Пять главных качеств руководителя

1. Умение работать в обстоятельствах неопределённости и постоянный оптимизм

Руководитель на высоких уровнях организационной структуры (уровень департамента, блока, правления) является также в некотором смысле предпринимателем (бизнесменом), потому что он отвечает не только за бизнес-процессы своего направления, но и за эффективное функционирование и развитие организации, за весь бизнес, включая финансовые показатели.

На уровне отдела и специалистов практически всегда есть постоянство в работе и планах. Но на уровне высшего руководства (от департамента и выше) действует очень много факторов неопределённости: постоянное изменение внешней среды, ежедневное принятие решений по выбору из множества альтернатив (продукты для производства, проекты, закупки, сценарии процессов, варианты стратегий и т. п.), различные риски (операционные, рыночные, репутационные, правовые и т. д.). Постоянный оптимизм и высокая самоорганизованность хорошо в этом помогают.

Если высшее руководство в каких-то ситуациях (например, совещаниях, интервью) проявит пессимизм или беспокойство, и это заметят сотрудники, то они могут подумать, что в реальности дела в организации ещё хуже. Поэтому ни в коем случае нельзя допускать этого, и даже в самых проблемных ситуациях нужно проявлять оптимизм.

2. Высокая активность, постоянное развитие, лидерство

Из пустоты и неопределённости создавать новую идею, а из идеи создавать новый продукт, сервис, физическое или цифровое решение, которое будет приносить пользу людям – это большой талант. И этим талантом должны обладать современные руководители. Добиться высоких результатов работы и потом остановиться, уйти в тень, перейти в пассивный режим – это не наш путь. Высокая активность и постоянное развитие – это правило на всю жизнь, включая всю профессиональную карьеру. Меняется мир (экономика, законодательство, окружающая среда), технологии, потребности клиентов – меняется организация, её корпоративная архитектура (стратегия, бизнес-процессы, организационная структура – рис. 1).

3. Умение переключаться между работой и отдыхом

Известны руководители, которые в течение многих лет работали с большими перегрузками и в результате получили существенные проблемы со здоровьем или профессиональное «выгорание». Всё это в итоге вынудило их уйти с работы. Необходимо соблюдать баланс между работой, отдыхом и личной (семейной) жизнью, уметь быстро отключаться от рабочих проблем на некоторое время. Какой бы ни был сложный и проблемный день, вечером нужно научиться переводить мысли в спокойное состояние и точно вовремя переходить ко сну. А утром продолжать решение всех вопросов и проблем.

Также всем известно, что для приобретения новых сил и вдохновения к новым свершениям хорошо помогают путешествия. «Иногда один день, проведенный в других местах, дает больше, чем десять лет жизни дома», – Анатоль Франс (французский писатель).

4. Работа в условиях постоянной борьбы

Чем более высокую известность получает человек и чем больше растёт его компания (бизнес, подчинённые подразделения), тем с большим потоком негативной информации ему приходится сталкиваться (в том числе по отношению к себе). Преодолевать этот негатив опять же помогает постоянный оптимизм и чёткое следование личным и корпоративным стратегическим целям. Критика и осуждения профессиональной деятельности человека с многолетним опытом часто беспочвенны и не имеют обоснования, а великих людей это только укрепляет и мотивирует к ещё большим достижениям.

Важное качество руководителя – это умение постоянно отстаивать интересы своей компании, своего подразделения или бизнес-направления, умение жить и работать в условиях периодически возникающих конфликтов, быстро и правильно разрешать конфликтные ситуации.

5. Культура, интеллигентность, уважение

Руководитель любого уровня в организационной структуре – это пример для подчинённых сотрудников. Это образ жизни и труда, которому многие будут осознанно или неосознанно следовать (перенимать, повторять). Поэтому очень важны такие качества руководителя, как высокая культура, интеллигентность, сдержанность, вежливость, уважение к коллегам и партнёрам, внимательность. Противоположные качества руководителей всегда создают в коллективе негативную рабочую обстановку и неблагоприятный психологический климат, увеличивают текучесть кадров в организации.

Современные технологии управления

Вся деятельность, которой управляют руководители, а также сами процессы управления должны быть формализованы, чётко структурированы и автоматизированы. Необходимо выполнить как минимум три задачи.

1. Внедрить систему бизнес-моделирования (например, Business Studio) и с её помощью:

• разработать стратегию развития своего направления деятельности;

• описать в виде моделей, регламентировать и оптимизировать процессы;

• разработать показатели KPI для измерения стратегических целей и процессов, организовать их учёт и контроль;

• спроектировать наиболее правильную организационную структуру, соответствующую стратегии и процессам;

• рассчитать трудоёмкость процессов и на её основе – оптимальную численность персонала.

Всё это можно сделать в пустой базе данных или с чистого листа, но это долго, неэффективно и очень затратно. А можно использовать готовые решения, чтобы сэкономить время, ресурсы, избежать (минимизировать) ошибки и риски:

• сборник стратегий развития организаций и процессов [1];

• сборник типовых моделей процессов [2];

• библиотека готовых регламентирующих документов [3].

Задача-максимум – это построить комплексную цифровую модель организации (рис. 1) и корпоративную базу знаний, которая содержит полную и самое главное взаимосвязанную информацию об организации: стратегические цели, бизнес-процессы и продукты, организационная структура, ИТ-архитектуру, операционные риски, показатели KPI, требования в области качества, проекты и др.

