При описании процессов и создании рабочих инструкций весь этот массив документации должен быть подвергнут ревизии. Содержание одной части документов должно быть включено в описание процессов, другой части – аннулировано, иногда вместе с самими документами. Прочие документы могут быть признаны необходимыми рабочими инструкциями как с переоформлением документов, так и без него. Следует обратить внимание на то, что такая ревизия должна коснуться и организационнораспорядительной документации. Например, приказов и распоряжений, так как нередко в них ошибочно попадает важная информация о правилах выполнения процессов компании.
Цитаты из книги «Управление бизнес-процессами по-человечески»
394
Такая привязка обеспечивает большое преимущество, связанное с упорядочиванием документационного обеспечения управления в компании.
Вне зависимости от того, по каким причинам были созданы рабочие инструкции, надо однозначно привязать их к процессам предприятия, чтобы поддерживалась иерархия документов «процесс – рабочая инструкция».
Второй случай, когда возможно создание рабочей инструкции, имеет место, когда выполнение некоторых правил необходимо при совершении нескольких операций как в одном, так и в разных процессах. Тогда можно вынести эти правила в отдельную рабочую инструкцию, чтобы не повторять их каждый раз в тексте стандарта.
Когда оказывается, что детализация правил выполнения операции представляет собой значительный текстовый массив (более половины страницы), целесообразно вынести эту информацию в отдельный документ, который и носит название «Рабочая инструкция по выполнению [операция]» или любое другое наименование, отражающее суть документа.
Потребность в детализации правил определяется как объективной сложностью операций, так и конкретной ситуацией, сложившейся в том или ином процессе в конкретной компании.
О проекте
О подписке