Цитаты из книги «Набор персонала и организация работы офиса»

Для того, чтобы правильно определить, кто именно нужен, необходимо провести следующую подготовительную работу: составить описание должности (квалификационную карту) на основе должностной инструкции; определить требования к кандидату на должность или составить карту компетенций (портрет идеального сотрудника).

Основная задача – привлечь на замещение вакантной должности перспективных претендентов. Следующий этап – отобрать среди них наиболее подходящих.

Руководителю фирмы, а также его сотрудникам следует разработать определенные принципы распорядка рабочего дня и придерживаться их. Начинать работу лучше в одно и то же время. Утром следует заниматься наиболее сложными и важными делами, без раскачки. Основную часть рабочего дня следует посвятить предварительно запланированным делам, но при этом контролировать время, чтобы выкроить время в конце дня. В это время лучше всего завершать несделанное, составлять планы на следующий день, постепенно снижая напряжение рабочего дня. Если человек здоров, отпуск можно проводить где угодно. Продолжительность его должна быть не менее двух недель. При этом всегда желательно сменить обстановку. Не рекомендуется во время отпуска заниматься творческой работой.

Для повышения работоспособности сотрудников фирмы важное значение имеет хорошее служебное помещение, рабочие места и создание благоприятных условий работы. Площадь помещения, в котором работают несколько служащих, в расчете на одного работника должна быть не менее 3,5 – 5 м кв., кабинета главного специалиста – 8 – 12 м кв. При планировке служебных помещений рекомендуется соблюдать следующие правила: связанные друг с другом отделы должны располагаться рядом, чтобы обеспечить нормальный рабочий ритм; сотрудников, занятых одной работой (например, бухгалтеров), лучше размещать в одной большой комнате; отдел, куда периодически приходит большое количество людей (например, отдел кадров), следует располагать на первом этаже, наиболее доступном для посетителей; работники, к которым приходит много посетителей, должны иметь отдельный кабинет или в крайнем случае размещаться ближе к выходу, чтобы посетители не мешали другим.

Не следует вести прием по методу "открытых дверей", когда посетители могут в любой час рабочего дня зайти к директору. Такой либерализм приводит к большим проблемам. Посетителям это удобно, но вряд ли подходит для директора, который лишается возможности сосредоточиться, так как его все время отвлекают.

Проводить совещание нужно в форме равноправного обмена мнениями. Всегда следует сохранять спокойную деловую обстановку, недопустимы раздражительная реакция на выступления и неуважение к высказываниям участникам. В равной степени нежелательна анархия на них и превращение их в "базар". На многих совещаниях недостатком обсуждения вопросов является неумение участников кратко излагать свои мысли. Необходимо мысли излагать содержательно, точно, кратко, не повторяя других. Чем более спорной является тема для обсуждения, тем меньше следует приглашать людей, причем главным образом тех, кто примет в споре активное участие и способен повлиять на окончательное решение. Успех совещания зависит от профессионализма и компетентности председательствующего и других его участников. Деловое совещание необходимо завершать принятием решения, которое возлагает конкретные обязательства на его участников и руководимые ими службы.

Совещания подразделяют на информационные, оперативные, дискуссионные и др. При его подготовке заранее планируют место и время его проведения, определяют тематику и повестку дня, задачу, регламент, примерный состав участников, порядок подготовки участников совещания, помещение, доклады и проект решения. Дата совещания не должна быть первой пришедшей в голову или просто удобной, желательно устанавливать стабильные дни. Следует избегать внеплановых совещаний, выбивающих сотрудников из колеи и, как правило, недостаточно эффективных из-за недостаточной подготовки. Такие совещания нарушают график работы специалистов, вынуждают их переносить уже назначенные встречи и другие мероприятия, вносят хаос в повседневную работу.

Деловые совещания облегчают координацию действий персонала, позволяют оперативно передавать и получать необходимую информацию. Они позволяют кратчайшим путем одновременно информировать заинтересованных работников, знакомиться с их взглядами и предложениями, распределять задания, обсуждать важные проблемы, организовывать эффективное сотрудничество. Приглашая сотрудников для коллективного решения определенных вопросов, директор должен помнить, что такое обсуждение не снимает с него ни обязанности самостоятельно принимать решения, ни ответственности за их содержание и исполнение.

На основании анализа полученных результатов руководитель может выбирать кандидата, который, по его мнению, наиболее подходит для данной должности. Иногда может потребоваться несколько собеседований, прежде чем будет принято решение о приеме на работу. Выбирая, не следует забывать, что вам и вашей фирме, в первую очередь, нужны профессионалы. Успешный бизнес, как правило, делается с командой единомышленников. Несмотря на предмет деятельности, будь то производство, услуги, торговля и т.д., самым важным являются личные контакты – со служащими, с клиентами. Старайтесь никогда не работать со случайными людьми. Заранее анализируйте для себя, какие люди вам необходимы – специальность, личные характеристики, опыт, мотивы поведения, желаемая зарплата, почему желает работать именно у вас и т.д. Кроме этого, следует помнить, что в наших условиях полностью доверять нельзя никому. У любого человека могут возникнуть обстоятельства, которые заставят его изменить свои мысли и действия.

Как провести тестирование Тестирование представляет собой кратковременные испытания в виде решения задач и ответов на вопросы. В настоящее время тестирование становится все более популярным. Существует довольно много различных тестов, направленных на оценку личности. В управленческой деятельности тестирование применяют во многих сферах, в том числе и при отборе персонала. Тест может применяться с двоякой целью: для отбора претендентов, имеющих наибольшие шансы на успех, и для отсева претендентов, в отношении которых анализ признаков позволяет заранее сделать вывод о несоответствии требованиям должности или профессии. В большинстве случаев тесты являются более надежными и достоверными в предсказании негативных результатов. Используют их как инструмент первоначального отсева и ограничения круга претендентов.