Цитаты из книги «Бизнес-трекинг. Как повысить прибыль компании с помощью ключевых показателей эффективности»

Список задач Просмотрите все списки задач со встречи на прошлой неделе. Список задач – это конкретные действия, рассчитанные на семь дней. С еженедельным обзором результатов приходит ответственность. Включив этот пункт в повестку дня, вы достигнете большего как команда в целом. Чтобы отличить Приоритет от задачи, запомните, первое – это приоритетное задание на 90 дней, а второе – это конкретное действие, рассчитанное на 7 дней. Задачи представляют собой обязательства, которые люди берут на себя в течение недели, и обычно они не фиксируются. Например, «Завтра позвонить в типографию», «Отправить заказ сегодня вечером» или «Связаться со всеми потенциальными клиентами из списка до пятницы». Сделайте быстрый обзор каждого пункта в списке дел с точки зрения «выполнено» или «не выполнено». Если задача выполнена, вычеркните ее из списка. Если нет, то оставьте. Примечание: каждый пункт не должен оставаться в списке дел более двух недель, а 90 % из них должны вычеркиваться каждую неделю. Списки дел возлагают на ваших сотрудников ответственность за все обязательства, которые они приняли на прошлой неделе. Все люди по своей сути прокрастинаторы. Представьте, какой была бы ваша организация, если бы каждый ее сотрудник выполнял обещанное. Совершенно иной мир, правда? Список дел дает невероятный эффект. Во время экспериментов с проведением еженедельных совещаний одного клиента я заметил, что обязательства, которые члены команды давали друг другу на предыдущей неделе, не выполняются. Люди давали обещания, к примеру, позвонить, отправить посылку или завершить отчет. Спустя неделю из десяти обязательств были выполнены лишь несколько. В итоге я включил в совещания Список дел. Как только у всех появилась обязанность еженедельно отчитываться, количество выполненных задач увеличилось с пары штук до 9 из 10. Производительность возросла, потому что люди знали, что они будут нести ответственность. Увеличение темпов роста и формирование ответственности происходят, когда такие еженедельные обязательства заносятся в список дел и проверяются на предмет выполнения на следующей неделе. Былые времена, когда человек брал на себя обязательства, зная, что никто не станет проверять их выполнение, быстро уходят в прошлое. Этот пункт повестки должен занимать менее 5 минут.

Новости о клиентах/сотрудниках Делитесь короткими и приятными новостями о любых событиях, вопросах клиентов или сотрудников, которые появились за неделю, будь то хорошие или плохие. Например, «Наш лучший клиент, Джо, доволен работой, которую мы проделали на прошлой неделе» или «Дарла расстроена решением по новой программе дополнительных выплат». Хорошие новости, самое время похлопать себя по плечу. Любые вопросы, плохие новости или опасения следует поместить в часть повестки, предназначенной для ООР. В некоторых компаниях есть официальная система обратной связи с клиентами и/или сотрудниками. Если такая система присутствует в вашей организации, этот инструмент подошел бы именно для этой части. Новости должны занимать не более 5 минут.

Обзор Приоритетов Затем руководящая группа должна сосредоточиться на приоритетных задачах и убедиться, что все идет по плану. Рассматривайте каждый Приоритет по отдельности – сначала Ключевые задачи компании, а затем индивидуальные. Каждый человек сообщает, удается ли ему выполнять свои Приоритеты «в соответствии с графиком» или же он «отстает». Без обсуждения – оно будет позже. Если реализация приоритетных задач идет не по плану, это попадает в часть повестки, посвященной ООР. «В соответствии с графиком» только означает, что ответственный за приоритетную задачу считает, что выполнит ее к концу квартала. Даже если все идет по плану, но у кого-то есть дополнение или обеспокоенность по поводу Приоритета, вопрос следует переместить на этап ООР. Обзор Приоритетов должен занимать не более 5 минут.

Система Учета Обзор Системы Учета – это возможность руководящей группы на высоком уровне изучить от 5 до 15 наиболее важных показателей организации и убедиться, что они приближают вас к достижению цели. Любые несовпадающие цифры автоматически переносятся в часть собрания, посвященного ООР, где рассматривается Список проблем. Сейчас избегайте любых обсуждений. На этапе отчетности проблемные области лишь определяются. Самая серьезная ошибка большинства команд заключается в том, что они сразу приступают к обсуждению и пытаются решить проблему. Вы должны противостоять этому порыву и проявлять дисциплину. Тогда встреча будет идти в правильном русле. На этапе ООР будет достаточно времени для обсуждения и решения проблем, и этот процесс будет гораздо продуктивнее, если рассматривать все проблемы сразу. Обзор Системы Учета должен занимать не более 5 минут.

Переход Совещание начинается безотлагательно. Футбольный тренер Винс Ломбарди прославился своей излюбленной фразой, что лучше прийти рано и успеть, чем прийти вовремя и опоздать. Приходите на несколько минут раньше, чтобы включиться в процесс. Единственная причина для пропуска еженедельного Совещания Высокого Уровня – это отпуск или смерть. Даже если кто-то не может прийти на собрание, шоу должно продолжаться. Не переносите его и не отменяйте. У каждого должна быть перед глазами копия повестки совещания. Ваши Списки дел и проблем ООР должны быть включены в распечатанную программу. Она должна умещаться на одном листе. Больше нет необходимости вести протоколы совещаний. Они должны уйти в прошлое. Если вы желаете узнать, о чем шла речь на собрании, посмотрите повестку прошлой недели. Вы делитесь хорошими новостями со всей командой, чтобы плавно перейти к совещанию. Как всегда, вам нужно переключиться от работы в бизнесе в течение всей недели к работе над бизнесом, отставив в сторону повседневные дела. Важно выключить все электронные устройства, сделать глубокий вдох и приступить к работе. Кроме того, переход напоминает вам, что все вы здесь просто люди, которые пытаются создать что-то великое. Этот пункт должен занять не более 5 минут.

