Цитаты из книг автора «Ольга Лукинова»

Когда отправляете письмо, постарайтесь сделать так, чтобы человеку для ответа и принятия решения не нужно было что-то дополнительно искать.

Чтобы не показаться грубым в коротком письме, используйте все необходимые формы вежливости (обращение, приветствие, представление, прощание, подпись).

Чтобы понять, каким по объему должно быть ваше письмо, представьте, что получатель читает его в ванной, в пробке, на светофоре или во время пересадки в общественном транспорте. За несколько секунд собеседник должен понять, чего вы от него хотите. Это поможет вам сориентироваться, как должно выглядеть письмо.

Адрес получателя всегда пишите в последнюю очередь. В том числе для того, чтобы случайно неаккуратным движением не отправить недописанное письмо.

Постарайтесь в почте не писать: • конфиденциальную информацию (PIN-коды, пароли, коммерческие тайны);• обсуждение и планирование незаконных действий (даже в шутку);• оскорбления и резкие эмоциональные высказывания в адрес собеседника;• негативные суждения о других людях;• ироничные и саркастические высказывания и насмешки над людьми. Все это может сработать против вас, если по какой-то причине станет известно другим людям. Ваш собеседник может в своих интересах использовать ваши письма или вашу почту могут взломать. Да и всегда (поверьте, всегда!), если вы плохо или иронично отзываетесь о каком-то третьем человеке, то рано или поздно это письмо по случайной ошибке обязательно кто-то ему перешлет.

Любая переписка может быть переслана другим людям, опубликована в интернете, отправлена нотариусу и будет иметь юридическую силу. Важно об этом помнить, когда отправляете письмо или сообщение.

• здороваемся в начале письма; • представляемся, если пишем незнакомому человеку (даже если в подписи у нас стоит полное наименование нашей должности и всех регалий);• ставим в подписи «С уважением…», хотя это и остается исключительно ритуальной формальностью; • для деловой переписки предпочтение отдается электронной почте, а не мессенджерам.

Из этого принципа может следовать много правил, среди них: • старайтесь не писать и не звонить человеку в нерабочее время;• старайтесь не использовать те каналы коммуникации, которые чаще являются частью неформального общения (социальные сети, мессенджеры);• о звонке предупреждайте заранее, потому что звонки могут вторгаться в чужое пространство, заставляя отрываться от текущих дел, и нарушать границы; • если пишете письмо и ставите в копию людей, которые могут быть не знакомы вашему основному адресату, представьте их.

Ваши личные договоренности становятся важнее тех правил, которые сложились и используются по умолчанию.

В деловом общении мы настороженно отнесемся к позднему ночному звонку, сообщениям на стене в социальной сети или голосовому сообщению в выходные дни. При этом зачастую мы позволяем все это нашим близким.