1.5. Управление изменениями

Принцип V – всегда быть честным и управлять ожиданиями.

Описание проблемы. Если каждый из вовлеченных в процесс изменений сотрудников не отдает себе отчет в проводимых работах со стороны остальных участников и изменениях в компании, то люди демотивируются, ведут себя излишне осторожно, могут затягивать и скрыто саботировать изменения.

Описание подхода. Регулярные встречи по статусу проекта с отображением достигнутого результата позволяет ответить на вопросы:

1. Что сделано за прошедший период?

2. Что планируется сделать за следующий период (неделя/месяц)?

3. Какие проблемы возникли?

4. Какие решения необходимо принять сейчас?

5. По каким задачам требуется поддержка других членов команды?

ВАЖНО: на протяжении проекта цель и задачи могут меняться. Бывает так, что крайне сложно решиться на изменения, если ваша команда уже потратила множество усилий на текущее решение. Однако очень важно своевременно отреагировать на внешние факторы, чтобы в итоге вывести проект в нужное русло.

Пример. Наложение санкций на РФ в 2022 г. привело к тому, что в коммерческих компаниях все команды руководителей мобилизовались – приостановили проектную деятельность, провели ревизию всех проектов на предмет востребованности, не делали лишних движений и каждое решение принимали взвешенно. В компаниях с более инертными структурами управления – набор проектов не остановился, так как «по плану положено».

1.6. Негативные сценарии

Принцип VI – из любой ситуации можно сделать выигрышную.

Описание проблемы. Негативные сценарии (дополнительные сложности) возникают всегда. На сложных проектах появляются чаще, и это нормально. Такие случаи не должны влиять на «настрой» команды или вводить в состояние стресса. Основная задача – организовать работу так, чтобы сложности не парализовали работу команды.

Описание подхода. Все, что мы не предвидели, я называю «негативными сценариями», потому что если бы предвидели, то это считалось бы простым планом (Планом «Б»). Вам, как лидеру, необходимо твердо определить свое отношение к «негативным сценариям»:

1. Никогда не допускать негативных эмоций – их наличие означает, что вы не контролируете ситуацию.

2. Всегда думать над тем, как использовать возникший «негативный сценарий» себе на пользу. Как бы это банально ни звучало, но с опытом я убедился, что абсолютно из любой ситуации можно сделать выигрышную. Вера в это утверждение много раз придавала мне эмоциональных сил и в итоге помогала справиться с негативными сценариями.

Не допускайте возникновения негативных эмоций

Мой друг Александр, когда я учился на втором курсе университета, уже стал директором магазина «Белый ветер цифровой». Однажды я пришел к нему на работу и стал свидетелем того, как Саша общается с клиентами. Мужчина вел себя грубо и вызывающе, однако Александр улыбнулся и вежливо помог ему с выбором провода. Подошла женщина и с претензией заявила, что приобрела у них телефон, уронила в раковину, и он больше не работает. Александр с неизменной вежливостью объяснил, что телефоны для этого не предназначены и это не гарантийный случай, однако он посмотрит, что можно сделать, и постарается помочь. Позже я сказал, что можно позавидовать самообладанию и профессионализму. Он отшутился, ответив, что каждый день с этим сталкивается и выбор для него очень простой – «либо с хмурым лицом ходить каждый день, либо, наоборот, воспринимать с юмором». Не позволяйте возникать стрессу, никогда не переходите на эмоции, научите команду преодолевать сложности с юмором.

Из любой ситуации можно сделать выигрышную

Меня экстренно вызвали в командировку на новый проект, руководитель которого пришел из индустрии и поругался с заказчиком. С одной стороны, мне нужно было вылетать и решать проблему, созданную другим сотрудником для нашей консалтинговой компании. С другой стороны, для меня это была возможность проявить себя, договориться с нашим клиентом о подходе.

Все это, с одной стороны, признаки плохих управленческих решений, с другой стороны – возможность проявить себя и минимизировать ошибки для вашей компании. Это всегда возможность выступить командным игроком, чтобы коллеги из смежных функций впоследствии искали поддержки в вашей работе. Ведь хорошими вождями в теплую погоду не становятся.

