Модернизация стандартных документов

Нельзя обойти стороной и стандартные документы. Например, форма приказов по личному составу или Штатного расписания не совсем удовлетворяла наши потребности. У нас в Компании был документ «Инструкция по кадровому делопроизводству». В ней мы утвердили свои формы кадровых документов. Но в любом случае, за основу брали стандартные формы, поэтому на первый взгляд наши документы были очень похожи на стандартные.

Мне уже сложно вспомнить, каков изначально рекомендуемый приказ об увольнении. Мы у себя добавили в него удобные для нас пункты. В частности, сколько дней неиспользованного отпуска осталось у работника. Эта функция прекрасно автоматизируется и выводится в стандартный шаблон без участия кадровика. При увольнении по соглашению сторон мы сразу указывали в приказе размер оговоренной суммы. Также при сокращении мы вывели в приказ об увольнении фразу о выплате соответствующего пособия без указания размера (просто общую фразу из Трудового Кодекса).

Эти добавки, кстати, удобны не только кадровикам, но и бухгалтерам, а также и увольняющимся работникам. Читая приказ, они уже не спрашивают, а будут ли им выплачены отпускные, и сколько их накопилось. Бухгалтера также не задают подобных вопросов. Более того, бухгалтера по внешнему виду сразу отличают приказы с выплатами от обычных.

Естественно, бухгалтера должны ориентироваться по статьям увольнения и дополнительным соглашениям. Но мы с досадной регулярностью сталкивались с тем, что бухгалтер в запарке гнал все увольнения «по собственному желанию», упуская из виду, что статьи в приказе неплохо бы и читать. Самое смешное, что вину в таких случаях пытались свались на кадры. Это же мы не обратили внимание расчетчика, что увольнение не простое. Да и последствия разгребать также приходилось кадрам. Так что изменение шаблона приказа было вопросом времени.

Штатка в нашем исполнении также претерпела некоторые изменения. Раздел Подразделение мы увеличили до трех колонок. В первой было указано самостоятельное подразделение (ЦО/филиал), а в двух других все остальные подразделения. Поскольку уровней у нас было больше, чем два, то мы их сдваивали и страивали. Также немного изменили добавки к окладам. Оставили только РК и ПН. Причем, выводили их и в процентах, и в рублях. То есть все исключительно для нашего удобства.

Я описала только два документа, но покопались мы практически в каждом, прилаживая под себя. Например, внизу документа установили автоматическую печать фамилии распечатавшего его работника. Возможно, знать, кто распечатал, не так важно, когда Отдел кадров состоит из одного-двух человек. Но когда в отделе больше трех, однозначно, эта опция не будет лишней. Главное во всем этом, проводить изменения официально через приказы, а еще лучше утверждать все шаблоны в качестве приложений к локальному нормативному акту.

Трудовые книжки

Конечно, сейчас активно вводятся в оборот электронные трудовые книжки, но, практика показывает, что их бумажные сестры еще не скоро полностью канут в Лету. Поэтому думаю, пока еще стоит уделять свое внимание их хранению.

В одной компании, куда я когда-то давно устроилась работать, трудовые книжки хранились в потрепанных обувных коробках. Класс! Естественно, мною тут же были закуплены специальные лотки, потому что как истинный документовед не терплю бардака. Надо сказать, в те времена я приобрела лотки вертикального хранения трудовых книжек. Однако позже поняла, что гораздо удобнее хранить трудовые книжки горизонтально, корешком вверх.

В этом плане все очень просто. При вертикальном хранении книжки справа распадаются на страницы. Их тяжелее перебирать при поиске нужной. А при горизонтальном – вверху только корешки.

Кстати, для себя пришла к выводу, что лучше трудовые книжки оборачивать целиком и подписывать вдоль корешка (при горизонтальном хранении). Аккуратное сохранение книжек особенно важно для давно работающих людей. Я видела, насколько обтрепывались мои самодельные «чехольчики» от постоянного «перебирания», и радовалась, что это всего лишь «чехлы», которые легко заменить, а не непосредственно обложки книжек. Да и вообще белые подписанные книжки в светлом пластиковом лотке смотрятся аккуратно, можно сказать симпатично. С ними приятнее работать. Должны же мы получать хоть какое-то удовольствие от своей работы. Так почему бы не организовать его самим себе.

