Цитаты из книги «Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013»

Чтобы отличить бюджетируемые задачи от жестких встреч, будем выделять их зеленым цветом.

Многодневные события — продолжающиеся несколько дней и не требующие вашего личного участия в строго определенное время

Жесткие встречи — дела, исполнение которых назначено на заранее определенное точное время дня.

Если у задачи установлен срок исполнения — в Outlook 2013 она может отображаться под соответствующим днем календаря, если включить эту опцию через меню «Вид», в разделе «Список задач на день» выбрать «Обычная».

Все формулировки должны начинаться с определенного ключевого слова, всегда в именительном падеже. Ключевое слово отделяется двоеточием; после двоеточия можно добавить подробности, связанные с запланированной встречей. Например, так.

С разделом «Календарь» нужно работать ежедневно. Утром просматривайте список гибких задач в панели задач справа от календаря (об этом списке мы поговорим в следующей главе). Если какая-то из них стала достаточно срочной и требует не менее часа на выполнение — создавайте вместо гибкой задачи бюджетируемую («плавающую»).

Оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40% времени в резерве. Заглядывайте в календарь несколько раз в день, корректируя планы в зависимости от обстоятельств. При работе вне офиса синхронизируйте календарь с мобильным телефоном или распечатывайте его на листе А4 или А5. Создавая встречи, используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления.

Краткие итоги Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетиру­емые. Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события. Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие — в панель задач справа от календаря. Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые — зеленым.

В-третьих, если вас достаточно часто ставят в поле «Копия» просто для сведения, такие письма также полезно автоматически­ сбросить в отдельную папку.

Во-вторых, если вы получаете новостные рассылки, сообщения с интернет-форумов и тому подобную информацию, явно не требующую немедленного реагирования, ее полезно автоматически отсортировать в отдельную почтовую папку.