Цитаты из книги «Бизнес-трекинг. Как повысить прибыль компании с помощью ключевых показателей эффективности»

Комбинация усиленных компонентов Видение, Люди, Данные, Проблемы, Процессы и Активность – вот что творит настоящие чудеса. Эта книга начиналась с предпосылки о том, что успешные предприниматели, целенаправленно или неосознанно, имеют обыкновение усиливать шесть аспектов своего бизнеса, и от того, удастся ли вам проделать то же самое, зависит ваш успех в построении великой организации. В результате ваше беспокойство по поводу управления своим временем и бизнесом уменьшится. Препятствия, связанные с кадровыми вопросами, исчезнут, поскольку вас будут окружать люди, которые занимаются своим делом. Вы наконец-то пробьете стеклянный потолок, трансформируете повседневную деятельность и в конечном итоге воплотите в жизнь видение своей организации. Теперь вы, надеюсь, понимаете, что та предпосылка верна. По мере того, как управленческая команда работает над внедрением этих инструментов, возможно, вы не сразу увидите прогресс. Результаты не всегда будут тут же отражаться в отчете о прибылях и убытках. На ранних этапах вам также предстоит обнаружить множество проблем, которые могут показаться непосильными. Розабет Мосс Кантер, профессор Гарвардской бизнес-школы и автор бестселлера «Уверенность. Как начинаются и заканчиваются циклы побед и поражений», однажды описала то, что сама называет «законом Кантер»: «В середине пути все может казаться неудачей». Временами на каком-либо этапе пути вам будет казаться, что ничего не работает. Когда это происходит, я призываю вас придерживаться курса.

На такие темы, как проведение совещаний, планирование, решение проблем, развитие персонала и расстановка приоритетов написано множество книг. Принципиальное отличие управленческая система для предпринимателей (EOS) – то, что в представленном методе эти разрозненные техники собраны в единую систему по управлению предпринимательской организацией. Каждый отдельный инструмент не так важен, как система в целом. Необходимо понять и освоить все шесть модулей, составляющих EOS, чтобы набрать максимальные темпы роста.

РЕЗЮМЕ МОДУЛЬ «АКТИВНОСТЬ» ПРИОРИТЕТЫ • От трех до семи самых важных задач, которые необходимо выполнить в следующие 90 дней. • Таблица Приоритетов. • У каждого должны быть Приоритеты. РИТМ ВСТРЕЧ • 90-дневный цикл. • Ежегодные и ежеквартальные совещания. • Еженедельные совещания Высокого Уровня. • Еженедельное проведение собраний в один и тот же день и время; одинаковая напечатанная программа; своевременное начало и завершение.

Когда вы задали Приоритеты и внедрили Ритм Встреч, формирующий 90-дневный цикл и еженедельный фокус, вы семимильными шагами идете к реализации своего видения. Теперь вы занимаетесь тем, что делают успешные компании. Прежние препятствия начинают пропадать, и вы близки к тому, чтобы пробить потолок. Ваша организация из хаотичной массы превращается в хорошо отлаженный механизм. Ваше путешествие подошло к концу. Или это только начало?

Ритм встречи, практические действия 1. Назначьте дату проведения ежеквартальной стратегической сессии как можно ближе к концу квартала, и так в каждом последующем квартале. Придерживайтесь программы и процесса определения Приоритетов на ежеквартальных собраниях, а затем распределяйте Ключевые задачи по отделам. 2. Решите, когда еженедельное собрание по отслеживанию пульса компании будет проводить руководящий состав. Подбирайте идеальный день и время для совещания каждую неделю. Конкретного правила нет; просто выберите наиболее подходящий для вас вариант. 3. Строго придерживайтесь проведения Совещаний Высокого Уровня на протяжении одного месяца. В конце месяца прочтите эту главу еще раз. Внесите уточняющие коррективы и следуйте установленному порядку еще месяц. Если в будущем вы обнаружите, что снова отходите от намеченного пути, возвращайтесь к этой главе по мере необходимости каждый раз, чтобы удерживать фокус. 4. Определите, кто будет проводить собрание. Это должен быть один человек. Он должен уметь вести собрания согласно плану и возвращать людей к повестке, если они отклоняются. 5. Определите, кто будет контролировать повестку дня. Этот человек обновляет списки дел и вопросов во время собрания и следит за тем, чтобы у каждого перед глазами была копия программы, Таблица Приоритетов и Система Учета к моменту начала еженедельного совещания.

Внедрение еженедельных совещаний Как только руководящий состав освоит Ритм Еженедельных Встреч, следующий шаг – ввести такую практику в каждом отделе. Клиентам, как правило, требуется около трех месяцев, чтобы внедрить этот инструмент во всей организации, поскольку сначала его должно освоить руководство. Еженедельные совещания отделов обычно длятся от 30 до 60 минут. Используйте Повестку Совещания Высокого Уровня в качестве инструкции для разработки программы собраний ваших отделов. Удостоверьтесь, что не менее 50 % времени совещания уходит на решение проблем.

