Глава 1.
Проблемы в деятельности закупщиков и их решения

Руководитель отдела закупок, снабжения отвечает за множество вопросов: своевременная поставка сырья и материалов, целевое расходование бюджета, аналитика обращения запасов и принятие решений по вводу или выводу позиций, обеспечение должного качества поставляемых продуктов, соблюдение всех норм и многое другое.

От современного закупщика или руководителя направления ждут, что он будет быстрый, всезнающий, честный и справедливый. К этим требованиям еще прибавляется желание руководства постоянно оптимизировать процессы и сокращать затраты.

Поэтому в равной степени важны аналитические компетенции и умение владеть навыками ведения переговоров. Второе даже зачастую важнее, потому что аналитические функции частично можно автоматизировать. Но люди договаривались и договариваются вживую, в ходе личной встречи или по телефону.

И каждый раз новые условия, сложности отношений, необходимость быть жестким, отстаивать интересы своей компании и при этом держать лицо, укреплять свою экспертность и ценность на рынке…

В этой книге как раз собраны подходы, методы, технологии, как выстраивать оптимальную систему закупок в компании, как легче и эффективнее вести деятельность современного закупщика. Здесь не только удобные инструменты для аналитики и ведения переговоров.

Эта книга поможет лучше понять, за счет чего можно развивать карьеру и усиливать свои конкурентные преимущества на кадровом рынке.

Глава 2.
Подходы к закупкам в компании

Меняется ли подход к закупкам в современных компаниях?

Мой ответ – да.

Только в каких-то предприятиях перемены только назревают, а в некоторых – уже выработалась современная модель.

Можно выделить следующие этапы развития закупок на отечественных предприятиях:

1 Этап «Советский» – до начала 1990 – х годов.

По сути это просто канцелярская работа по учету, оформлению снабженческой деятельности. Стоит учесть, что в тот период на многих сферах существенно сказался тотальный дефицит.

В советский период не рассматривались вопросы вклада подразделения в экономику предприятия.

2 Этап «Хаотичный» – 90-е годы ХХ века.

Закупки проводились без последовательного планирования: с целями либо срочно закрыть потребность, либо из спекулятивных интересов.

В тот период были попытки сэкономить для предприятия, но из-за нестабильной ситуации потерь все же было больше.

3 Этап «Изменение подходов» – 2000—2006 годы.

Началось формирование постоянных баз поставщиков. Предприятия коммерческого сектора начали практиковать конкурентные закупки.

Некоторые участники рынка того периода отмечают, что благодаря этим мерам удалось снизить величину первоначальной стоимости закупаемых ресурсов на 1—10%.

4 Этап «Развитие» – с 2007 по 2017 год.

Увеличение доли конкурентных закупок. Целевая работа с базой поставщиков: развитие, оценка, определение специализации.

Усилия предприятий в этой сфере направлены не только на своевременное обеспечение предприятия нужными товарами, материалами, услугами, но и дальнейшее снижение издержек за счет усиления конкуренции между поставщиками и получения эффекта от длительного взаимодействия.

5 Этап «Системный» – с 2018 года по настоящее время.

Его можно связать с началом активного декларирования развития индустрии 4.0, концепции Циркулярной экономики в мире.

Транснациональные компании, и просто компании, уделяющие внимание клиентоориентированности, экологическим аспектам, созданию долгосрочных стратегических преимуществ, развивают собственные комплексные модели по работе с закупками. Среди решаемых задач не только своевременное обеспечение компании и снижение издержек, но и вовлечение поставщиков в программы развития компании, создание дополнительных конкурентных преимуществ.

Ключевые вопросы при планировании закупок в компании

Вот главные вопросы, которые задает руководитель отдела закупок (или специалист, который рассчитывает на карьерный рост, развитие):

• Зачем это нужно закупать?

• Почему нужно закупать именно это?

• Почему это нужно закупать именно в таком объёме?

• Почему это нужно закупать именно по такой цене?

Такие вопросы нужны и для среднесрочного, и для операционного планирования.

Поэтому их закупщик должен задавать, не дожидаясь, пока руководство укажет ему на какие-то неудовлетворительные моменты.

Осознанные ответы на эти четыре вопроса помогают избежать многих ошибок.

Часто главные ошибки в закупочной стратегии или просто локальных решениях в рамках этого направления связаны с неверной расстановкой приоритетов. Вот распространенные последствия, которые так или иначе знакомы практически каждой компании:

– Много сил тратим на второстепенные задачи

– Мало внимания стратегическим вопросам

– Слабая операционная деятельность

– Подводят партнеры

Подходы к расстановке приоритетов в закупочной деятельности

Как и в любых других бизнес-процессах компании, в закупках оптимально использовать следующие подходы:

1) Матрица Эйзенхауэра:

Распределение дел/задач/SKU по принципу соотношения важности и срочности:

1. Срочное и важное

2. Несрочное и важное.

