Цитаты из книг автора «Маргулан Сейсембай»

Кластеризация временных периодов Кластеризация года. В конце каждого года я составляю план на следующий. В этот план я включаю семь календарных слоев. Сначала я раскидываю на календаре примерные даты семейных мероприятий. Это делается с учетом детских, школьных каникул. Мы планируем, когда мы хотим поехать в отпуск и на какие даты назначить семейные события. Дальше я раскидываю по календарю все события и мероприятия личного характера. Например, посещение выставки за рубежом, охотничьи вылазки, поездки на природу с друзьями и так далее. После этого моя команда по согласованию со мной вносит в мой календарь все поездки в рамках EduTravel-направления моей платформы. Это все путешествия, багги-туры, сплавы и так далее. Затем мы вносим в календарь все мероприятия, связанные с моим брендом (время которых известно на момент составления плана). Это, как правило, интервью, съемки GEMBA-подкаста, выступления на форумах и так далее. Потом мы вносим в мой календарь все мероприятия кайдзен-клуба, в которых я должен принять участие. Далее планируются мероприятия «Инвестиционного конвейера» с моим участием. Оставшееся место в календаре мы отдаем кайдзен-школе, наиболее емкой с точки зрения времени. Производство контента для кайдзен-школы составляет мою основную деятельность. Почему я кайдзен-школе отдаю оставшееся, а не основное время. Потому что я отвожу каждому направлению определенное, лимитированное время. В результате оставшееся время составляет самый большой объем. Здесь работает принцип «все что не занято, то отдается кайдзен-школе». Важное примечание. Когда на календаре года я отмечаю какое-либо мероприятие, вовсе не факт, что оно состоится именно в это число. План в подобном случае скорее «бронирует» время под то или иное событие, чем точно фиксирует сроки. Таким образом, кластеризация года дает мне четкие временные ориентиры и отводит необходимое количество временного ресурса для всех аспектов моей жизни.   Кластеризация месяца. В конце каждого месяца я кластеризирую следующий. Кластеризация месяца подразумевает уточнение времени событий, запланированных для этого месяца в начале года, и добавление мероприятий, отсутствующих в годовом плане.   Кластеризация недели. Кластеризация недели еще более конкретизирует время запланированных на месяц мероприятий, а также включает задачи, формирующие профиль недели: например, каждый понедельник проводить планерку в офисе, в субботу посещать родственников, по понедельникам, средам и пятницам ходить на тренировку, а в воскресенье утром ходить в горы и т. д.   Итак, мы убедились, что кластеризация времени эффективно помогает в организации различных типов задач. Вместе с этим инструментом планирования вы перестанете забывать то, что нужно сделать, научитесь отводить наилучшее время для каждой задачи, учитывая ее специфику и ваше энергетическое состояние, а также сможете удерживать внимание в фокусе на протяжении всего дня.

2. Разные задачи, будучи направлены на разные сферы вашей жизни, требуют использования разных видов энергии. Поход на тренировку требует физической энергии, изучение финансового отчета по бизнесу — ментальной, благотворительная деятельность — духовной, а общение с семьей и друзьями — эмоциональной. 3. Переключение между задачами разного типа снижает вашу эффективность. Суть кластеризации времени в том, чтобы соблюсти эти три постулата и на их основании эффективно выстроить ваши дела. Методика кластеризации помогает разбить задачи на разные типы с учетом состояния ваших энергий в тот или иной отрезок времени. Давайте рассмотрим кластеризацию дня на моем примере. Кластер 1 (6.00–10.00). В это время каждый день я занимаюсь только своими личными делами (гигиенические процедуры, ходьба, планирование, завтрак, кайдзен-час), меня никто не тревожит и не беспокоит. Кластер 2 (10.00–13.00). Второй кластер отведен под бизнес-вопросы: я принимаю решения, читаю отчеты, изучаю различную аналитику, пишу курсы, провожу видеоконференции по работе и дела, требующие умственной концентрации. Кластер 3 (13.00–15.00). В эти часы я обедаю и сплю. Кластер 4 (15.00–18.00). Данный промежуток я посвящаю социальной жизни: провожу встречи, обсуждения, собрания и так далее. Все что не требует умственной энергии, но требует энергии духовной. Кластер 5 (18.30–21.30). Это время я провожу с семьей и иногда с друзьями: мы либо вместе ужинаем, либо смотрим кино, либо просто общаемся. Это время пика эмоциональной энергии. Кластер 6 (21.30–22.00). Время подготовки ко сну. В конце дня я отключаю все гаджеты, уведомления и звонки. Ко мне могут пробиться только мои близкие люди и друзья, я готовлю себя к восстановлению.

