Цитаты из книг автора «Джино Викман»

Ваша Система Учета будет видоизменяться на протяжении последующих нескольких месяцев. Если предположить, что у вас получился удачный первый вариант, выбранные категории будут верны примерно на 85 %. На данном этапе это достаточно близко к идеалу. По мере того, как Система Учета будет воплощаться в жизнь в последующих главах, этот показатель достигнет 100 %. В среднем должно пройти три месяца, прежде чем он эволюционирует в инструмент, который вам понравится.

3. В процессе ведения Системы Учета многие клиенты считают полезным отмечать красным флажком категории, которые не соответствуют плану. Красный флажок ставится, когда один из ваших показателей не достигает поставленной на неделю цели или не превышает ее. Заштрихуйте это число ярким цветом, чтобы оно выделялось. Это можно запрограммировать в электронной таблице или сделать вручную. Такой шаг позволяет лучше сосредоточиться и повысить уровень осведомленности о данном показателе, что обеспечит еженедельному собранию большую актуальность.

2. Система показателей – это скорее профилактический инструмент, который помогает вам предвидеть проблемы до того, как они возникнут в действительности. Тем не менее, вам по-прежнему необходимо просматривать ежемесячную или квартальную финансовую отчетность, а также каждый месяц или квартал отслеживать бюджет.

Другой пример показателей активности – удовлетворенность клиентов. Если вы просто отслеживаете жалобы или упущенные продажи, это тоже слишком запоздалый шаг. Вместо этого перейдите к первому этапу данного процесса – выясните, какие факторы вызывают удовлетворенность или недовольство клиентов. К примеру, после каждой закрытой сделки или поставки товара вы можете задавать три вопроса о качестве проведенной работы, требующих числового ответа. В результате вы сформируете опережающие индикаторы, позволяющие отслеживать текущее положение дел в компании. Например, если в среднем вы получаете 8,5 баллов из 10 по тому или иному критерию вашей поставки и вдруг замечаете среднюю оценку 7 за ряд поставок на протяжении трех недель, вы понимаете, что где-то назревает проблема. Тогда у вас будет возможность решить ее до того, как вы теоретически потеряете клиента.

ТРИ ПРАКТИЧЕСКИХ ПРАВИЛА СИСТЕМЫ УЧЕТА 1. В Системе Учета должны быть представлены цифры, основанные на недельной активности, а не высокоуровневые показатели, которые присутствуют в отчете о прибыли и убытках (P&L). Не забывайте, Система Учета и отчет о прибылях и убытках – это не одно и то же. В основе первого лежат показатели, демонстрирующие активность и то, насколько вы близки к получению второго. Другими словами, ваша Система Учета прогнозирует вашу прибыль и убытки. Что такое показатели активности? Чтобы прояснить ситуацию, рассмотрим пару примеров. Одной из категорий будет новая выручка/продажи. Если вы отслеживаете доход только по мере его поступления, то вы слишком поздно будете реагировать на его снижение. Взгляните на свой процесс продаж и отследите каждый его шаг как можно дальше. Скорее всего окажется, что все шаги можно измерить цифровыми показателями. Расставьте их по порядку, начиная с первого. Измерьте количество полученных лидов, количество контактов, количество запланированных встреч, количество проведенных встреч, количество коммерческих предложений и/или количество закрытых сделок. Вы сами принимаете решение, как далеко хотите зайти, поскольку можете проследить этот процесс до самого первого шага. Например, вы выбираете количество сгенерированных новых лидов и отслеживаете этот показатель в Системе Учета. Зная количество потенциальных клиентов, вы можете увидеть, с кем из них вам удалось установить контакт, сколько контактов переросло во встречи и т. д. Понимая эти показатели и их соотношения, вы сможете предсказать количество закрытых сделок через два, три, а иногда и через четыре месяца. В итоге это дает вам возможность прогнозировать и указывает на то, сколько потенциальных клиентов вам необходимо получить на сегодняшний день.

Шаг 6 Используйте это! Вы должны еженедельно просматривать свою Систему Учета, чтобы придерживаться своего видения. Невероятный эффект от использования Системы Учета достигается не только за счет еженедельного мониторинга ситуации. У вас будет общее представление о тринадцати предстоящих неделях (трех месяцах), позволяющее вам увидеть закономерности и тенденции. Исходя из этого формируются показатели, а это означает, что первая неделя выпадет из Системы Учета, когда будет добавлена 14-я. Обязательно сохраните выпавшие показатели для будущих справочных и исторических данных.

Шаг 5 Определите ответственного за сбор показателей и каждую неделю заполняйте Систему Учета для дальнейшей проверки руководством. Решите, каким образом этот человек будет получать показатели от каждого сотрудника.

Шаг 3 В каждой категории определите и укажите, каких результатов вы ожидаете за предстоящую неделю. Теперь, когда ваша В/ОД и видение определены, целевые показатели в вашей Системе Учета должны напрямую соотноситься с вашим годовым планом.

Шаг 2 В левом столбце укажите того, кто отвечает за отдельно взятые показатели. В конечном итоге за каждый показатель несет ответственность только один человек, и, как правило, он и возглавляет эту основную функцию. Он должен еженедельно сообщать организации этот показатель, а не просто вводить его в таблицу. Например, за достижение показателей продаж отвечает руководитель отдела продаж и маркетинга, а не сотрудник, отвечающий за финансы, который заполняет Систему Учета каждую неделю.

По моему опыту, в итоге у вас должно получиться от 5 до 15 показателей – надеюсь, ближе к 5. Информации слишком много, поэтому не усложняйте. После того, как вы определили все категории, вставьте их в шаблон Системы Учета. На предыдущей странице представлен образец шаблона в формате электронной таблицы. Как видите, перечисление категорий производится под заголовком «Категория».