3. Срочное и неважное.

4. Неважное и несрочное.

2) Принцип Парето.

«Золотой принцип» 20/80 универсален и применим, в том числе, и в том виде деятельности.

3) Специальный подход.

Его я предлагаю основывать на оценке важности степени участия конкретного специалиста в этом вопросе и оценке задействования других подразделений в какой-то задаче.

• Где все будет нормально без вашего контроля:

Что поставщики сделают хорошо без вашего контроля, что ему можно перепоручить.

• Где не обойдется без вашего контроля:

Как влияет данный вопрос/задача на реализацию стратегических целей компании.

• Как влияет на операционные задачи компании:

Данные задачи потянут за собой проблемы/задержки в работе других подразделений компании.

Разумеется, в каждой компании свои приоритеты и своя специфика, но можно выделить базовые направления, которые в 80% случаев на каждом предприятии являются наиболее значимыми:

1. Сокращение затрат благодаря сотрудничеству с поставщиками с низкими издержками, снижению доли брака

2. Повышение конкурентоспособности за счет продуманной цепочки поставок, оптимизации разработки продуктов, ускорения выхода новых товаров и услуг на рынок

3. Влияние закупок на ценность конечного продукта.

Операционные приоритеты в закупочной деятельности:

1. Достаточность запасов

2. Своевременность поставок

3. Управляемость

4. Соответствие бюджету

Что отличает успешные компании в области закупок?

Конечно, у всех своя история, свои точки роста, сильные и слабые стороны. Но у большинства компаний с развитой, современной системой закупок есть четыре ключевых принципа, на которые они ориентируются:

1. Систематически пересматривают задачи

2. Уделяют большое внимание развитию персонала

3. Объединяют всех сотрудников организации общей целью

4. Задачи снабжения соответствуют корпоративным, стратегическим приоритетам

ЗАДАНИЕ

1) Расставьте приоритеты в текущей закупочной деятельности на Вашем предприятии

2) В соответствии с ними скорректируйте оперативные цели на ближайший год.

Глава 3.
Четыре главные роли закупщика

Руководитель отдела закупок, менеджер по снабжению, категорийщик с точки зрения организации – это набор определенных функций.

Эти функции, задачи перечислены в должностной инструкции, регламентах и прочих документах.

Если Вы хотите строить карьеру, хотите занимать достойную позицию в компании, в профессиональной среде, в собственных глазах, – важно еще оценивать себя с позиции ролей.

1. Закупщик и HR

2. Закупщик и руководитель

3. Закупщик и отдел продаж

4. Закупщик и партнеры

Закупщик и HR

Вот типичный пример требований, указанных в описании вакансии в сфере закупок:

1) поиск поставщиков, которые предлагают товар по наиболее выгодным ценам;

2) предоставление сведений другим отделам предприятия;

3) доведение информации до руководства;

4) формирование заказов;

5) расчет необходимых товарных объемов;

6) отслеживание результатов исполнения заказа;

7) оценивание рынка и спроса;

8) контролирование продаж товара;

9) изучение новых предложений;

10) определение товара, который следует добавить в ассортимент или убрать;

11) осуществление проверки качества продукции;

12) обеспечение склада необходимым объемом товара;

13) устранение конфликтных ситуаций с поставщиками, потребителями;

14) контроль транспортировки и сроков отгрузки заказанного;

15) способствование решению проблем на таможне;

16) консультирование продавцов;

17) осуществление контроля по выплатам за приобретаемое.

Но это лишь набор функций. А карьера, как известно, – это далеко не только выполнение должностных обязанностей. Это умение себя позиционировать, умение общаться, умение подавать в нужном свете собственные результаты и даже их отсутствие, умение просчитать на шаг вперед.

В глазах специалиста по персоналу, если смотреть обобщенно, закупщик должен обладать этими качествами:

– Соответствие перечню компетенций, качеств

– Предсказуемость в плане карьерной стратегии

– Ориентация на цели компании

Вот всем известные базовые модели карьеры:

■ вертикальная карьера – предполагает подъем на более высокую ступень структурной иерархии, повышение в должности, сопровождающееся более высоким уровнем оплаты труда.

■ горизонтальная карьера – предполагает расширение или усложнение задач на прежней ступени с адекватным изменением вознаграждения.

■ ступенчатая карьера – совмещает в себе элементы горизонтальной и вертикальной видов карьеры.

Конец ознакомительного фрагмента.