Следует всесторонне продумать предмет обсуждения и структуру беседы: определить ее тему и цель, заранее пред усмотреть свои аргументы и возможные контраргументы партнера, а также обозначить очередность рассматриваемых вопросов.
Коктейль начинается в промежутке между 17 и 18 часами и длится примерно полтора-два часа. Во время его проведения разносят прохладительные и алкогольные напитки, а также холодные закуски в виде канапе (небольших бутербродов). Возможна и подача горячих блюд.
Термин «переговоры» можно считать русским эквивалентом английского слова «negotiation» или французского «negociation», которые имеют латинское происхождение (от латинского «negotium» – занятие, дело, работа). Поэтому самые ранние употребления этого термина были связаны с торговлей и деятельностью купцов и коммерсантов (франц. «negociant» и англ, «negotiant» – торговец, негоциант, лат. «negotiator» – банкир, коммерсант).
Дипломат и писатель Вашингтон Ирвинг назвал переговоры «хитроумным стремлением к тому, чтобы с помощью мирных маневров и кабинетных проделок добиться таких преимуществ, какие государство обычно не может вырвать иначе, как силой оружия».
Все мероприятия – и светские, и деловые – делятся на дневные, проходящие до 18 часов, и вечерние, назначенные на 18 часов и позже, поэтому парадная одежда также бывает дневной и вечерней. На утренний официальный прием в 11 или 12 часов дня не принято надевать темные вечерние костюмы – только светлые. «Время дневных костюмов» заканчивается примерно в 16 часов. Потом наступает промежуточное «коктейльное время» – коктейли назначают, как правило, на 17 или 18 часов. А после 18 часов гости приходят на прием в вечерних костюмах.
Так, например, в протокольном смысле этого слова можно назвать беседу российского губернатора с мэром иностранного города или беседу председателя Законодательного собрания с иностранной парламентской делегацией.