1.4. Общая характеристика метода бухгалтерского учета

Как уже было сказано, каждой науке свойственны специфические способы и приемы исследования своего предмета. В бухгалтерском учете для наблюдения и контроля за хозяйственными процессами пользуются различными способами и приемами, которые обеспечивают сплошное и непрерывное отражение финансово-хозяйственной деятельности организаций и предприятий.

Методом бухгалтерского учета является совокупность способов и приемов, с помощью которых раскрывается предмет бухгалтерского учета.

К основным способам (элементам) метода бухгалтерского учета относятся:

– документация и инвентаризация как способы первичного наблюдения и контроля за хозяйственными явлениями;

– оценка и калькуляция как способы стоимостного измерения учитываемых объектов и явлений;

– бухгалтерские счета и двойная запись на счетах как способы текущей регистрации и группировки отражаемых изменений с хозяйственными средствами в процессе их движения;

– балансовое обобщение и отчетность как способы заключительного обобщения учетных записей.

Рассмотрим подробнее содержание отдельных названных элементов метода бухгалтерского учета. На любом предприятии систематически совершаются различные хозяйственные операции. За каждой хозяйственной операцией, каждым отдельным видом средств и источников ведется наблюдение и контроль с помощью документации.

Документация – это способ первичного наблюдения и контроля за хозяйственными операциями. Ни одна запись в бухгалтерском учете не может быть сделана без соответствующего оформления ее документом.

Документация обеспечивает достоверность и точность данных бухгалтерского учета, что является важнейшим условием осуществления строгого контроля за выполнением плановых заданий и сохранностью имущества организации.

Между данными учета и фактической действительностью, несмотря на документальное обоснование записей всех операций, в хозяйственной практике иногда возникают расхождения. Это вызывается ошибками в учетных записях, неточностями при отражении отпуска ценностей и хищениями. Кроме того, имеются такие процессы, которые не могут быть оформлены документами непосредственно в моменты их возникновения, например естественная убыль материальных ценностей в результате их усушки, утруски, распыла и порчи.

Чтобы проверить соответствие данных учета фактической величине средств, выявить не зафиксированные в документах процессы и обеспечить реальность учетных показателей, в бухгалтерском учете применяется способ инвентаризации. Этот способ является необходимым дополнением к документации, позволяющим сопоставить фактические данные с учетными и выявить расхождения. Инвентаризация является также важным средством контроля за работой материально ответственных лиц, законностью совершаемых ими операций. Все это направлено на обеспечение сохранности имущества организации.

Для дальнейшего отражения в учете и обобщения разнородных хозяйственных операций их необходимо выразить в едином измерении. Это осуществляется с помощью их оценки.

Оценка является способом денежного выражения (на основе натуральных и трудового измерителей) объектов бухгалтерского учета. Натуральные показатели, содержащиеся в первичных документах, переводятся в денежные путем умножения установленной цены на количество, указанное в документе.

Для управления хозяйственными процессами требуется строгий подсчет всех затрат, связанных с их осуществлением. При этом нужно установить не только величину каждого вида затрат, но и их общую сумму, относящуюся к конкретному объекту, т. е. исчислить себестоимость учитываемых объектов. Это достигается применением в учете такого способа, как калькуляция.

Калькуляция – это способ исчисления в денежном выражении фактической себестоимости изготовления единицы продукции, выполненных работ, оказанных услуг, а также приобретенных средств и предметов труда. Калькуляция, позволяющая определить фактическую себестоимость объектов, является основой их денежной оценки.

Оценка, полученная в результате калькуляции, является предпосылкой для учета движения средств на последующих стадиях. Так, для того чтобы правильно отразить в учете процесс производства, необходимо сначала произвести оценку израсходованных материалов, но для этого нужно прежде всего определить себестоимость заготовленных материалов. Оценка и калькуляция, кроме того, позволяют сопоставлять затраты предприятия и результаты его хозяйственной деятельности.

Для получения итоговых данных о каждом объекте бухгалтерского учета после оценки их нужно сгруппировать и обобщить по экономической однородности. Отдельно учитываются средства труда – здания, машины, оборудование и другие, предметы труда – топливо, материалы, полуфабрикаты, денежные средства. Внутри этих средств также необходима дальнейшая детализация. Подобным образом группируются также источники формирования объектов бухгалтерского учета и хозяйственные процессы.

Текущий учет движения объектов бухгалтерского учета ведется с помощью системы бухгалтерских счетов. Вместе с тем все совершаемые факты хозяйственной жизни в системе счетов бухгалтерского учета отражаются посредством двойной записи.

Двойная запись является способом взаимосвязанного отражения и контроля каждой хозяйственной операции одновременно на двух счетах в одной и той же сумме. Этим обеспечивается отражение на счетах всех операций как взаимосвязанных моментов движения средств. Так, при записи на счетах операции покупки материалов одновременно взаимоувязываются показатели поступления ценностей и возникающая задолженность поставщику. При этом в счете, предназначенном для учета материалов, будет отражено увеличение материалов, а в счете, предназначенном для учета расчетов с поставщиками, – увеличение задолженности поставщикам за полученные ценности. Отпуск материалов со склада в цех на производство продукции отразится как уменьшение материалов, с одной стороны, и увеличение затрат на производство – с другой.