2. Внедрить систему управления задачами и поручениями (трекер) и виртуальный цифровой офис (например, Яндекс 360 + Cloud или аналоги). Всё больше организаций создают виртуальное рабочее пространство на базе единой экосистемы (группы взаимосвязанных сервисов), которая кроме трекера задач также включает: корпоративную почту и календари, общий диск (облачное хранилище), видеосвязь для проведения онлайн-совещаний, онлайн-документы и формы, мессенджер и многое другое. Такой подход более удобный, чем внедрять сервисы или ИТ-системы от разных производителей по отдельности.

3. Внедрить систему управления процессами (BPMS), включая онлайн-контроль их исполнения и частичную роботизацию (например, ELMA, DIRECTUM). Многие процессы в организациях являются сквозными (с большим количеством участников) и имеют сложную логику выполнения, поэтому одной только регламентации и простых инструментов недостаточно, потребуется BPMS.

Роботизация (robotic process automation) позволит перевести массовые и рутинные процессы и процедуры в режим автоматического выполнения по заданным алгоритмам (моделям), затем применить технологии искусственного интеллекта (intelligent process automation), а часть сотрудников перевести на более сложные задачи и проекты с повышением квалификации.

Рис. 1. Комплексная цифровая модель организации (структура) и 7 систем управления

Чек-листы для оценки управленческой и личной эффективности

Первый чек-лист (табл. 1) посвящён управленческой эффективности. Оценивается деятельность, которой управляет руководитель: организация в целом, крупное направление (блок) или структурное подразделение (департамент). Это не обязательно бизнес-деятельность (продукты, услуги), а может быть любое обеспечивающее направление (например, ИТ-обеспечение).

Второй чек-лист (табл. 2) посвящён личной эффективности руководителя. Он содержит список личных качеств, параметров работы, наиболее актуальные требования. Заполняется руководителем самостоятельно (как самооценка). Часть требований оцениваются за период (например, за прошедший год), а часть – показывают состояние на текущий момент.

Шкала оценок выбирается любая, например 1–5. Индекс эффективности рассчитывается как среднее значение по всем оценкам, переведённое в проценты. Если все оценки равны 4, тогда индекс эффективности будет равен: (4 × 12) / (5 × 12) × 100 = 80 %, где «5 × 12» – это максимально возможный суммарный балл, а «4 × 12» – это набранный суммарный балл.

Главная ценность чек-листов заключается в том, что на основе проставленных оценок можно выявить недостатки и слабые стороны, а потом их проработать (улучшить, оптимизировать). Сильные стороны использовать как конкурентное преимущество для дальнейшего развития. Также будет полезно отслеживать историю чек-листов и их индексов в течение длительного времени (каждый год), чтобы видеть динамику развития и стремиться к результату 100 %. Практическим методам повышения управленческой и личной эффективности руководителя (как добиться значения индекса 100 %) посвящена следующая глава.

Табл. 1. Чек-лист для оценки управленческой эффективности руководителя

Табл. 2. Чек-лист для оценки личной эффективности руководителя

Повышение управленческой и личной эффективности руководителя

Известно большое количество методов, способов и направлений повышения управленческой и личной эффективности руководителей. Некоторые из них детально описаны в разных книгах и статьях, а какие-то известны мало. Автор в течение многих лет проводит систематизацию всех наиболее практичных методов, которые доказали свою универсальность и успешность в работе организаций разных отраслей.

Любой руководитель (особенно высших уровней) ежедневно сталкивается с большим количеством проблем, сложных ситуаций и вопросов, требующих быстрых и правильных решений. Можно полагаться на собственный опыт, можно действовать методом «проб и ошибок», можно заранее проходить обучение (тренинги), но лучший вариант – воспользоваться готовыми рекомендациями и практиками. Все они систематизированы на 8 основных групп (рис. 2, 3, 4, 5).

1. Личная эффективность и личные качества руководителя

2. Управление персоналом

3. Управление временем и задачами

4. Финансы

5. Коммуникации, взаимодействия, контакты

6. Работа с документами и информацией

7. Информационные технологии

8. Управление организацией

По этим группам в данной книге приведено 95 направлений, каждое из которых включает в среднем 9–10 практических рекомендаций и решений. Для удобства чтения каждое направление (набор рекомендаций) оформлено в виде отдельной страницы.

Рис. 2. Направления по повышению управленческой и личной эффективности руководителя (часть 1)

Рис. 3. Направления по повышению управленческой и личной эффективности руководителя (часть 2)

Рис. 4. Направления по повышению управленческой и личной эффективности руководителя (часть 3)

Рис. 5. Направления по повышению управленческой и личной эффективности руководителя (часть 4)

Примеры стратегий организаций и их эффективная разработка

Руководитель каждой организации или бизнес-направления (блока) хотел бы иметь правильно оформленную детальную и эффективную стратегию. Но далеко не у всех есть выделенные специалисты или помощники, которые могли бы и умели бы разрабатывать и оформлять стратегии развития. В данной главе рассмотрим примеры компонентов стратегии организации и ссылки на готовые решения, которые можно применять сразу без специального обучения.

Стратегия в широком понимании