Юридические и бухгалтерские вопросы фитнес-деятельности

Самые распространенные формы регистрации – это ИП и ООО, так же встречается вариант некоммерческим форм регистрации, например АНО.

ИП – одна из самых удобных и распространенных форм регистрации фитнес-клубов. Тут есть свои плюсы:

+ Снятие денежных средств без ограничений с расчетного счета и дополнительных налогов (в отличие от ООО).

+ Более легкая форма для открытия и закрытия предприятия.

ООО – на данный момент времени, не самый удобный вариант, в связи с изменениями в законодательстве РФ.

– Ограниченное количество наличных денежных средств у предприятия «на руках».

– Ответственность имуществом учредителей и их родственников учредителей своим имуществом по возможным долгам предприятия.

– Налогообложение так же отличается от ИП в сторону повышения затрат.

Итак:

1) Определяемся с ОКВЭДами (видами деятельности) и готовим пакет документов для регистрации.

2) Идем в налоговую инспекцию по месту регистрации физического лица, подаем заявление и пакет подготовленных документов.

3) Через несколько дней получаем свидетельство о регистрации и можем осуществлять предпринимательскую деятельность.

Большинство выбирают упрощенную систему налогообложения. Многие сети каждый фитнес-клуб оформляют как отдельное юрлицо. Это снижает риски при проверках.

Далее ведение бухгалтерских вопросов, обычно, ложиться на плечи либо штатного бухгалтера, либо компании/специалиста, работающего в варианте аутсорсинг. Но в любом случае, собственнику и управляющими необходимо обязательно постоянно быть в курсе налогового законодательства нашей страны, так как изменения в данной области происходят достаточно часто.

Следующая наша зона риска – это юридические моменты.

Нужно иметь подготовленный пакет договорных отношений и с клиентами и с работниками. Потребительский экстремизм дошел и до нашей сферы, и если у нас какие-то вещи не прописаны в договорах с клиентами, то мы рискуем тем, что будем возвращать и возвращать денежные средства.

Примеры потребительского экстремизма

Человек приходит позагорать в солярий, потом идет к медицинскому работнику, получает справку, что он получил ожог 1 степени. Потом предъявляет претензию клубу, что его травмировали, и требует вернуть деньги, угрожает жалобами в инстанции. В таких случаях приходится возвращать деньги, чтобы с таким клиентом не продолжать отношений и не попадать на проверки.

Схемы бывают очень разные, и все эти нюансы должны быть отражены в договоре.

Каждый раз, когда ситуация с клиентом случается, это вносится в новый договор, в дополнительное соглашение. Как правило, бывает договор, не очень объемный, буквально на 2—3 страницах, а далее идут как приложение правила посещения, и они обычно очень объемные. Новые правила постоянно добавляются в договор.

Или делаются договоры оферты, а все правила прописываются на сайте.

Договор оферты обычно очень объемный. С открывающимися клубами у нас уходит 2—3 месяца на то, чтобы прописать все правила. Для детского фитнеса – одни правила, для бассейна – другие, для «взрослого» фитнеса – третьи. Иногда есть необходимость в прописывании мелочей. Например, как подойти к шкафчику, как его открыть – закрыть, кто за что отвечает.

Правила должны касаться всего, особенно того, что и как делать в раздевалках. По нормам СЭС в раздевалке категорически нельзя принимать еду и напитки. Кроме этого, правила охватывают использование сантехники, оборудования, полотенец, ключей и т. д.

Клуб постоянно ведет хозяйственную деятельность. Есть отдельные опции, которые мы должны запланировать. Это те самые форсмажоры и то, что будет в обязательном порядке. Также обязательным документом при взаимодействии с тренирущимися является «Техника безопасности» при работе с различным спортивным оборудованием. Еще необходимо подписание «Соглашения об обработке персональных данных» и этот документ может быть как частью основного договора между фитнес – клубом и клиентом, а так же как отдельный документ.

Есть опыт клубов, который можно скопировать на этапе открытия. Для этого необходимо посетить много предприятий и посмотреть, как все устроено у других. Есть вещи, которые люди уже придумали.

Пример

Чтобы снизить расходы по одноразовым стаканчикам (а это большая статья расходов), некоторые клубы вообще отказываются от кулеров. В одном из фитнес-клубов придумали такое решение. Кулеры стоят, где можно воспользоваться водой, но чтобы набрать воду, вы должны принести свою бутылочку. Отсутствие пластиковой посуды клуб обосновал своим экологичным подходом. Таким образом, он убил двух зайцев. С одной стороны, исключили расходы на стаканчики, с другой, минимизировали расходы на клининг. Люди ходят со стаканчиками по залу, оставляют около тренажеров, воду не допивают, стаканчики разливаются, и все это необходимо постоянно убирать.

К юридическим особенностям также относятся взаимоотношения с работниками.

Варианты трудоустройства / взаимодействия:

1) Трудоустройство согласно ТК РФ – заключение трудового договора.