Выводы и рекомендации

В данном разделе я постарался искренне поделиться, какими основными принципами наша команда руководствуется для выполнения задач, какими подходами к организации работ мы пользовались в консалтинге, затем перенесли с собой в индустрию:

1. Обеспечьте все необходимые рабочие условия своим сотрудникам, чтобы они могли сосредоточиться на работе.

2. Организуйте планирование задач и работ на всех уровнях и доведите эти планы до своих сотрудников.

3. Соберите сильную команду замотивированных профессионалов, не тратьте время на перевоспитание, но обучайте своих сотрудников.

4. Создайте систему, при которой личная планка «качества работ» у каждого сотрудника будет на столько высокой, чтобы никогда не было стыдно за качество работ команды. Чтобы каждый из членов команды наработал такой кредит доверия, который говорит сам за себя.

5. Добейтесь от своей команды управления ожиданиями по всем задачам, чтобы иметь возможность совместно решать возникающие проблемы.

6. Расположите себе поближе к сердцу правило «Из любой ситуации можно сделать выигрышную». Оно не раз помогало мне не опускать руки в сложных ситуациях.

Конечно же, каждый читатель имеет отличное образование, свой уникальный опыт работы, и существует «7 навыков высокоэффективных людей». Однако я посчитал правильным начать книгу именно с описания принципов, которые удалось вывести для себя и передать их вам. Надеюсь, что описанные в главе принципы и примеры пригодятся читателю при выстраивании собственной команды и выполнении задач для своей компании.

2. Реализация проектов в консалтинге

За время работы в консалтинге мы реализовали множество самых разных проектов. У нас есть опыт внедрения как сложных долгосрочных проектов, так и небольших, но важных для бизнеса клиента изменений, как провалов, так и успехов, которыми мы хотим поделиться с вами. Я рассчитываю, что этот опыт будет полезен и для исполнителей (консультантов), так как позволит избежать критичных ошибок, и для заказчиков (бизнеса). Знание ошибок и лучших практик позволит повысить прозрачность во взаимоотношений клиента и заказчика, что, в свою очередь, улучшит качество и удовлетворенность обеих сторон. Также этот раздел будет полезен для руководителей, которые хотят организовать устойчивую внутреннюю практику консалтинга.

Информация по ошибкам и лучшим практикам представлена в разделе для каждого этапа проекта: от инициации до его закрытия. Для вашего удобства собраны и описаны шаблоны и примеры.

Цель раздела – помочь обеспечить достижение результатов проекта заказчику и руководителям команды в установленные сроки, бюджеты и без выгорания команды.

Задачи:

• честно показать все недостатки в управлении проектами по оказанию консалтинговых услуг;

• перечислить типовые «красные флаги» для заказчика (бизнеса);

• представить описание лучших практик управления проектами по оказанию консультационных услуг;

• поделиться инструментами и шаблонами документов, используемых в ходе выполнения любого проекта;

• определить «золотые правила» для новых консультантов при работе в команде.

2.1. Топ-10 ошибок в управлении консалтинговым проектом

Мы собрали перечень ошибок, которые я и мои коллеги из консалтинга встречали при реализации своих проектов как со стороны исполнителя (консалтинговой компании), так и со стороны так и со стороны компании-заказчика. Приведены основные ошибки, которые наиболее критично сказываются на результатах, качестве и команде проекта. По каждой ошибке проектного управления для консалтига мы указали совет: как с ней работать. Далее в тексте рассказано о том, как избегать подобных ошибок и как более эффективно использовать ресурс команды.

Важно увидеть «предвестников» провала и своевременно на них реагировать, чтобы не допустить остановки проекта, так как это потеря для обеих сторон. Поэтому для компаний-заказчиков консалтинговых услуг мы добавили строчки «красный флаг».

ПОДГОТОВКА К ПРОЕКТУ.

ОШИБКА 1. Низкое качество планирования бюджета проекта. К своему ужасу, я множество раз был свидетелем того, как планирование бюджета консалтингового проекта выполняется «на коленке», без возможности оценки его в динамике и проведения стресс-тестов. Низкая точность планирования приводит к недофинансированию, переработкам консультантов, текучке кадров и, как результат, ухудшению качества работ консалтинговой компании.