Контейнеризация — это распределение задач по временным отрезкам-«контейнерам».   Каждый контейнер вмещает в себя час времени и разделен на два отсека по 45 и 15 минут, первый из которых отводится выполнению задачи, а второй — перерыву, отдыху. Тем самым в контейнер изначально вшит определенный подход к управлению энергией и временем, суть этого подхода — в совмещении работы и отдыха. Из устройства контейнера логически вытекает алгоритм планирования задачи. Если дело требует от вас больше 45 минут, разрежьте его на два или три кусочка по 45 или менее минут. Задача свободно может быть распределена в несколько контейнеров, главное — не заполнять контейнер полностью: 15-минутный перерыв должен строго соблюдаться. Если же задача занимает меньше 45 минут, то положите в контейнер еще одно или два дела. При этом перерыв необходимо делать после каждого из них. Например, если вы поместили в контейнер три задачи по 15 минут, то после выполнения каждой задачи давайте себе пятиминутный перерыв — так у вас выйдет полный час или контейнер из трех 20-минутных циклов работы и отдыха.   В случае нестандартных, разноплановых задач вы можете модифицировать описанную систему так, чтобы вам было комфортно в ней работать. Тем не менее придерживайтесь нескольких базовых правил: Используйте таймер, пока у вас не выработается привычка к новому режиму. Не работайте без перерыва более 45 минут. Не отдыхайте более 15 минут. Делайте небольшой перерыв после каждой выполненной задачи или ее части.

Что такое знание языка? Это прежде всего: алфавит, счет, чтение, устная речь, понимание грамматики и письмо. Нам уже удалось разрезать слона на шесть частей! Далее я определяю порядок следования этих частей (вспомните принцип причинно-следственной взаимообусловленности) и выделяю подцели: выучить арабский алфавит; научиться считать по-арабски; научиться говорить по-арабски; изучить грамматику сложных выражений арабского языка; научиться писать по-арабски. Теперь для каждой подцели я назначаю уровень или критерии цели. То, до какого уровня я хочу изучить арабский язык. Например, бытовой, разговорный или достаточный, чтобы читать Коран. После этого я определяю срок, или дедлайн. Уже точно понятно, что алфавит, счет, чтение и азы говорения я вполне могу освоить в этом году. Более сложные задачи: грамматику и письменность — я могу оставить на следующий год или запланировать уже в ходе обучения в зависимости от своего прогресса. Таким образом, у меня появились теперь дедлайны или сроки целей. Выучить арабский алфавит — 30 дней, научиться считать по-арабски — 15 дней, научиться писать по-арабски — 3 месяца. На основе подцелей и сроков я создаю задачи для каждой подцели. Например, задачи для подцели «выучить арабский алфавит» выглядят так: выучить 5 букв алфавита 12.03.23, 5 букв алфавита 13.03.23, 5 букв алфавита 14.03.23… А затем повторить все 28 букв алфавита 12.04.23. Все эти задачи я заношу в канбан-карточки и размещаю в колонке «Необходимо сделать». Далее, по мере выполнения задач, я передвигаю эти карточки по доске. В результате за один месяц я крепко усваиваю арабский алфавит. Таким же образом я планирую изучение счета, чтения, разговорного языка и так далее. Техника декомпозиции буквально не оставит вам шансов на неуспех. Разбив большую цель на подцели, определив уровни подцелей, разбив подцели на легкие и выполнимые задачи, привязанные к конкретному времени, и проведя каждую задачу через трубу своего потока выполнения дел, вы с удивлением обнаружите, как по кусочкам съели того «слона», который совсем недавно демотивировал вас своим огромным размером. Надеюсь, как декомпозировать большие цели на маленькие, вам стало понятно. Давайте теперь обсудим, как эффективно планировать небольшие задачи. Для эффективного выполнения задач нам потребуется применение контейнеризации задач.

