Цитаты из книги «Малий бiзнес, велика гра»

Наприклад, часто доводиться обговорювати питання про видачу товару зі складу в неробочий час з тієї причини, що важливий клієнт може приїхати і отримати тільки в цей день. Варто розробити політику, що опише, як подавати заявку на склад, як повинні в разі отримання цієї заявки діяти працівники складу та в яких випадках взагалі дозволено організовувати таку термінову видачу товару.

Окремо хочу звернути увагу на політику компанії. В ідеально організованій компанії всі етапи діяльності описані в політиці, але на практиці такого не зустрінеш. Тому в діяльності періодично виникають ситуації, які можна вирішувати різними шляхами, що призводить до абсолютно різних наслідків. Деякі «рішення» можуть завдавати відчутної шкоди окремим підрозділам компанії. Наприклад, у моїй власній компанії була досить звичайна для бізнесу ситуація – відділ продажів хотів збільшити дохід, тому заходився приймати замовлення навіть тоді, коли вони не відповідали рекомендованим термінам виробництва. Жорсткої політики щодо того, як діяти, коли клієнту необхідно терміново отримати вироби, не було, в результаті відділ продажів брав замовлення, для виконання яких виробництву доводилося організовувати нічні зміни, використовувати менш кваліфікований персонал, від цього постраждала якість виробів. Зниження якості призвело до того, що саме відділу продажів доводилося витрачати багато зусиль на залагодження незадоволених клієнтів, виробництво ж мало витрачати час і матеріали, щоб допрацьовувати або переробляти замовлення, керівники – щоб залагоджувати всі організаційні питання. Якби в ті часи існувала добре налагоджена координація між відділом продажів і виробництвом, то навіть при відсутності політики було б знайдено гарне рішення – значно підвищити вартість виробів для таких замовлень, щоб відбити охоту у клієнтів замовляти в останній момент «перед відходом потяга».

Зазвичай, якщо не вдається знайти хороше рішення швидко, коли є кілька ідей, які здаються однаково привабливими, це означає, що не вистачає якихось даних для прийняття рішення. Під час проведення ради дані зібрати важко або взагалі неможливо. Тому, якщо виникає проблема або складне питання, правильним рішенням буде організувати окрему нараду, присвячену цьому питанню, до того ж відразу визначити: 1. Хто і які дані мусить підготувати до цієї наради.2. Хто має брати участь у нараді. 3. Де і коли вона відбуватиметься і як довго триватиме.

Ще одне спостереження – під час проведення ради керівники часто роблять одну помилку, через що рада, на яку всі планували витратити годину, затягується на дві-три години. Це призводить до величезних втрат робочого часу і може завдати значної шкоди команді. А помилка полягає в тому, що безпосередньо під час ради керівники намагаються знайти рішення якоїсь проблеми, але для цього не вистачає даних. Взагалі спроба вирішити якусь ситуацію одним наскоком часто призводить до великих проблем

Продуктом діяльності ради з управління є план, який зазвичай записаний у протоколі ради, і бажання членів команди діяти, щоб виконати цей план.

Навіть у невеликих компаніях зазвичай існує кілька рівнів управління, вищий – власник або співвласники, наступний – це директор компанії і так далі, закінчуючи лінійними менеджерами 1. Ставити цілі своїм підлеглим. Для цього він щотижня нагадує про пріоритети в діяльності, які визначені в довгострокових планах, схвалює і коригує квоти всіх статистик підлеглих, дає завдання, виконання яких необхідне для успіху команди. Важливо розуміти, що в командній грі формулює цілі завжди одна людина, а завдання ради з управління – узгодити дії таким чином, щоб досягти цілей.2. Виявити проблеми та перешкоди, які заважають діяльності, і знайти рішення. Будь-яка проблема, яку член команди не може вирішити, викликає затримку. Керівник зобов’язаний своєчасно виявляти такі перешкоди і допомагати знайти рішення. Але, звичайно, талановитий керівник не намагається знайти рішення замість підлеглого, спочатку він посприяє тому, щоб підлеглий зробив все, що в його силах, аби вирішити проблему самостійно.3. Перевірити, як виконуються тижневі плани, які завдання завершено, які ні, вимагати повного виконання запланованих завдань.4. Інформувати про зміни в політиці компанії. 5. Узгоджувати завдання всіх членів команди, щоб вони сприяли один одному в досягненні результатів.

Наприклад, коли потрібно узгодити вимоги до завдання на розробку сайту, проводять «Координацію з розробки сайту». Правильні назви, що відображають суть процесу, важливі, щоб члени команди швидко розпізнавали і розуміли призначення цих дій. Такі назви, як «п’ятихвилинка», повідомляють тільки про те, що керівник хоче позбавитися від цієї роботи за п’ять хвилин, і ні про що інше. Будь-яка координаційна рада є групою, в якій під час її роботи має бути певна мета і певний ЦКП. Щоб члени ради могли усвідомлювати себе членами групи, вона повинна мати відповідну назву, складно бути членом групи «п’ятихвилинка»

Координація – це узгодження дій членів команди або підрозділів. Вона необхідна для того, щоб поставлені цілі були досягнуті, а окремі зусилля були спрямовані на досягнення єдиної мети.

1. Ради з управління, що проводять керівники зі своїми підлеглими. 2. Ради з координації, в яких можуть брати участь працівники з різних підрозділів.

Поки ресурси обмежені, має сенс концентрувати сили в одному напрямі, це дозволяє досягти великих успіхів.