Долгосрочное хранение подразумевает архивацию. Некоторые компании имеют свои собственные архивы, некоторые проплачивают хранение в коммерческих.
Мне пришлось закрывать несколько компаний. И знаете, с чем я столкнулась? Во всех этих компаниях шаблоны описей устанавливались внутренними нормативными документами. Это, вроде бы, нормально. Однако, зачастую шаблоны описей отличаются, и порой весьма существенно, от шаблонов и правил ЦГАТО (Центрального государственного архива трудовых отношений).
Для непосвященных сообщаю, что именно ЦГАТО принимает на хранение все кадровые документы при ликвидации организации, его расценки, в отличие от коммерческих, вполне приемлемы. И принимает их исключительно по своим правилам, а не по тем, которые когда-то утвердил Генеральный директор ликвидируемой компании.
Если кто не имел счастья готовить свою Компанию к ликвидации, немного поясню. Компании при ликвидации обязаны сохранить все кадровые документы в течение срока, оговоренного законодательством. Стоимость хранения зависит от объема документов и количества лет хранения. Кстати, при ликвидации необходимо оплатить не только стоимость хранения бумаг на несколько десятков лет вперед, но и стоимость утилизации документов по мере завершения сроков их хранения. То есть для уменьшения оплаты лучше сдавать на хранение строго обязательные документы.
Я понимаю, что стабильно работающим компаниям не приходит в голову позаботиться о будущей ликвидации. И тем не менее… Вдруг вам доведется увидеть закат родной компании? Например, более сильный конкурент купит ее, вольет в себя бизнес и работников (через увольнение), а пустую компанию подведет под ликвидацию. Такое сейчас сплошь и рядом. В этом случае придется за все годы перелопачивать архив, чтобы привести его в соответствие с требованиями ЦГАТО.
Конечно, это больше будет головная боль тех, кто занимается архивом. Как правило, это делопроизводители, а не кадровики. И все же! Лучше придерживаться несложного правила. А именно: не сдавать в свой архив на длительное хранение всю дрянь. На этой стадии личные дела уволенных работников должны по максимуму «худеть», а еще лучше распадаться по видам документов. Есть четкое понимание, что именно хранится несколько десятков лет – личные карточки Т-2, трудовые договоры, приказы (прием, перевод, увольнение, по оплате…) и документы по передаче персональных данных. Все остальное в шредер или специальные короба с прорезями.
Один из вариантов. При сдаче в архив на длительное хранение разделить личные дела на законодательно важные документы и важные для Компании документы. Например, трудовые договоры. Т-2, приказы выделить в отдельное хранение, а все остальное оставить в Личных делах. Это позволит периодически устраивать чистки архива и просто избавляться от личных дел, в которых не будет ничего важного.
Оптимально передавать на долгосрочное хранение документы, сразу оформленные по стандартам ЦГАТО. Хотя, есть подозрение, что их правила также меняются со временем, и угнаться за ними не получится чисто физически.
Однако, не все так плохо. ЦГАТО предоставляет услугу по обработке документов перед сдачей их к ним на хранение. Естественно, услуга стоит денег. А еще она предоставляется на территории «ликвидируемого». Во всяком случае, я работала с ними именно по такой схеме.
В этой главе разговор пойдет о документах, делающих работу Отдела кадров более удобной. Эти бумажки хорошо хранятся в Личных делах и являются наглядными примерами тех документов, которые при увольнении работника надо, не парясь, уничтожать.
Да-да, как ни крути, а приходится иногда кадровикам самим себе изобретать новые документы. Как же это согласуется с тем, что они от обилия документов стонут? Элементарно!
Простой пример. Налоговая и ПФР требует предоставить ИНН работника. Это необязательный при приеме документ, и его у вас может и не быть. Вы обращаетесь к работнику с просьбой принести оригинал, чтобы внести ИНН в программу. А в ответ слышите: «Я вам при приеме все принес, и больше ничего приносить не буду». Никогда не сталкивались? У нас несколько раз такое было. Причем, с весьма высокопоставленными товарищами. На них не сильно наедешь и не пожалуешься начальнику.
