Цитаты из книги «Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013»

Тот, кто реагирует своевременно и быстро, не просто больше успевает. Он более конкурентоспособен в ускоряющемся потоке жизни. Тот, кто захлебывается в потоке входящей информации, не умеет ее грамотно отсортировать и выделить важнейшее, — проигрывает.

Не торопитесь переносить сразу все имеющиеся контакты с бумажных носителей: это большая рутинная работа, которая быстро наскучит. Лучше примите за правило: каждый новый контакт этим же вечером вносить в Outlook.

Если при следующей встрече с этим человеком вы перечитаете свои заметки и вспомните, что он любит футбол или собирается писать книгу, это будет самым лучшим выражением вашего уважения к нему. И не стесняйтесь того, что вы всего лишь освежили в памяти информацию, вписанную в контакт. Наша память несовершенна, мы вряд ли физически­ сможем запомнить все, что наш знакомый считает для себя важным. Важен ваш интерес к человеку, а не то, в голове вы храните информацию или где-то еще.

Чем более высокие цели вы ставите, тем с бóльшим количеством людей вам нужно продуктивно общаться, чтобы достигать успеха и развиваться. При этом нужно многое помнить про человека. Каковы его адреса и телефоны? Когда его день рождения? Что он любит, а что нет? О чем вы с ним договаривались? На каких ваших мероприятиях он бывал? Все это стоит тщательно фиксировать. Тем самым вы проявляете уважение к людям, уделившим вам свое время. И делаете их своими союзниками во всех ваших начинаниях.

Контакты с людьми — это не только достижение целей, не только успех. Это еще и развитие.

Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события. Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие — в панель задач справа от календаря.Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые — зеленым.Оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40% времени в резерве.Заглядывайте в календарь несколько раз в день, корректируя планы в зависимости от обстоятельств.При работе вне офиса синхронизируйте календарь с мобильным телефоном или распечатывайте его на листе А4 или А5. Создавая встречи, используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления

Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые.

Такая система нужна для поиска по ключевым словам

Отводите на жесткие встречи и плавающие задачи не более 60% рабочего дня. Не менее 40% должно оставаться на различные непредвиденные обстоятельств

4. Чтобы вас не утомляли напоминания обо всех без исключения встречах, рекомендуется отключить их