Пять пунктов ритма еженедельных встреч Эффективный Ритм Встреч должен соответствовать следующим пяти критериям. Встречи должны: 1. Еженедельно проходить в один и тот же день. 2. Еженедельно проходить в одно и то же время. 3. Предоставлять стандартную распечатанную программу 4. Начинаться вовремя. 5. Заканчиваться вовремя. Проведение совещаний в один и тот же день в одно и то же время формирует определенный распорядок. Благодаря использованию стандартной программы вам не придется каждый раз заново изобретать что-то новое. Как только у вас появится рабочий план, придерживайтесь его. К тому же, это способствует последовательному проведению встречи. Начинайте вовремя, поскольку, когда совещание начинается с опозданием, это всегда отнимает время от самой главной его части – этапа решения проблем. Заканчивайте тоже вовремя, чтобы не переносить дальнейшие дела. (Обратите внимание, как список дел и задач сразу встраивается в повестку совещания). Будьте терпеливы с еженедельным Ритмом Встреч. На первом собрании может ощущаться неловкость, но, если вы не отступите, это войдет в привычку. Уровень здоровья команды, коммуникации и результатов будут постоянно расти.

Пять пунктов ритма еженедельных встреч Эффективный Ритм Встреч должен соответствовать следующим пяти критериям. Встречи должны: 1. Еженедельно проходить в один и тот же день. 2. Еженедельно проходить в одно и то же время. 3. Предоставлять стандартную распечатанную программу 4. Начинаться вовремя. 5. Заканчиваться вовремя.

Завершение Когда у вас осталось пять минут, переходите к завершению собрания. Это возможность подвести итоги встречи. Вы можете перечислить все, что обсуждалось, и убедиться, что неоконченных дел нет. Завершение состоит из двух частей. Во-первых, резюмируйте свой новый Список дел. Быстро пройдитесь по всем пунктам, чтобы удостоверится, что ничего не упустили. Этот шаг способствует формированию ответственности. Во-вторых, обсудите, нужно ли передать организации какую-либо информацию, связанную с принятыми в этот день решениями: как вы планируете сообщить ее и какие средства коммуникации использовать. Этот шаг значительно уменьшит проблемы с общением, которые, возможно, возникали в прошлом, когда люди с удивлением обнаруживали изменения, сделанные без их ведома. Также я настоятельно рекомендую добавить третий пункт, который позволит вам получить мгновенную обратную связь о том, как обстоят дела. В конце встречи просто попросите всех оценить ее по шкале от 1 до 10. Ваше цель получить 8 баллов или больше. У ваших коллег должно остаться ощущение завершенности. Собрание заканчивается вовремя. Это позволяет избежать эффекта домино, когда встреча затягивается и в результате отодвигаются другие важные дела, срывая чужие планы. Такова краткая программа Совещания Высокого Уровня.

ООР Вот где происходит настоящее волшебство. Настало время заняться вашим Списком. Успех совещания зависит от решения проблем. Вы должны выделить на это 60 минут. Этот этап должен всегда занимать большую часть вашей встречи. В среднем в вашем Списке проблем будут присутствовать от 3 до 5 вопросов, оставшихся с прошлой недели. За текущую отчетную неделю вы добавите в него в среднем от 5 до 10 новых пунктов. Как правило, такой список содержит от 5 до 15 вопросов. Хоть он и отражен в повестке совещания, можно достичь большего эффекта, если написать его на доске или флипчарте, чтобы он находился у всех перед глазами. Многие клиенты говорят, что вовлеченность повышается, когда люди не сидят, уткнувшись взглядом каждый в свой лист. Определите три наиболее важных вопроса. Начните только с трех самых актуальных проблем, поскольку, как правило, неизвестно, сколько из них вы решите. Когда вы распределяете их в порядке приоритетности, вы беретесь за решение правильных проблем. Повторюсь, это ошибка начинать с верхней части списка и постепенно спускаться вниз, потому что иногда самая важная проблема находится в конце. Кроме того, при решении самой важной проблемы, как правило, выясняется, что некоторые из вопросов были проявлением этой ключевой проблемы и исчезают автоматически. Займитесь решением первоочередной проблемы и работайте только над ней, пока не разберетесь, следуя Пути Решения Проблем. В одних случаях, вам удастся разобраться только с одной проблемой. В других, вы справитесь со всеми десятью. Никогда не знаешь наверняка, но, опять же, пока вы рассматриваете их в порядке приоритетности, вы будете преодолевать самые серьезные препятствия компании. После того, как проблему обнаружили и обсудили, принимается конкретное решение, которое обычно превращается в план действий и заносится в Список дел. В результате у вас может получиться одна, две или три задачи. На следующем совещании вы подтвердите, что они были выполнены и проблема решена навсегда, а не будете ходить вокруг да около, как в прежние времена. Путь Решения Проблем позволяет команде сосредоточиться на самом важном и не тратить время на то, что кто-то ошибочно считает приоритетным. Этот крайне важный этап встречи должен быть страстным, напряженным, изнуряющим и всегда нескучным. Политики быть не должно; пусть обсуждение проходит в обстановке честности и открытости, где каждый разделяет видение и старается ради высшей цели компании. Избавившись от всех ключевых проблем недели, вы ощутите решительность и с чувством выполненного долга снова приметесь за работу.