А с бывшими госслужащими никогда не попадали? Часто бывает, что в течение последних двух лет после госслужбы человек два, а то и больше раз, менял работу. Неопытный, недобросовестный или зашоренный от обилия работы кадровик глянет только на последнее место работы, не пролистав трудовую книжку вглубь, и не заметит госслужбу. А тут проверка, неприятности…
Опять-таки инвалидность. В каком таком обязательном при приеме документе кадровик может узнать, что у нового работника инвалидность? У нас несколько раз бывало, что при приеме кандидат молчит. Подозреваю, из-за боязни, что его откажутся принять. А через полгода радостно приносит справку, да еще иногда требует, чтобы ему все льготы с момента приема на работу установили, а не с момента предъявления справки. Конечно, с датами любой кадровик справится. Составит акт о дате приема документа и именно с этой даты начнет отсчет льгот.
Но, все-таки хочется себе любимым иногда жизнь упростить. Отсюда и все изобретения. Мы, например, для приема разработали опись, в шаблон которой был внесен перечень всех обязательных и необязательных документов, которые нам предъявляли. Наименования документов были впечатаны в левом столбце таблицы. На всякий случай там были оставлены еще пустые графы. В среднем столбце кадровик делал пометки о приеме оригинала или копировании. А в правом столбце работник проставлял свою подтверждающую подпись.
При таком раскладе работник никогда уже не сможет заявить, что принес справку 182Н, а растяпы в кадрах ее потеряли. Потому как на Описи напротив этой справки будет стоять прочерк и подпись работника. Опять-таки и кадровики сами всегда могут заглянуть и уточнить, был ли принесен какой-то спорный документ.
Для логического завершения описания перечня принятых документов могу добавить, что над таблицей Работник или кадровик писал ФИО и дату, а под таблицей, прошу обратить особое внимание! – шло утверждение нового работника о принадлежности к госслужащим.
По факту он выбирал из предложенного, что в течение последних двух лет либо являлся, либо не являлся госслужащим. Рядом было место для адреса, на который следовало высылать уведомление. И как только новый работник обводил, что имел такой грех и являлся госслужащим, так кадровик сразу требовал указать этот адрес. Если кандидат затруднялся вспомнить его, что тоже часто бывало, то они вместе с кадровиком решали вопрос через интернет или по телефону. Что называется «ковали железо, не отходя от кассы».
Очень рекомендую такой приемный документ. Спасает в самых разных ситуациях. Опять же информирует работника о документах, необходимых при приеме. Вы же в шаблоне отметите, что обязательно, а что нет, что сдается в виде оригинала, а что предъявляется для копирования.
Могу познакомить еще с одним самиздатовским документом. В соответствии с законодательством Отдел кадров обязан ознакомить нового работника с действующими внутренними нормативными актами. Не знаю, как у вас в Компании, а у нас таких актов было порядка двадцати. И Правила внутреннего трудового распорядка, и Положение об оплате труда, и Положение о премировании, и Положение о социальной политике, и Положение о командировках, и Регламент предоставления отпусков, и Корпоративная этика, и Инструкция по делопроизводству, и Положение о защите персональных данных, и другая нормативка по безопасности.
Все эти документы хранились в толстой Короне и при приеме выдавались кандидатам для ознакомления. Кроме того, электронные версии документов болтались на внутреннем Портале, чтобы при необходимости работники могли прочитать их в любой момент. Законодательство требует от нас живую подпись работника об ознакомлении с документами. Ее можно получать под каждым нормативным актом, но, как вариант, при приеме удобнее ознакамливать списочно.
