В случае незначительных изменений следует заранее согласовать со спонсором проекта определенное количество оплаченных часов на такого рода работы, а также согласовать само определение «незначительных работ».
Если менеджер планирует внедрить управление изменениями на давно идущем проекте, где все прихоти заказчика исполняются и он к этому привык (и ничего менять не хочет), единственным аргументом в дискуссии с ним будет то, что компания-подрядчик перешла на новый процесс работы с изменениями и менеджеру необходимо ему следовать.
Документирование решения и информирование заинтересованных сторон. Перед внесением любых изменений нужно создать или обновить документацию, где детально будет описано, как именно работает дорабатываемая система сейчас.
Принятие решения о включении изменения в проект. Спонсор проекта выбирает одну из предложенных альтернатив, утверждает ее и все расходы на реализацию. Затем команда забирает изменение в работу.
Оценка стоимости изменения. Необходимо посчитать, сколько будут стоить работы или как долго они будут выполняться при разных вариантах исполнения запроса на изменение.
Оценка затрат, преимуществ и выбор альтернативы. Обычно существует несколько способов выполнить запрос на изменение. Заинтересованная сторона проекта, запросившая изменение, не всегда может предложить оптимальный вариант, и команда проекта должна подумать, как достичь такого же результата иначе и с меньшими усилиями.
Идентификация влияния изменений на содержание проекта, сроки, стоимость и качество. Вместе с командой проекта необходимо оценить, как именно запрашиваемое изменение повлияет на содержание существующих работ проекта, расписание, бюджет и качество.
Оценка сложности и стоимости рассмотрения изменения и принятие решения об анализе изменения. Иногда встречаются настолько сложные запросы, что только для их оценки требуются недели.
Уточнение содержания. Когда запрос на изменение получен, нужно убедиться, что менеджер его верно понял. При необходимости следует уточнить содержание запроса у инициатора.