Каждому из этих компонентов соответствует отдельная метка. Рассмотрим набор меток «Компоненты счастья» подробнее. Меткой «Здоровье» я обозначаю все дела, связанные с поддержанием и улучшением здоровья, а также лечением. Примеры задач: пройти обследование; пройти курс лечения; ходить по 10 000 шагов в день и так далее. Метка «Безопасность» присваивается задачам, которые предупреждают различные факторы риска — физического, юридического, экономического и так далее. Примеры задач: найти хорошего юриста; создать страховой фонд; открыть счет в зарубежном банке и так далее. Меткой «Свобода» я выделяю действия, которые поддерживают и расширяют мою ментальную, физическую, юридическую и экономическую свободу. Примеры задач: получить шенгенскую визу; создать финансовый резерв в столько-то долларов; пройти курсы по какому-либо направлению саморазвития и так далее. Под меткой «Любимые люди» у меня значатся действия, нацеленные на заботу о близких и выстраивание с ними хороших отношений. Примеры задач: купить подарки; навестить родственников; свозить семью на отдых и так далее. Наконец, метка «Любимое дело» маркирует все задачи в рамках занятия, приносящего вам удовольствие: сюда относится изучение интересующей вас области, совершенствование себя в ней и любые другие активности. Примеры задач: съездить на профильную выставку; взять на работу специалиста и так далее. Набор меток «Компоненты счастья» хорошо зарекомендовал себя, но следует учитывать некоторые нюансы.

Набор меток «Компоненты счастья» Набор меток «Компоненты счастья» фокусирует ваше внимание на тех действиях, которые создают и развивают условия для счастливой жизни.

должны отмечать, что наиболее точно соответствует вашей миссии и является ключевым, самым важным делом в данный промежуток времени и все время держать его перед глазами. Все свои главные цели я помечаю зеленым цветом. Метка «Оптимизация» маркирует все задачи, которые направлены на повышение эффективности моих действий. Это может быть кайдзен-час, о котором мы поговорим позже, чтение книг, просмотр роликов в YouTube, написание алгоритмов, чек-листов, стандартов и так далее. Все действия, направленные на улучшение и оптимизацию моей деятельности, я помечаю желтым цветом. На пути к достижению целей у нас всегда возникают различные препятствия. Действия по их устранению я обозначаю отдельной меткой красного цвета — «Решение проблем». Меткой «Текущие цели» я выделяю такие цели, которые, будучи важными, на данный момент не стоят на повестке дня. Это дела, время которых еще не пришло. Их следует выполнять после того, как вы выполнили задачи, направленные на достижение главных целей. Текущие цели я помечаю синим цветом. Метка «Отдых» присваивается действиям, которые направлены на восстановление моей энергии: сюда можно отнести все задачи, связанные с организацией отпуска, путешествия или других активностей. Эту метку я сделал голубой — цвета неба или моря. Метка «Неизбежное зло» предназначена для задач, которые не относятся ни к одной из приведенных выше категорий, но на которые при этом вы вынуждены потратить свое внимание и время: например, перелет на самолете, поездка до места и прочее. Такие задачи я помечаю серым цветом.

Набор «Миссия» помогает направить внимание на те действия и цели, которые входят в вашу миссию, и не отвлекаться на посторонние дела. Он идеально подойдет тем, кто уже сформулировал свою миссию. Если этого пока не произошло, то вы все равно можете пользоваться набором: он в любом случае поможет концентрироваться на целях, приоритетных для вас на данный момент. Постановка целей — главный способ выполнения миссии. Представьте, что вашей миссией является перевозка грузов. Для того чтобы миссия выполнялась, вы каждый день должны ставить себе конкретную цель: проехать из точки «А» в точку «Б». Например, моя миссия — изучение, применение и обучение людей эффективности. Соответственно, набор меток «Миссия» помогает мне концентрироваться только на том, что относится к изучению, применению и обучению эффективности, и не отвлекаться на другие виды деятельности.

Кратко охарактеризую каждую метку, входящую в мой набор «Миссия». Меткой «Главные цели» я обозначаю главные цели года, полугодия, квартала и месяца. В процессе вашего планирования вы

Возьмите цветные кусочки бумаги и перепишите на них все выгруженные мечты, мысли, задачи и действия, придерживаясь указанных пяти категорий. Отдохнуть в Турции, купить автомобиль, прочитать книгу, сходить на концерт, выучить иностранный язык, не упустить то, не потерять это, доделать проект и так далее — все, что вы перед этим выписали на стикеры и повесили на доску, должно быть распределено по категориям.