Цитаты из книги «Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013»

Если у задачи есть точный срок исполнения, установите его в поле «Дата выполнения». Время напоминания по умолчанию можно настроить, зайдя в «Файл» и выбрав в разделе параметры задач. Если вы хотите, чтобы Outlook напомнил вам о задаче раньше, установите в поле «Напоминание» соответствующую дату и время.

На панели задач, находящейся справа от календаря, поставьте курсор на строчку с серой надписью «Щелчок добавит элемент “Задача”». Впишите в эту строчку название любой вашей задачи, например: «Шеф: подписать заявление на отпуск». (Для названий задач справедливы те же правила, что и для встреч: начинаем с ключевых слов в именительном падеже, отделенных двоеточием.)

Создание задач и категорий В Outlook контекстное планирование можно организовать с помощью так называемых кате

Общее количество контекстов не должно быть больше известного психологического числа «7±2». Учитывайте, что как минимум два из них нам нужно зарезервировать под «1-День» и «1-Неделя».

Выберите контексты, актуальные в вашей повседневной практике. Подчиненные. Если вы руководитель, у вас есть задачи, делегированные подчиненным. Эту группу задач необходимо просматривать в момент любого контакта с подчиненными (встреча, совещание, телефонный звонок). Руководитель. Если вы не предприниматель или «свободный художник», то у вас есть начальник и много задач, которые с ним связаны. В момент контакта с руководителем полезно заглядывать в эту категорию, чтобы не забыть задать все необходимые вопросы. Клиенты, поставщики, контролирующие органы, сред­ства массовой информации. Если вы много взаимодей­ствуете с такого рода внешними контрагентами, вам будет удобно собрать в соответствующие категории все связанные с ними задачи. «Смежники» внутри компании. Коллеги или подразделения, с которыми вы наиболее активно взаимодействуете. Места. Если вы регулярно отправляетесь в командировки, или часто общаетесь с региональными филиалами, или у вашей компании несколько офисов в разных частях города, вам может понадобиться собрать в одну категорию все задачи, относящиеся к определенным местам. Проекты. Если в проекте, которым вы руководите или в котором участвуете, больше 15–20 задач, имеет смысл со­брать эти задачи в отдельную категорию.

Чтобы день прошел логично и насыщенно, разделим все задачи на несколько смысловых групп. Для Цезаря такие группы — Войско, Союзники, Противники. Благодаря такому разделению в разные моменты рабочего дня мы можем работать именно с теми задачами, которые в эти моменты нужны. Это называется «контекстным планированием»: находясь в каком-либо контексте, мы видим список относящихся к нему задач.

Если вы не топ-менеджер высокого уровня, чей день состоит в основном из встреч, то жестких задач у вас, скорее всего, сравнительно немного. Основную массу составляют гибкие: их необходимо сделать сегодня, но не принципиально, в какое именно время.

Обустройство дня включает и жесткие элементы, планируемые в календаре, и гибкие, которые помещаются в панель задач.

Древние греки писали на могилах не две даты, рождения и смерти, как мы, а одну. Дату высшей точки жизни человека, день его высшего достижения. Для полководца это, возможно, день его величайшей битвы; для поэта — день первой постановки его лучшей трагедии. У этой точки было специальное название — «акме», в буквальном значении «вершина».

Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетиру­емые. Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события. Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие — в панель задач справа от календаря. Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые — зеленым. Оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40% времени в резерве. Заглядывайте в календарь несколько раз в день, корректируя планы в зависимости от обстоятельств. При работе вне офиса синхронизируйте календарь с мобильным телефоном или распечатывайте его на листе А4 или А5. Создавая встречи, используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления.