Цитаты из книг автора «Маргулан Сейсембай»

Для того чтобы план учитывал и гармонично сочетал разные стороны моей жизни, я разделил все дела на пять категорий и каждой из них присвоил собственный цвет (вы можете обозначить их по-своему): личностное развитие — красный, семья и друзья — розовый, хобби — зеленый, бизнес или работа — синий, общество — желтый.

Набор меток «Внимание» помогает увидеть, куда по факту вы направляете свое внимание, а значит, и свою энергию и время.

Набор меток «Внимание». Этот набор помогает отследить то, куда вы направляете внимание, тем самым расходуя свою энергию и время. Набор меток «Баланс». Этот набор применяется с целью гармонизировать жизнь, уделив внимание каждой ее стороне. Набор меток «Компоненты счастья». Этот набор делает акцент на том, как ваши дела могут способствовать достижению вами счастья. Набор меток «Миссия». Этот набор меток (его я использую сейчас) нацелен на приведение дел в соответствие с вашей миссией. Все эти наборы меток разрабатывались мной постепенно, по мере необходимости. Я советую начать с первого — «Внимание», а потом уже попробовать те, что придутся вам по душе. В принципе этих четырех наборов будет достаточно для того, чтобы отслеживать ваши приоритеты и контролировать внимание (хотя вы можете создавать и свои наборы). Далее мы разберем каждый набор меток более подробно.

В потоковом планировании я держу два вида досок: доски контроля и доски исполнения. Давайте разбираться в них. Доски контроля предназначены для контроля, анализа и визуализации достигаемых и достигнутых целей. На них размещаются карточки с моими целями по направлениям или сферам моей жизни.

Соблюдайте правило: все цели в досках контроля, а все задачи — на доске исполнения. В досках исполнения цели могут находиться только в колонке «Главные цели месяца», и они не должны передвигаться.   Доски исполнения — это доски, предназначенные для работы и выполнения задач. Пространство доски разбито на 11 колонок. В них находятся только задачи и цели, относящиеся к соответствующему месяцу. У меня 12 досок исполнения, соответствующие 12 месяцам года. Доски исполнения — это основной инструмент потокового планирования. Все мое внимание сосредоточено только на доске исполнения текущего месяца. В конце месяца незавершенные задачи я переношу на доску исполнения следующего месяца, а завершенные задачи переношу в колонку «Сделано» соответствующей доски контроля. Как это работает пошагово? Предположим, я хочу купить лодку для своего хозяйства на Балхаше. 1. Сначала я пишу эту цель на канбан-карточке и помещаю ее в колонку «Хочу сделать» доски контроля «Хобби». 2. Затем я определяю, в каком году я хочу или смогу это сделать. Например, я хочу это сделать в 2023 году. (У меня специально открыты годовые доски на пять лет вперед.) 3. Тогда я переношу эту канбан-карточку в колонку «Хочу сделать» доски контроля 2023 года. 4. Раз в месяц я смотрю на доску контроля 2023 года и думаю, в каком месяце мне лучше всего это сделать или в каком месяце я могу себе позволить купить эту лодку. Например, я решил купить ее к лету, в мае. 5. Тогда я беру эту канбан-карточку и переношу ее в доску исполнения апреля в колонку «Главные цели месяца». 6. 31 марта я открываю доску апреля и разбиваю эту цель на задачи. Задачи сразу же помещаю в колонку «Необходимо сделать». 7. В течение апреля задачи идут по потоку, передвигаясь по колонкам до тех пор, пока не будут сделаны. 8. Как только все задачи этой цели переложены в колонку «Сделано», в конце месяца я переношу цель «купить лодку» обратно в доску контроля «Хобби» в колонку «Сделано», а задачи архивирую. 9. Цикл закончился. Цель достигнута. Когда я открываю доску контроля «Хобби», я одним взглядом вижу, сколько целей в этом направлении у меня есть и сколько целей и когда я достиг. Ничего не теряется, ничего не может не исполниться.

Доска делится на столбцы, или колонки. Каждый столбец отражает определенную стадию готовности (статус) задачи. В классической канбан-доске есть только три столбца: «Сделать» — «В процессе» — «Сделано». В моей системе потокового планирования я использую большее число колонок для учета различных видов задач. Все задачи можно разделить на четыре вида: связанные с размышлением, изучением, контролем или исполнением. Для выполнения всех видов задач я выделяю на канбан-доске 11 колонок: Необходимо сделать. Название говорит само за себя. Сюда я заношу любые дела, которые мне необходимо сделать для достижения своих целей, независимо от вида. Главные цели. В эту колонку я помещаю главные цели года, полугодия, квартала и месяца. Подчеркну, что в этой колонке находятся именно цели, а не задачи. Эти карточки никуда не двигаются, они помогают мне постоянно держать фокус на конечных результатах моей работы. К размышлению. Она предназначается для задач, требующих обдумывания. Допустим, во время чтения книги или просмотра видео я столкнулся с какой-то спорной мыслью, которую мне надо обдумать. Так как размышление — это самостоятельный процесс, который я не хочу делать в момент просмотра видео или в момент чтения книги, а также из-за того, что под него следует выделять отдельное, специальное время, я отвел особую колонку для такого вида задач. Четвертую колонку, «К изучению», я использую для задач, которые предполагают проведение исследования. Изучение, как и размышление, — это полноценный рабочий процесс, под который надо планировать отдельное время. Мяч у меня. Здесь, как понятно из названия, группируются задачи, которые должен сделать я. Мяч у исполнителя. Тут концентрируются задачи, стоящие у меня на контроле, то есть те дела, что я поручил кому-то полностью или частично. На следующей неделе. В этой и последующих колонках размещаются задачи, которые требуется выполнить в указанное время. На этой неделе. Завтра. Сегодня. Сделано. Сюда перемещаются все выполненные задачи из предыдущих колонок.

Канбан-доска — это поле, на котором происходит перемещение ваших задач от стадии к стадии и между разными статусами. Все дела на канбан-доске двигаются слева направо: дела, которые необходимо сделать, располагаются в крайней левой колонке и по мере прогресса продвигаются в правую сторону. Все задачи можно разделить на четыре вида: связанные с размышлением, изучением, контролем или исполнением. Канбан-доска выстраивает поток дел таким образом, чтобы максимально эффективно использовать ваше «узкое горлышко» — способность выполнять одну задачу в настоящий момент времени.

При организации дел по карточкам придерживайтесь следующих правил: у вас не должно быть задач вне карточек и каждому делу вы должны посвятить только одну карточку.   Любая задача в канбан-карточке описывается с помощью определенных реквизитов: Название задачи. Дата начала работы над задачей. Дата окончания/выполнения задачи. Исполнитель. Метка или фильтр. Опционально можно включать в карточку другие реквизиты: Подзадачи. Пользовательские поля. Чек-листы. Вложения: фото, рисунки, схемы. Записки, комментарии к задаче. Контакты ответственных лиц. Ссылки и справочную информацию.

Гибкость системы планирования. Канбан-система дает возможность гибко реагировать и планировать свои дела в соответствии с контекстом и меняющейся средой.

Фокус на работе, которая должна быть выполнена сейчас. Канбан-система учит тому, что фокус должен быть направлен только на действия, выполняемые в данный момент — «здесь и сейчас». Работая над задачей, вы должны быть полностью погружены в нее одну. Запомните основной принцип: одна карточка — одна задача. Нет карточки — нет задачи. Также важно, что за единицу времени выполняется только одно дело.   6. Постоянное улучшение. Благодаря тому что в канбан-системе рабочий процесс делится на минимальные, выполнимые партии, любые проблемы с постановкой, размером, формулировкой и планированием задач будут заметны сразу. Выявляя и устраняя эти мелкие проблемы, вы будете способствовать постоянному улучшению вашего планирования.