностей совещаний: Председатель совещания. Отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Если правил нет — то за все отвечает он. Если правила есть — то часть своей ответственности он может переложить на команду, введя нижеприведенные роли для каждого типа совещаний. Но финальная ответственность за результативность остается на нем. Выигрывает всегда команда, проигрывает только тренер. Организатор совещания. Отвечает за этап подготовки совещания: приглашение всех участников на встречу, бронирование ресурсов, информационную подготовку участников совещания. Участник совещания. Отвечает за свою личную заблаговременную подготовку и ознакомление с информацией, а также за продуктивное обсуждение на самом совещании. Если принятых правил нет, то участники почему-то предпочитают знакомиться с информацией на самом совещании. Секретарь совещания. Отвечает за эффективное онлайн-протоколирование совещания. Также он может отвечать за соблюдение контекста совещания. Но мы рекомендуем разделить эти роли между участниками. Хранитель темы. Отвечает за соблюдение повестки совещания. Он должен сигналить всем в случае нарушения повестки совещания. Например, поднимать руку и произносить: «Контекст» или «Мы ушли от темы, возвращаемся». Хранитель времени. Отвечает за соблюдение временных границ совещания. Например, он может за 2 минуты до окончания выделенного времени обсуждения вопроса сигнализировать о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

Цикл регулярного менеджмента (ЦРМ) — это календарь регулярных мероприятий для всей организации и для каждой ее функции, позволяющий стабильно поддерживать и усиливать энергетику сотрудников организации. ЦРМ формируется сначала для всей организации, а потом для каждой ее функции отдельно. В ЦРМ мы включаем не только совещания, но и такие важные для поддержания и усиления энергии мероприятия, как: планирование, размышление, анализ — то есть время, чтобы подумать; личное развитие — обучение, чтение, прохождение тренингов, и др.; выполнение работы специалиста — когда менеджер, являясь высококлассным специалистом в своей области, работает «руками», делая то, что мог бы делегировать подчиненным; управление личной энергией; взаимодействие с ключевыми стейкхолдерами.