Цитаты из книги «Бизнес-трекинг. Как повысить прибыль компании с помощью ключевых показателей эффективности»

Это очень досадно, потому что в мире множество вариантов великого видения. К сожалению, большинство из них останутся нереализованным из-за неспособности увеличивать темпы роста. Визионеры любят витать в облаках вместо того, чтобы спуститься на землю.

Способность устанавливать подотчетность и правила, а затем выполнять их – самое слабое место в большинстве организаций. Если бы я попросил вас оценить уровень подотчетности в вашей организации по шкале от 1 до 10, где 10 – идеально, как бы вы его оценили? Успешные лидеры ставят себе высокую оценку, поскольку знают, как увеличить темпы роста. Однако при первой встрече со среднестатистическим новым клиентом я, как правило, слышу оценку 4.

Перед началом работы над этим модулем было крайне важно освоить первые пять, поскольку без них вы могли бы набрать обороты, но при этом двигаться в неверном направлении. Когда предыдущие компоненты эффективно внедрены в работу, вы гарантированно будете двигаться навстречу своему видению.

РЕЗЮМЕ МОДУЛЬ «ПРОЦЕССЫ» ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КЛЮЧЕВЫХ ПРОЦЕССОВ • Определите ваши ключевые процессы. • Задокументируйте и упростите их (принцип 20/80). • Разместите в одном источнике. ВСЕОБЩЕЕ СОБЛЮДЕНИЕ • Разработайте свою модель Круговорота Жизни. • Обучите всех сотрудников. • Проконтролируйте, чтобы сотрудники соблюдали порядок выполнения работы.

Усиление Модуля «Процессы» обеспечит вам больший контроль. У вас появятся варианты, что делать с бизнесом: вырастить, отойти от него, продать, поддерживать, передать по франшизе или открыть такой же бизнес в другом городе. Какой бы вариант вы ни выбрали, ценность вашей организации возрастет. В результате она будет стоить больше. Люди, которые покупают компании, ищут готовую систему.

Проведя систематизацию бизнеса, вы сможете лучше устранять недочеты, когда они появляются, поскольку многие из них возникают в результате проблем, связанных с рабочим процессом. Например, счет на оплату, который не выставили из-за того, что представитель службы поддержки клиентов не отправил копию заказа в бухгалтерию. Отследите источник проблемы и решите ее. При появлении недочета вы можете сразу перейти к шагу, который не работает, изменить его или ликвидировать.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ШАГИ ДЛЯ «ВСЕОБЩЕГО СОБЛЮДЕНИЯ»: 1. Разработайте презентацию Круговорота Жизни. 2. Назначьте внеплановое собрание, чтобы рассказать о своем Пути, или сообщите о нем на следующем ежеквартальном собрании компании. 3. Проведите переподготовку всех сотрудников. 4. Проконтролируйте, чтобы сотрудники соблюдали рабочий процесс.

Вы должны показать, насколько новая система повысит эффективность, показать, что она упростит им жизнь и сделает компанию еще успешнее. Сотрудникам необходимо понимать, как рабочие процессы объединяются в единую систему. Не стоит надеяться на то, что они будут подбрасывать вас на руках и с ликованием чествовать, но можно рассчитывать на то, что они будут выполнять предписанные им процедуры. Конечно, это не объявление о повышении зарплаты на 25 % для всех, но подавать данную информацию нужно с не меньшим энтузиазмом. Если у вас правильная расстановка кадров, они увидят ценность, поймут значимость и извлекут пользу. Один из наилучших способов убедить их в этом – создать четкое представление о том, как выглядит ваш Путь. Бизнес-процессы часто неосязаемы и поэтому сложны для понимания. Выполнение этой задачи зависит от того, насколько хорошо вы сможете проиллюстрировать положительный характер изменений.

Всеобщее соблюдение Если каждый выполняет необходимые процедуры, руководителям становится гораздо проще управлять, устранять недочеты, выявлять и решать проблемы и, соответственно, развивать бизнес. Четкий порядок действий позволит вам освободиться и получить больший контроль. Теперь ваш бизнес становится масштабируемым, а это означает, что вы можете увеличить количество клиентов, транзакций, доходов и сотрудников, одновременно снижая сложность. Для осуществления этого важного шага управленческая команда должна быть уверена, что все сотрудники придерживаются единой системы. Чтобы убедить их следовать определенному порядку действий и внести коррективы, ваше руководство должно неукоснительно выполнять свои обязанности. Если каждый предан своему делу, у вас все получится. Если нет, то это не сработает. «Следуй моему совету, а не примеру» – неэффективный метод управления. Я говорю это, потому что в большинстве случаев реализовать «Всеобщее наблюдение» не удается, поскольку владелец или владельцы не желают следовать четкому порядку действий.

ОФОРМЛЕНИЕ Хорошие новости! Теперь, когда все ключевые процессы задокументированы, осталось выполнить самый простой третий шаг. На этом этапе вы собираете всю огромную работу, которую проделали на шагах 1 и 2, и оформляете. Заголовки ключевых процессов теперь попадают в оглавление. Каждый задокументированный процесс на шаге 2 становится одним из разделов. Вы помещаете их в папку или во внутреннюю сеть компании. Напишите на обложке слово «Путь», а затем название своей организации. Если вы называетесь ABC Company, то должно быть так: «Путь ABC Company». Теперь Ваш Путь готов к тому, чтобы его использовали в справочных и обучающих целях. Именно в этот момент случается настоящее волшебство. Отныне каждого сотрудника вашей компании можно обучить правильно следовать процессу.