Цитаты из книги «Управление бизнес-процессами по-человечески»

рабочей инструкцией мы называем технологический документ, который определяет более детальные, чем в стандарте, правила выполнения отдельной операции процесса или группы операций.

Кроме таблиц с правилами выполнения операций и документооборотом процесса в стандарт вносится вся остальная информация из соглашения об описании процессов. Если оказывается, что конкретный стандарт требует пояснений или уточнений, которые выходят за рамки общих правил, эти сведения отражаются либо в разделе «Общее», либо в приложениях к стандарту.

Во втором и третьем случаях может быть указан код шаблона/поля в информационной системе, а также путь к нему с помощью гиперссылки.

Также иногда бывает целесообразно указать в этой же таблице формы, которые используются для создания записей. Таких форм может быть три: – свободная форма, когда к записи не применяется никаких особых правил оформления; – установленная форма, когда существует шаблон, по которому создается запись; – запись в информационной системе компании.

Стоит также обратить внимание на то, что по ходу выполнения процесса руководящие документы и записи могут меняться местами. Так, в операции «Заключение договора» договор будет записью, свидетельствующей о том, что операция выполнена. А в одной из последующих операций этого же или другого процесса, например «Выпустить счет», тот же договор будет руководящим документом, на основании которого счет выпускается.

Например, в одном и том же журнале регистрируются разные сведения, связанные с разными операциями.

Одна и та же запись, как и один и тот же руководящий документ, может фигурировать в таблице несколько раз (в разных операциях).

иногда в стандарт включается самостоятельный раздел, в котором еще раз перечисляются все важнейшие записи, создаваемые в ходе процесса.

Именно в записях часто материализуется результат той или иной операции или даже процесса в целом. Например, в каком-либо финальном отчете, акте и т. д.

регистрирующий документ, свидетельствующий, что некая операция была выполнена, причем выполнена с соблюдением установленных требований, например по качеству, срокам и т. п.