2) Договор подряда.

3) Регистрация ИП сотрудником. Заключение договора об оказании взаимных услуг.

Есть понятие внутреннего клиента и внешнего клиента. Внутренний клиент – это работник. Внешний – это клиент. Внутренний клиент должен быть доволен тем, где он работает, ведь он транслирует клиентам, что у нас классный клуб. А если он недоволен, что он будет транслировать?!

Оформляя сотрудника как ИП, работодатель, с одной стороны, экономит часть затрат, с другой, рискует, т.к. с ИП он не может спросить так, как по трудовому договору с сотрудника.

Документы, необходимые при оформлении трудовых отношений в варианте – трудовой договор согласно ТК РФ:

– Трудовой договор – обязательно, второй экземпляр выдается на руки сотруднику.

– Должностная инструкция – может выдаваться сотруднику, а может оставаться как внутренний документ на предприятии.

– Корпоративная культура предприятия – может выдаваться сотруднику, а может оставаться как внутренний документ на предприятии.

– Другие нормативные документы предприятия.

Пример

Мы прожили в свое время судебное разбирательство длиной в полгода с одним из наших сотрудников. Мы выиграли, но это большая редкость, когда суд встал на сторону работодателя. Когда у нас был фитнес + салон красоты, одна сотрудница, мастер по маникюру, устроилась к нам, как потом выяснилось, чтобы сформировать себе базу клиентов на дом. Первое время это был прекрасный сотрудник, а потом исчезла. С инструкторами такая же история. Они нарабатывают базу клиентов, потом находят подвальный зальчик на приятных условиях и перетаскивают клиентов туда, делают дешевле персональные занятия, чтобы клиенту было выгодно.

Выиграть данное дело в суде нам, прежде всего, помогло то, что были оформлены все документы с сотрудником должным образом.

Есть еще один вопрос, который часто задают как управляющие фитнес клубов, так и посетители: вопрос о «сгорающих» или «не посещенных» занятиях.

Немногие знают, что по закону о защите прав потребителей, фитнес-клубы не имеют права на сгорание занятий, дней. Если услуга не была оказана, то мы должны сделать перерасчет по фактическому посещению клиента и вернуть ему деньги. Это относится практически ко всем видам услуг, даже таким как занятия английским языком.

Пример

В одном из фитнес-клубов есть такое положение в договоре: если ты расторгаешь договор раньше, то стоимость считается 500 рублей за день. Я, например, полгода отходила, 500 рублей умножаю на эти полгода, получается стоимость целой клубной карты. Мне не выгодно с ними расторгать договор.

Большинство посетителей фитнес-клубов не знает этого пункта закона и просто не идут возвращать не потраченные занятия. Если возникает вопрос про возврат денег, необходимо внедрять контроль и фиксацию посещений клиентов.

Договор не может противоречить закону. Если в договоре прописано, что деньги не возвращаются, то собственник сам себя подставляет. Юридически подкованные люди пойдут в суд, и собственник проиграет. Не должно быть такого, что сгорает время или занятия.

Инвестиционный план

Для открытия фитнес-предприятия деньги, чаще всего могут быть либо кредитными либо инвестиционными. Как правило, собственник располагает примерно 30% средств, а остальные привлекает извне. По расчету инвестиционного плана, мы можем понять, на какую сумму готовы.

К примеру:

Средний чек фитнес предприятия 3 200

Количество квадратных метров 700

700 * 3 200 = 2 240 000

Плюс дополнительные продажи (добавим от этой суммы 40%) = 896 000

Получим в итоге 3 136 000

20% – аренда 627 200 / 700 = 896 р/ кВ м это стоимость аренды + коммунальных услуг в месяц.

20% – прибыль 627 200 / месяц

35 – 40% – фонд заработной платы 784 000 – 896 000

7 – 10% налоги 156 800 – 224 000

15% остаток, который мы делим на три части:

336 000 / 3 = 112 000 – реклама

112 000 – хоз нужды

112 000 – фонд развития или средства для погашения кредитных обязательств (если мы говорим про период кредитования)

Лучше брать цифру – ровно пополам, так как это оптимистический бизнес-план.

Итак, 2 240 000 / 2 = 1 120 000

20% – аренда 224 000 / 700 кв метров = 280 р / метр

20% – прибыль 224 000

35 – 40% – фонд заработной платы 392 000 – 448 000

7 – 10% налоги 78 400 – 112 000

15% остаток, который мы делим на три части:

168 000 / 3 = 56 000 – реклама

56 000 – хоз нужды

56 000 – фонд развития или средства для погашения кредитных обязательств (если мы говорим про период кредитования)

Соответственно, такое предприятия может рассчитывать на кредит от 56 000 – 112 000 в месяц (включая проценты).

Тем не менее, средства на развитие выделять все равно придется (обучение, обновление оборудования и многое другое). Обычно это делается из средств запланированных на прибыль, затем урезают себя в рекламе и хоз нуждах.