После отражения в системе счетов всех хозяйственных операций за определенный период (как правило, месяц) все счетные записи обобщаются с помощью особого способа – балансового обобщения.

Бухгалтерским балансом называется способ группировки и отражения в денежной оценке объектов бухгалтерского учета по их составу и источникам образования на определенную дату (обычно на 31-е число месяца). Отражаемые в балансе средства характеризуются равенством общей суммы видов средств сумме источников их образования.

Структура бухгалтерского баланса так же, как и система бухгалтерских счетов, которая органически связана с балансом, основана на экономической группировке объектов бухгалтерского учета.

Для осуществления контроля за различными показателями хозяйственной деятельности в организациях наряду с балансом составляется отчетность за определенный период.

Отчетность – это система экономических показателей, характеризующих результаты хозяйственной деятельности предприятий и организаций, степень выполнения ими плановых заданий. Отчетность состоит из ряда форм (таблиц), в которых содержатся эти показатели. Она является важным средством управления предприятием, основой оценки его работы и источником данных для экономического анализа. Отчетность составляется на основании итоговых записей в системе счетов бухгалтерского учета. В отчетности приводятся данные за прошлые отчетные периоды, что позволяет судить об изменениях в деятельности организации.

Рассмотренные отдельные способы бухгалтерского учета применяются не изолированно, а в едином комплексе. Все они тесно связаны друг с другом, каждый из них использует предыдущие сведения или представляет данные, необходимые для последующей обработки. Каждый способ бухгалтерского учета выполняет свою определенную функцию, а в их совокупности полностью отражается предмет бухгалтерского учета.

Метод бухгалтерского учета позволяет не только наблюдать, измерять многочисленные факты хозяйственной жизни, но и экономически обобщить полученные данные. При этом достигается главная цель использования метода бухгалтерского учета – получение информации, необходимой для управления хозяйственно-финансовой деятельностью организации.

1.5. Балансовое обобщение

В любом виде деятельности важное значение имеет соответствие между намеченными к выполнению мероприятиями и теми возможностями, которые для этого существуют. Так, затраты денежных средств для определенных хозяйственных нужд зависят от источников, откуда эти средства берутся. Степень удовлетворения потребности в выпуске определенной продукции зависит от обеспеченности производства соответствующими материалами в нужном количестве, из которых эта продукция должна быть изготовлена.

Таким образом, между потребностями и возможностями их удовлетворения имеется прямая связь: потребности должны уравновешиваться имеющимися возможностями, т. е. соответствовать им. Такая обусловленность в широком ее понимании называется сбалансированностью. Использование ее является основным содержанием балансового метода. Термин “баланс” латинского происхождения. Дословно: bis – дважды, lanz – чаша весов, т. е. двучашие весов как символ равновесия.

В сфере учета балансовый метод, или прием балансового обобщения, применяется особенно широко. С помощью балансового обобщения осуществляется постоянный контроль за фактами хозяйственной жизни, так как показатели, отражающие формирование и использование объектов бухгалтерского учета, должны быть равны, т. е. балансироваться.

Выражением приема балансового обобщения в бухгалтерском учете является бухгалтерский баланс. Впервые он был применен в хозяйственной практике еще в первой половине XV в. Бухгалтерский баланс отражает объекты бухгалтерского учета организации в двух разрезах: с одной стороны, по степени их ликвидности, с другой – по источникам их формирования и целевому назначению. Все эти объекты группируются и обобщаются в бухгалтерском балансе в едином денежном измерении. Для того чтобы показать состояние средств, баланс составляется на определенную дату, как правило, на последнее число месяца. Так как в балансе показывается только состояние объектов, т. е. показатели содержатся в статике, а не в динамике, то баланс не характеризует движения и использования средств. Эти сведения получают из данных текущего бухгалтерского учета, из системы бухгалтерских счетов. Однако показатели о состоянии объектов бухгалтерского учета организации, сгруппированные и обобщенные в определенном порядке и содержащиеся в бухгалтерском балансе, очень важны для руководства хозяйственной деятельностью предприятия и проведения экономического анализа.

Таким образом, бухгалтерский баланс является способом группировки и обобщенного отражения в денежном измерении имущества организации, ее капитала и обязательств на определенную дату.

Бухгалтерский баланс является важнейшим источником информации о финансовом положении организации за отчетный период. Он позволяет определять:

• состав и структуру имущества организации;

• мобильность и оборачиваемость оборотных средств;

• состояние и динамику дебиторской и кредиторской задолженности;

• конечный финансовый результат (прибыль или убыток).