Я видела, что некоторые кадровики наклеивают на обложки трудовых книжек фамилии работников. Это не слишком правильно для милых дам, потому что они периодически меняют фамилии. Все наклейки оставляют на обложках трудовых книжек липкие следы, которые со временем только пачкаются и становятся черными. Лично для меня такой подход неприемлем.

ФИО мы писали на «чехольчиках» трудовых книжек. Иногда добавляли табельный номер, если попадались полные тезки. Когда женщина меняла фамилию, то как и в книжке, зачеркивали аккуратно старую, чтобы она была видна, и приписывали новую. Специально для себя старались сохранить историю. Это сильно помогало, когда кто-то нечаянно по старой памяти ставил трудовую в алфавит по прежней фамилии.

А еще мы обязательно рядом с фамилией указывали номер записи в журнале учета трудовых книжек. Таких журналов у нас было около десяти. Нумерация записей в них шла сплошняком. Соответственно, на обложках журналов были написаны интервалы номеров записей. Зная номер записи о трудовой книжке увольняющегося, искать журнал, в который внесена запись при приеме, достаточно просто. Согласна, что можно искать и по дате. Но тут несколько нюансов. Например, книжку могли зарегистрировать раньше или позже даты приема. В один день у отдельных работодателей принимается несколько десятков человек. К тому же дату приема сначала надо найти в книжке (у некоторых давно работающих, это означает пролистать несколько страниц) или посмотреть в программе. Ну и прибавьте, смену фамилии у женщин. Резюмирую, номер записи, указанный на обложке трудовой книжки гораздо удобнее.

В завершение напишу про разделители букв при хранении трудовых книжек. Возможно, это излишне. И тем не менее, мы как сделали их на скорую руку из цветного картона, обклеенного скотчем, так потом не дошли до покупки нормальных пластиковых. Это я к тому, что для аккуратного хранения не всегда приходится тратить деньги.

Штатное расписание

Ресурсный план

Наверное, стоит подробнее остановиться на способе планирования и учета вакантных ставок и фонда оплаты труда вне Штатного расписания.

В основном, хорошо развивающиеся Компании ведут планирование в своем собственном документе. У нас он назывался Ресурсный план. Сами понимаете, в других компаниях такой документ может называться как угодно.

Итак. Ресурсный план разрабатывался на год. В нем помесячно указывался ввод новых ставок и увеличение окладов. Если совсем грубо изобразить, то представьте таблицу, в которой слева подразделения и должности, а справа двенадцать блоков (по числу месяцев в году) – количество единиц по каждой должности и оклад. Если по одной должности имеются разные оклады, то должность вносится столько раз, сколько есть окладов. Например, в отделе есть три ведущих специалиста, и у каждого свой оклад.

Поскольку в Ресурсном плане оклады и количество заполняются в каждом месяце, то можно видеть, в каком месяце появляется единица ставки с окладом, ведь пока должность не введена, у нее по месяцам проставляются нули или оставляются пустые клетки.

Ресурсный план, это электронный живой документ, которым непосредственно Кадры не занимаются. Обычно это дело других специалистов. Но поскольку Ресурсный план не является законодательно обязательным документом, то для внесения в него изменений не требуется издавать приказы. Правила его ведения разрабатывает сама Компания. Именно этот документ является основным в учете ставок, и именно этот документ делает абсолютно ненужным заскорузлое Штатное расписание. Все же понимают, что описанные мною помесячные блоки из количества единиц и оклада на самом деле могут состоять из гораздо большего количества информации, описывающей должности.

Как это бывает обычно

Мне довелось работать в разных компаниях с разным отношением к штатному расписанию.

В одной компании штатное расписание было иконой, на которую молились. Чтобы внести в него хоть малейшее изменение, требовалось писать подробнейшее обоснование в вышестоящую организацию. Потом приезжать на заседание, где проходило его обсуждение. Только после этого ШР могли согласовать. Но даже после этого изданный приказ требовалось отправить верхним людям.

Надо ли говорить, что речь идет о крайне закостенелой организации, в которой изменения происходят очень редко. Людей зачастую принимали не на те должности, функционал которых они реально выполняли, а на свободные ставки, оформляя совмещение или совместительство для увеличения зарплаты.

В качестве положительного об этой организации могу сказать, пожалуй, только одно – штатка всегда выбиралась полностью. Если один работник увольнялся, заболевал или уходил в отпуск, его ставка тут же по частям официально распределялась между коллегами. Для кадровиков это, естественно, лишняя работа. Но для самих работников некая гарантия, что за выполнение обязанностей отсутствующего он получит свои три копейки.