Совет: всегда составляйте реалистичный бюджет. Честно обсудите положение дел с партнерами, с учетом рисков и контрольных процедур. Договоритесь о периодичности отслеживания рисков, касающихся бюджета проекта.

Красный флаг. Для заказчика признаком «плохого бюджета» проекта является то, что консультант не хочет включать приложением к договору «ресурсный план», где на каждый этап проекта будет указано количество грейд-консультантов и количество часов на проекте. Продавите консультанта. Обязательно договоритесь и включите приложение в техническое задание (ТЗ).

ЗАПУСК ПРОЕКТА

ОШИБКА 2. Отсутствие образа результата по каждому модулю и единого понимания итогового результата у всей команды. В условиях ограничения времени перед стартом проекта консультантам «вручается» ТЗ. От них требуется подготовить план работ, график встреч и сроки предоставления первых результатов. В итоге консультанты готовят бесполезные запросы, проводят никому не нужные встречи, пытаясь нащупать нужное заказчику направление. Результат – потеря времени, снижение мотивации команды и раздражение клиента.

Совет: не пожалейте 1—2 дня на «мозговой штурм» и погружение всей команды до «высадки на сайт» заказчика. Попросите руководителя каждого модуля подготовить образ результата. Ответьте на все его вопросы. Для каждого образа результата сделайте упрощенный план действий и презентуйте своей команде.

Красный флаг. В начале работ попросите консультантов провести «установочное совещание» в формате предоставления образа результата по каждому этапу проекта и ключевому блоку ТЗ. На этом совещании вы сможете однозначно определить уровень подготовки команды. Уходя с такого совещания, вы должны уметь однозначно ответить на вопрос: «Что изменится или что появится у компании кроме слайдов?»

РЕАЛИЗАЦИЯ

ОШИБКА 3. Несвоевременная замена слабых консультантов. Есть консультанты, которые работают «с натяжкой». Если руководитель проекта дает им один шанс за другим, то в результате работа слабых консультантов перекладывается на других исполнителей. Проект замедляется, качество ухудшается, затраты растут.

Совет: если сомневаетесь в отдельном члене команды, то не берите его на проект. Если сотрудник «не тянет» на проекте, сразу определите план «Б» по замене сотрудника.

Красный флаг. Ваши сотрудники жалуются на некомпетентность консультантов, низкое качество работы и отставание от сроков. Сами проводите опрос сотрудников по качеству работы своих руководителей.

ОШИБКА 4. Партнер проекта соглашается на дополнительный объем без увеличения бюджета. Часто партнеры возлагают на команду повышенные обязательства, мотивируя это «инвестициями в отношения». Это выражается в дополнительных задачах, которые не были запланированы изначально. Результат: работа по 14—16 часов в день без выходных приводит к выгоранию команды и потере ценных кадров.

Совет: если вы руководитель проекта, то покажите партнерам ваш ресурсный план и попросите расставить задачи в списке по приоритету, а также что-то исключить, перенеся в будущие задачи. Честный и прозрачный диалог позволит сохранить качество и команду.

Красный флаг. Руководитель команды консультантов соглашается на весь дополнительный объем работ, о котором просит заказчик. Уточните у руководителя: за счет каких ресурсов будет выполнена задача? В конце концов, в ваших интересах добиться того, чтобы дополнительные задачи не шли в ущерб основному ТЗ.

ОШИБКА 5. Хаотичное накидывание задач менеджерами на консультантов без планирования работ. Подобный подход говорит о том, что в команде слабый менеджер, который не умеет расставлять приоритеты и/или потерял контроль над ситуацией. Младшие консультанты не умеют распознавать эту ситуацию и пытаются выполнить все задачи. Конечно, это приведет к ухудшению качества и потере команды.

Совет: Хорошая практика, чтобы не терять фокус, – иметь на руках верхнеуровневый план и желательно детальный план на неделю. От зрелых консультантов, в свою очередь, требуют управлять поступлением новых задач. Важно управлять ожиданиями руководителя – это признак профессионализма.

Красный флаг. Ваши сотрудники жалуются на огромное количество не связанных друг с другом информационных запросов. Менеджер проекта с вашей стороны должен пропускать все информационные запросы через себя. Он должен задавать вопросы: для чего нужна эта информация, как она будет использоваться, и только после этого направлять запросы на исполнение.

