Цитаты из книги «Бизнес-трекинг. Как повысить прибыль компании с помощью ключевых показателей эффективности»

Повестка дня ежеквартальных совещаний • Плавный переход. • Обзор предыдущего квартала. • Обзор В/ОД. • Определение Приоритетов на предстоящий квартал. • Решение ключевых проблем. • Дальнейшие действия. • Завершение.

РИТМ ЕЖЕКВАРТАЛЬНОЙ ВСТРЕЧИ ПО СИСТЕМЕ EOS Участники: руководящий состав. Место проведения: вне офиса. Продолжительность: 8 часов. Периодичность: каждые 90 дней. Предварительная работа: заполнение Организации Видения/Активности (каждый готовит свой список проблем и предлагает приоритетные задачи на предстоящий квартал).

Кроме того, я настоятельно рекомендую проводить ежеквартальные встречи вне офиса. На рабочем месте вас будет слишком многое отвлекать, чтобы вернуться к делу. Пребывание вдали от офиса дает команде прекрасную возможность по-настоящему поработать над делом.

Повторюсь, человек способен сохранять концентрацию примерно 90 дней. Такова наша природа, поэтому прекратите бороться с ней и решите проблему, отслеживая Ритм ежеквартальных Встреч, тем самым формируя 90-дневный Цикл для своей компании.

И последний момент: если вы перестанете ежеквартально объединяться, ваша организация будет настолько разрозненной, что вы серьезно отклонитесь от намеченного курса, начнете терять хороших сотрудников, забудете о своем видении и в конечном итоге окажетесь там, где начинали – в хаосе.

Я наблюдал абсолютное единогласие по ключевым вопросам в предыдущем квартале, а затем полное разногласие в текущем. Однако к концу сессии все возвращалось на круги своя. В некоторых ситуациях люди даже не помнили, что выражали согласие. К счастью, я обстоятельно все записывал и мог доказать. Осознав, что это естественный цикл, я изменил свое отношение. Во-первых, я перестал расстраиваться и принял как факт. Во-вторых, я решил каждый раз составлять сильную повестку дня для важных ежеквартальных собраний. Теперь все клиенты EOS делают то же самое.

90-ДНЕВНЫЙ ЦИКЛ В качестве составной части своего глобального видения вы определили план работы на трехлетний период. За ним последовал годовой план, а теперь – 90-дневный Цикл, как это показано на схеме, представленной на следующей странице. Срок в 90 дней объясняется естественным явлением – люди оступаются, сбиваются с пути и теряют концентрацию примерно каждые три месяца. Чтобы учитывать в работе этот аспект человеческой натуры, вы должны установить в масштабах всей организации распорядок, рассчитанный как раз на этот период.

Ритм встреч включает в себя два типа совещаний. Первый – ежеквартальные, второй – еженедельные.

Ритм Встреч – это сердцебиение вашей организации. В отличие от долгих и бессвязных совещаний, Ритм Встреч с конкретной повесткой для всех отделов сохранит здоровье организации. Он работает по принципу ЭКГ, демонстрируя скачки. Когда людям нужно проделать какую-либо работу для совещания, они ждут до последнего – здесь и возникает скачок. Чем меньше интервал между встречами, тем больше будет скачков, и тем больше дел вы завершите. Сначала сотрудники будут против регулярных совещаний, но как только это войдет в привычку, они смирятся.

Проводить чрезвычайно продуктивные совещания, которые действительно экономят время, возможно. В этой главе мы объединим 90-дневный Цикл с другим мощным инструментом – Совещания Высокого Уровня. В совокупности они позволят проводить потрясающие встречи, которые улучшат коммуникацию, подотчетность, здоровье команды и результативность. В итоге, благодаря более частым собраниям и мониторингу Ритма Встреч, каждый будет выполнять больше работы. Время, которое вы проводите на совещании, фактически освобождает время для движения вперед.