РИТМ ЕЖЕНЕДЕЛЬНОЙ ВСТРЕЧИ ПО СИСТЕМЕ EOS Кто: руководящая группа. Где: офисный конференц-зал. Продолжительность: 90 минут. Периодичность: еженедельно. Предварительная работа: заданные Приоритеты и готовая Таблица Приоритетов; заполненная Система Учета; понятный всем Путь Решения проблем. Повестка еженедельного совещания высокого уровня: Переход – 5 минут. Система Учета – 5 минут. Обзор Приоритетов – 5 минут. Новости о клиентах/сотрудниках – 5 минут. Список дел – 5 минут. IDS – 60 минут. Завершение – 5 минут. На Совещании Высокого Уровня есть две крайне важные роли. Собрание должен вести один человек. Он будет проводить его согласно повестке дня и не позволит команде отойти от плана. Второй человек должен организовать данную программу. Он следит за тем, чтобы повестка собрания, Система Учета и Таблица Приоритетов были обновлены и представлены всем участникам каждой встречи. Они обновляют Списки дел и проблем в программе совещания каждую неделю.

Регулярные совещания высокого уровня Как бы вы оценили свои собрания по шкале от 1 до 10? Ответ почти всегда 4–5. Это никуда не годится. Большинство деловых встреч проходят неэффективно и не очень продуктивно, и ваш случай, вероятно, не исключение. Реализуя компоненты Совещания Высокого Уровня, вы поднимете оценку до 10 баллов. Повестка Совещания Высокого Уровня составляется для того, чтобы ваш руководящий состав еженедельно фокусировался на самом важном. Нет ничего важнее, чем держать показатели и приоритетные задачи под контролем и делать счастливыми своих клиентов и сотрудников. Совещание Высокого Уровня – самый действенный и эффективный способ добиться этого. Еженедельные Совещания Высокого Уровня позволяют сосредоточиться на важном, помогают выявить возникающие проблемы, а затем способствуют их решению. Лучше всего это выразил Патрик Ленсиони: «Ваши совещания должны быть страстными, напряженными, изнуряющими и всегда нескучными». Многие клиенты обращались ко мне за помощью, чтобы наладить проведение совещаний, в результате чего и был разработан инструмент Совещание Высокого Уровня. В основе его главных принципов лежит человеческий характер. Эта повестка формировалась путем реальных проб и ошибок, а также экспериментов с использованием множества различных методологий. На сегодняшний день все клиенты EOS придерживаются именно такой повестки совещания.

РИТМ ЕЖЕНЕДЕЛЬНОЙ ВСТРЕЧИ Деятельный процесс продолжает претворять видение в жизнь. Теперь мы переходим с ежеквартального собрания до еженедельного. Выполнение этого шага по-настоящему увеличивает темпы роста и помогает реализовать задуманное. После постановки приоритетных задач на предстоящий квартал вы должны проводить еженедельные встречи, чтобы поддерживать фокус, решать проблемы и общаться. Как видно на представленной далее схеме, Ритм Еженедельной Встречи дает вам возможность убедиться, что все идет по плану. Если вы следуете плану на неделю, значит, вы будете соблюдать квартальный план, а если вы соблюдаете квартальный план, то будете придерживаться годового и так далее. Ритм Встречи, как сердцебиение, постоянно поддерживает жизнеспособность компании. Другими словами, он формирует постоянный ритм, позволяющий организации идти в ногу со временем.

Наращивание Неукоснительно соблюдая Ритм ежеквартальных и ежегодных Встреч, вы создаете 90-дневный цикл, который сулит огромные выгоды для вашей организации. Есть еще одно скрытое преимущество, о котором я даже не рассказываю своим клиентам. Одна из главных причин, по которой Ритм Встреч настолько эффективен, заключается в том, что я называю «наращиванием». С мыслью о запланированной на целый день встрече с руководством, люди лучше готовятся к ней, даже не подозревая об этом. Вся их энергия, страхи, мысли, проблемы, идеи и волнения нарастают к моменту проведения этого особого события. В результате встреча проходит намного эффективнее. Верно и обратное. Если вы никому не сообщите о проведении ежеквартального собрания, а просто созовете всех на однодневное совещание, результат будет менее плодотворным. Не будет раскачки. Вы всегда должны заранее назначать ежеквартальные собрания. На них поднимается много вопросов, которые обычно не всплывают в процессе повседневной работы. Несчетное количество раз на ежеквартальных собраниях поднимался какой-нибудь щекотливый вопрос, за которым следовал вопрос: «Почему нельзя было сказать об этом раньше?» Часто он остается без ответа. Дело в наращивании. Это побуждает мысленно выйти за рамки повседневности. Люди становятся более сосредоточенными, энергичными и подготовленными.

Советы по ежегодному планированию • Во многих случаях часть годового планирования, которая касается В/ОД, переносится на второй день. Поступите аналогичным образом. Не стоит торопить процесс. На второй день у вас будет время при необходимости дополнить повестку дня. • Проведите совместный ужин в конце первого дня. Воспользуйтесь возможностью выпустить пар после дня напряженных размышлений и сформировать здоровую атмосферу внутри команды. • Проводите выездное совещание по годовому планированию. Необязательно пересекать всю страну, встреча в гостинице в паре часов езды от вас пройдет гораздо продуктивнее. Оказавшись за пределами офиса, вы сможете отключиться от действительности на целых два дня.