ОШИБКА 6. Члены команды остаются на работе позднее 20:00 или работают больше 10 часов в день. Вынуждены выходить в праздничные дни и по выходным. Некоторые сотрудники считают, что оставаться на работе после 20:00 – признак хорошего тона. В голове у консультанта звучит: «Я люблю свою работу, меня мотивирует, когда клиент удивляется скорости и качеству подготовки материалов». С таким подходом я сам очень часто и много перерабатывал: в будни, на выходных, по праздникам. Однако как руководитель команды консультантов я понимаю, что систематические переработки – это мои ошибки как руководителя (mismanagement). Здесь, как и с чувством юмора, нужно знать, когда возможно применять его. Иногда нужно держать команду в тонусе, но не допускать выгорания.

Совет: перед началом проекта договоритесь с командой о «нормах работы», соблюдайте их и регулярно осуществляйте проверку работоспособности (health check) команды. Нормы команды должны включать:

· время начала и окончания рабочего дня;

· максимальную продолжительность рабочего дня;

· мораторий на работы по выходным и праздничным дням;

· персональные требования команды к дням недели, когда нужно уходить раньше (семья, спорт, хобби).

Если нормы не выполняются, разбирайтесь в причинах.

Красный флаг. Команда консультанта находится в активной работе (обычно в офисе клиента) 24/7. Это может происходить из-за недостаточного ресурса команды, наличия в ней некомпетентных специалистов или из-за слабого менеджера. Проговорите с командой удовлетворенность по work-life balance. Будьте убедительны – приведите примеры из своего опыта, цитаты мировых лидеров о важности семьи, собственного здоровья и саморазвития. В моей практике случалось, что самые ценные сотрудники выгорали, а сам я получал серьезные проблемы со здоровьем.

ОШИБКА 7. Отсутствие грамотного планирования. Я видел две стороны медали, которые одинаково пагубно сказываются на проекте: Избыточное планирование: менеджер требует расписать дневной план работы на месяц вперед. В отзывах на первую версию раздела приведен пример руководителя, требующего почасовое планирование на 2 недели вперед в Excel.  Недостаточное планирование: руководитель не обсуждает план работ и загрузку членов команды на ближайшую неделю. Это приводит к рассинхронизации модулей проекта и неравномерной загрузке команды.

Совет: разработайте верхнеуровневый план на весь период и сочетайте его с еженедельным планированием, которое позволит гибко управлять загрузкой. Добавьте короткие ежедневные stand-up, на которых оценивается прогресс и расставляются приоритеты.

Красный флаг. Команда не понимает своих задач и/или их последовательности. У членов команды возникает подозрение на дублирование своих задач. Обратите внимание на то, какую роль играет ваш менеджер при планировании и какую ценность приносит: какие усилия прилагает при расстановке приоритетов и доведении задач до своих сотрудников.

ОШИБКА 8. Низкий уровень подготовки к рабочим встречам, по результатам которых хочется сгореть со стыда. Вам знакомы ситуации, когда совещание началось, а вы не знаете, какие вопросы на повестке; материалы прислали за час до начала совещания; организатор начинает с фразы «Давайте выслушаем участников»? Подобный подход вызывает раздражение у ваших сотрудников и ведет к потере времени для всех участников. Так происходит, когда:

– организатор не обозначил повестку совещания;

– в приглашении не указывается цель совещания и какой результат ожидаем получить;

– не указано кто из участников за что отвечает (нет разделения ролей);

– материалы для обсуждения не были направлены заранее всем участникам, не были прикреплены к приглашению на совещание;

– после совещания не закреплены договоренности (у участников нет понимания кто что делает дальше и в какие сроки).

Совет: поставьте, а лучше зафиксируйте в уставе проекта, условие: план встреч должен быть сформирован на неделю вперед, а повестка – направляться за 3 дня до встречи. Повестка должна включать как обсуждаемые вопросы, так и ожидаемый результат встречи.

Красный флаг. Консультанты не направляют повестку заранее, задают очевидные вопросы, не фиксируют договоренности.

ЗАВЕРШЕНИЕ

ОШИБКА 9.