Цитаты из книги «Удаленка. Экспресс-курс по работе из дома»

Время реализации крупного проекта, в ходе которого для принятия ключевых решений используются онлайн-совещания, сокращается в среднем на 10–15 %. Онлайн-инструменты обеспечивают возможность более взвешенного принятия решений, вовлечения более широкого круга внутренних экспертов, возврата к прошлому опыту и устранения прошлых ошибок, что позволяет снизить прямые финансовые затраты по проекту вследствие неоптимальных решений на 15–25 %.

Внедрение четкой системы информационных собраний с использованием онлайн-инструментов позволяет сократить на 10–15 % временные затраты сотрудников на выполнение текущих функций. Это обусловлено резким уменьшением необходимости объяснять уже объясненное, исправлять ошибки, обусловленные новизной нового регламента и т. п. На те же 10–15 % снижаются юридические, финансовые и организационные риски, связанные с ошибками сотрудников в результате неправильного понимания или отсутствия нужной информации. Реализация инновационных проектов – внедрение новых схем управления, бизнес-процессов, информационных систем – ускоряется в среднем на 5-15 %.

Транслировать на всех не большое, а «малое» собрание, с небольшим количеством участников и записывать видеообращения руководителя. Как правило руководители высокого ранга обладают харизмой, энергией и высоким авторитетом для большинства сотрудников. Сделать видеозапись сейчас очень просто, достаточно открыть ноутбук с веб-камерой, грамотно расположить себя в кадре и подключить гарнитуру, так как звук всегда лучше в записи. Разумеется, профессиональная запись, которую сделает оператор, будет качественнее, но вполне можно обойтись ноутбуком или смартфоном. Эффективное «видеовещание» в условиях удаленки становится главным инструментом передачи харизмы руководителя. Каждый, кто занимает более-менее значимый управленческий пост, должен стать теперь немного «звездой YouTube», то есть уметь передавать свои сообщения через короткие видеоролики.

запись информационного собрания полезно использовать при обучении и адаптации новых сотрудников. Что для нового сотрудника, и так находящегося в состоянии стресса, удобнее, понятнее и эффективнее? Получить для изучения многостраничный документ «Стратегические цели компании» или просмотреть видеозапись выступления первого лица компании с живыми комментариями, демонстрацией слайдов, ответами на вопросы?

Кроме того, благодаря живому голосу, мимике, жестам выступающего и ответам на вопросы слушателей информация становится гораздо более доходчивой, чем в письменном виде. Наконец, одна из приятнейших возможностей, которая возникает при параллельной онлайн-трансляции информационных собраний, – возможность создать видеозапись. С ней могут ознакомиться сотрудники, у которых не было возможности присутствовать на собрании даже онлайн. В том числе они могут прослушать запись где-нибудь в автомобильной пробке, эффективно используя это бесполезное время.

Время от времени в компаниях проводятся собрания, которые можно назвать информационными. К ним относится: подведение итогов квартала или года, информирование о стратегии и целях на следующий год, вводное совещание при старте нового крупного проекта (например, внедрения корпоративной информационной системы, тайм-менеджмента, стандарта ISO 9001:2008 и т. п.), информирование об изменениях в процедурах, схемах работы, внешних событиях (новации в законодательстве и т. п.). Задача такого рода собраний – максимально наглядно и понятно донести до сотрудников важную информацию, ответить на вопросы, добиться точного понимания командой своих целей и задач.

5. Проконтролируйте выполнение.

Чуть сложнее – зафиксируйте задачи. Лучше всего в Trello, это очень наглядно. 1. Соберите актуальный список запросов, заявок, проблем, предложений. 2. Определите, что будете обсуждать на ближайшей оперативке, составьте повестку. 3. В процессе обсуждения фиксируйте задачи в формате: «Фамилия. Результат. Срок.». Сделайте это самостоятельно или надиктуйте секретарю. При использовании Trello нужно просто открыть карточку и добавить чек-лист. После завершения обсуждения можно преобразовать элементы чек-листа в отдельные карточки. 4. Отправьте скриншот с задачами в чат онлайн-совещания. 5. Проконтролируйте выполнение.

Ритмичное проведение оперативок и планерок позволяет, инвестируя пятнадцать минут времени в день и один час в неделю – то есть в совокупности 2 часа 15 минут еженедельно, – экономить до четырех-пяти часов времени на каждого сотрудника в неделю за счет на устранения организационных нестыковок, более оперативного выполнения задач, более высокой мотивации на работу. Итоговая экономия в расчете на подразделение средних размеров (десять-пятнадцать человек) составляет до 40–75 часов в неделю. Нетрудно заметить, что эффективное применение онлайн-инструментов позволяет «добавить» подразделению дополнительного работника, а то и двоих!

ежедневная оперативка – не более 10–15 минут, еженедельная планерка – не более часа. Но проводиться они должны обязательно.