Бухгалтерский баланс знакомит учредителей, менеджеров и других лиц, связанных с управлением имуществом, с состоянием предприятия, показывает, чем владеет собственник, каков в количественном и качественном отношении запас материальных средств, как он используется и кто принимал участие в создании этого запаса.

По бухгалтерскому балансу можно определить взятые организацией на себя обязательства перед акционерами, инвесторами, кредиторами, покупателями, продавцами и другими субъектами; угрожают ли организации финансовые затруднения. Данные бухгалтерского баланса широко используются налоговой инспекцией, кредитными учреждениями, органами статистики и другими пользователями.

В бухгалтерском учете термин “баланс” означает два понятия. Во-первых, это один из элементов метода бухгалтерского учета. Во-вторых, бухгалтерский баланс – это отчетная таблица, одна из форм бухгалтерской отчетности, содержащая сведения о состоянии и размещении объектов бухгалтерского учета организации и их источников на определенную дату.

В бухгалтерском балансе отражается имущество организации, ее капитал и обязательства в денежном выражении на определенною дату. Он состоит из двух частей: актива и пассива. В активе отражается имущество организации, а в пассиве – капитал и обязательства.

Термины “актив” и “пассив” так же, как и баланс, латинского происхождения. Термин “актив” происходит от латинского activus – активный, деятельный, действующий. Поэтому в активе отражается та группировка активов, которая показывает действующие средства. Термин “пассив” происходит от латинского passivus – пассивный, недеятельный, противоположный активному. В пассиве отражается группировка объектов, показывающая обязательства организации за полученные средства и их назначение.

Каждый отдельный элемент актива или пассива называется статьей баланса. В активе, например, могут быть такие статьи: “Основные средства”, “Нематериальные активы”, “Производственные запасы” и другие, а в пассиве – “Уставный капитал”, “Резервный капитал”, “Добавочный капитал” и др. Итоги сумм статей актива и пассива баланса всегда должны быть равны между собой. Равенство итогов актива и пассива баланса имеет большое контрольное значение. Оно является одним из средств проверки правильности учетных записей, его отсутствие свидетельствует об ошибках в записях.

Общая идея применения балансового метода состоит в выравнивании суммарного значения показателей, записанных в левой и правой сторонах уравнения:

Активы = Пассивы

В теории бухгалтерского учета применяют множество видов бухгалтерских балансов, которые классифицируются по различным признакам.

По способу составления бухгалтерские балансы подразделяются на сальдовые, оборотные и шахматные.

В сальдовом балансе отражаются остатки имущества организации и источников их формирования в денежном выражении на определенную дату. Сальдовый бухгалтер-ский баланс имеет следующий вид (табл. 1.1).

Таблица 1.1

Сальдовый бухгалтерский баланс

* Баланс подсчитывается путем суммирования остатков по счетам.

Оборотные бухгалтерские балансы, помимо остатков средств организации и их источников, отражают также данные об их движении за отчетный период. Оборотный бухгалтерский баланс имеет следующий вид (табл. 1.2).

Таблица 1.2

Оборотный бухгалтерский баланс

Шахматный баланс применяется в тех организациях, где не предусмотрено составление оборотных ведомостей. Он составляется на основе применяемых в организации корреспонденций счетов бухгалтерского учета. На практике техника его составления облегчается самими формами счетов бухгалтерского учета, предусматривающими группировку оборотов по дебету и кредиту корреспондирующих счетов.

Шахматный баланс строится в виде квадратной матрицы. В ней по горизонтали и вертикали записываются номера счетов Главной книги предприятия. Затем из журнала регистрации хозяйственных операций в матрицу, в соответствии с корреспонденцией счетов, переносятся суммы, которые отражаются на пересечении соответствующих строк и столбцов. По строке собираются дебетовые обороты, а в столбце – кредитовые. Подсчитав итоги оборотов, определяют конечное сальдо: дебетовое записывают по строке, а кредитовое – по столбцу. В правом нижнем углу матрицы отражаются итоговые суммы оборотов и остатки, начальные и конечные.

Шахматный баланс составляется так, что из него видна корреспонденция счетов. Каждая клетка пересечения какой-либо строки со столбцами показывает определенную корреспонденцию счетов.

На практике шахматный баланс применяется редко, в основном на малых предприятиях, использующих ограниченное число синтетических счетов. Его достоинство заключается в однократном отражении операций, исключающем дублирование и сокращающем трудоемкость учетного процесса.

Шахматный баланс должен быть составлен с соблюдением следующих требований:

1) итог по столбцу (сальдо начальное по дебету) должен соответствовать итогу по строке (сальдо начальное по кредиту). Это означает, что показатели из информационной системы предшествующего периода в систему текущего периода перенесены правильно и достоверно;

2) итог оборотов по дебету должен соответствовать итогу оборотов по кредиту. Такое равенство подтверждает правильность применяемого метода двойной записи;

3) сумма хозяйственных операций должна соответствовать оборотам по дебету и кредиту. Это означает, что ни одна запись, отраженная в журнале, не пропущена и не искажена при разноске по счетам бухгалтерского учета;