Для этого мы изобрели новый документ – Лист ознакомления. Опять-таки сверху ФИО нового работника, а ниже таблица, в которой в одном столбце перечислены названия документов, а в другом приказы, которыми эти нормативные документы утверждены. Внизу подпись работника и дата ознакомления. Честно говоря, начинали мы с подписей у каждого документа, но достаточно быстро нам это надоело. И мы стали довольствоваться одной общей подписью. Кстати, проверяющих такая система вполне устраивала.
Конечно, за Листом ознакомления необходимо следить, и как только в нормативке что-то меняется, тут же вносить в него обновления. Впрочем, так же как и в ознакомительную папку, и в электронную папку на внутреннем Портале. Но в любом случае, это удобнее. Лист ознакомления хранится в личном деле, и его очень легко достать.
Повторюсь, такой вариант ознакомления удобен только при приеме. Дальше знакомить давно работающих сотрудников с новыми документами гораздо удобнее в привязке к документам, а не к сотруднику.
План командировки – единый документ для оформления командировок. Это нечто среднее между Командировочным удостоверением и Служебным заданием. В нем было указано не только куда, зачем и когда едет работник. Там был указан уровень гостиницы (если был выше полагающейся по норме), вид транспорта, а еще были деньги – и суточные, и представительские, и на такси. План командировки утверждали руководители. А затем люди, занимающиеся организацией поездки, заказывали гостиницу, покупали билеты и выдавали деньги строго по данному документу. Кстати, в конце документа был отчет о командировке.
В реальности План изобрели не мы, а бухгалтерия. Это их документ. Но Отдел кадров был в числе согласующих и внес в него свою лепту в части уведомлений.
Мы же обязаны уведомлять отдельные категории работников, которые можно отправлять в командировки только с их согласия, о том, что они имеют право отказаться. Так вот мы такие «уведомления», а точнее выдержки из Трудового кодекса, и впечатали в шаблон документа прямо над подписью работника. Командированный хочет – читает это уведомление, не хочет – не читает, а только если какой льготник поедет в командировку, то у нас под нашим уведомлением его подпись будет.
Я написала, что Отдел кадров был в числе согласующих. Именно согласующих, а не оформителей. Мы контролировали, что в период командировки работник не запланировал отпуск. А уже после полного согласования оформляли приказы.
Кстати, предлагаю всем заменить командировки на поездки. Отличие заключается в том, что поездка в табеле отмечается рабочими днями (оплата по окладу, а не по среднему заработку), и приказы не нужны. Нужно только, чтобы у работника в трудовом договоре был зафиксирован разъездной характер работы. В плане остальной оплаты – дорога, гостиница, командировочные – точно такие же, как в командировках.
Кто из кадровиков сталкивался с декретниками в курсе, что документы дамы приносят постепенно. В начале беременности они могут принести справку о постановке на учет. Через несколько месяцев они донесут вам больничный на сто сорок дней. Затем могут принести продление этого больничного, ну а напоследок заявление на отпуск по уходу до трех лет со всеми полагающимися справками. При этом справка с работы мужа может быть некорректная. Этим грешат мелкие фирмочки, впервые сталкивающиеся с их написанием. А значит, комплект документов будет где-то лежать и ждать доукомплектования, чтобы его можно было запустить в работу.
Расскажу о нашем ноу-хау. Мы завели отдельную папку для декретных некомплектов. И первым делом разработали Лист учета документов декретников. Как только девушка приносила нам первый документ, свидетельствующий о ее беременности, мы тут же заполняли на нее Лист учета, засовывали его в файлик и вешали в папку по алфавиту.
Когда ее документы передавали бухгалтерам, то получали от них подпись на этом Листе. Если по документам был некомплект, то хранили то, что было в наличии, в файле и, соответственно, отмечали в Листе учета.
Когда, наконец, декретница приносила нам все документы по декрету и капитально усаживалась на три года дома, то мы, передав в бухгалтерию последнюю партию ее документов, вытаскивали файл с заполненным Листом учета из Короны и перекладывали его в личное дело. В принципе, на этом этапе можно было бы Лист учета и выбросить, но наша природная бережливость не позволяла этого делать.
О проекте
О подписке