Так же нет учета отсутствия стабильности – благодаря сезонности бизнеса.

Если мы говорим про инвестиции, а не про кредитные средства. Мы можем предложить со – собственникам в данной ситуации от 224 000 – 627 200 в месяц.

Соответственно, сколько со – собственников, на столько частей и делим данную сумму.

К примеру, один из них на данный фитнес клуб выделил вам 10 000 000.

При оптимистическом развитии событий он будет возвращать денежные средства 16 месяцев, что в реальности не достижимо, ибо каждый месяц такой стабильной суммы не будет в связи со многими причинами и прежде всего, в связи с сезонностью.

При пессимистическом развитии событий – через 47 месяцев (а это примерно 4 года).

Чаще всего, клуб возвращает денежные средства от 3 – 7 лет.

Есть проекты, которые обречены и на 20 летний возврат или вообще бессмысленны, так как за это время уже нужно обновлять тренажеры, делать ремонт (а это вновь миллионные вложения).

Финансовый план

Этот раздел будет посвящен расчетам.

Есть формула, работающая десятилетиями:

1 квадратный метр помещения умножается на одного человека.

Если, например, у вас помещение 400 квадратных метров (включая раздевалки, туалеты, коридоры) умножаем на 1 = 400. Это максимальная проходимость в месяц, которую вы сможете себе позволить.

Этот показатель умножается на средний чек предприятия.

Как посчитать средний чек:

Берем самое покупаемые и продаваемые позиции.

Например, у вас есть абонемент на 12 занятий и он стоит 2000 рублей.

Также есть абонемент на 8 занятий – 1600 рублей,

4 занятия – 1000 рублей и разовое 250 рублей.

Дополнительные услуги (фитнес-бар, индивидуальные занятия) сюда не входят.

Средний чек =

позиция1 + позиция2 + позиция3 + позиция4/ количество позиций

В нашем случае получается:

2000 +1600 +1000 +250 = 4850 рублей / 4 = 1212,5 р.

Это средний чек в месяц. Все купят по-разному, но в среднем каждый оставит 1212, 5 рублей.

Далее смотрим какую сумму заработаем за месяц.

Площадь фитнес-центра х средний чек

В нашем случае:

400 х 1212, 5 = 485 000 рублей.

Это тот потолок, который мы заработаем в месяц. На эту цифру можно влиять, только увеличивая проходимость (добавлять квадратных метров) или повышая цены.

Если вы открыли клуб эконом класса, то можете к этой сумме прибавить 30% на дополнительных услугах.

В нашем случае получается 485 000 +30% = 630 500 руб.

Это наилучшее развитие событий. На первые годы я рекомендую делить эту сумму на два. Особенно в первый год.

Считаем дальше.

Если у нас арендный бизнес, мы должны посчитать, какую аренду можем себе позволить. Аренда должна занимать не больше 20% от полученной суммы.

В нашем случае 312 руб./ кв. метр – это максимальная стоимость аренды, которую мы можем себе позволить

Вот так мы посчитали:

(635 500 – 126 100 (20%) / 400 кв. метров) = 312,02

Если аренда будет дороже, то смысла открываться нет.

Если аренда будет составлять больше 20%, то нужно понимать, из каких позиций эту сумму возьмем.

Правильное распределение бюджета:

20% – аренда;

35—40% – заработная плата (меньше не будет),

20% – доход собственника, иначе предприятие теряет смысл как бизнес.

Оставшиеся 20% берем за 100 и снова делим на расходы на рекламу (30%), на хозяйственные расходы – бахилы, воду, ремонт итп (30%). Оставшиеся 40% – это кредит, который вы можете себе позволить. Если кредита нет, то эти деньги откладываются на развитие, на время, когда случается несезон и на обучение сотрудников.

Если аренда будет больше, чем 20%, то не сможете заплатить заработную плату, налоги.

Необходимо обязательно просчитывать каждый отдельный месяц и весь сезон.

В фитнесе есть понятие сезонности.

100% денег, которые мы считали, будут собираться не каждый месяц. Есть месяца, где клуб может получить даже сверхприбыль, а есть месяцы полного ужаса.

Самые прибыльные – март и апрель, здесь будет 100% выручка, также хорошие месяцы октябрь и ноябрь.

Дальше, рядом с хорошими месяцами, идут месяца-спутники. Ноябрь, октябрь будут сопровождать декабрь и сентябрь. Соберем ~ 60—70%. В феврале и мае за счет праздников люди меньше ходят в фитнес, и здесь можно рассчитывать на 50% от того, что мы посчитали.

Многие собственники, как только народ схлынул, начинают вкладывать деньги в рекламу. Это не правильно. Все должно быть наоборот. Рекламироваться нужно тогда, когда мы максимально нужны, когда нас заметят, когда актуально. В периоды спада давать рекламу бесполезно, лучше сэкономить на этом пункте расходов.