Цитаты из книги «Текст по полочкам. Краткое пособие по деловой переписке»

Этикет — это не «универсальные правила». Это «общие правила безопасности, пока ты не знаешь другого человека».

Распространенная ошибка — использовать перечни вместо любого перечисления, даже если это перечисление не слишком важно для понимания текста.

Чтобы перечень было легко читать, соблюдайте пять правил: 1. Элементы читаются отдельно от основного текста. 2. Элементы устроены одинаково. 3. Смысл вынесен в начало. 4. Перечень дружит с подзаголовком. 5. Никаких вложенных перечней.

Если в письме или на слайде пять абзацев или больше, пора делить текст на разделы.

Разбираться в чужой переписке — это мучение.

И есть еще один малозаметный эффект: если мы отправляем сообщение после 20:00, есть вероятность, что наш читатель откроет его тоже после 20:00. А теперь следите за руками: Он прочитает, но делать какую-то работу сейчас не будет — отложит до завтра. Сообщение при этом останется прочитанным, и человек может добраться до вашего вопроса, только когда вы о нем напомните. Пока он будет читать, в его голове будет мысль в духе «Почему ты мне пишешь посреди ночи? У меня что, нет личной жизни? Ты думаешь, я обязан отвечать тебе по ночам?» В отдельных случаях человек начнет вам отвечать — но ведь его интеллектуальные способности сейчас тоже не на пике. Вы получите ответ от такого же «горячечного».

Риски реализации проекта: — В случае невозможности в короткий срок получить подтверждение от исполнителя существует риск задержки поставки на срок до 2 месяцев. — Без должной подготовки персонала велика вероятность жалоб со стороны клиентов в социальных сетях.  Риски реализации проекта: — Задержка поставки до 2 месяцев, если мы не сможем получить подтверждение от исполнителя до конца месяца. — Жалобы клиентов в соцсетях, если мы не успеем подготовить персонал.

И тут нужно проверить, чтобы формулировка элементов перечня была понятна, даже если читатель проскочит это обобщающее предложение. Например, вы говорите о распространенных ошибках. Посмотрите на обобщающее предложение и элементы перечня:  Основные задачи. При переносе данных важно избежать: — задвоения записей в базе заказов; — создания конфликтующих версий заказов; — автоматического удаления неподтвержденных заказов. Если пропустить слово «избежать» в обобщающем предложении, то сложится впечатление, будто наши задачи — задвоить, создать конфликты и автоматически удалить. Чтобы не путать читателя, нужно переформулировать обобщающее предложение и элементы перечня:  Основные задачи. При переносе данных мы должны: — избежать задвоения записей в базе заказов; — синхронизировать конфликтующие версии заказов; — сохранить неподтвержденные заказы. Теперь очевидно, что основные задачи — избежать, синхронизировать и сохранить. Даже если читатель пробежит по этим пунк-там по диагонали, он не перепутает, что к чему.

С точки зрения читателя это выглядит так: Хороший текст — это тот, в котором я сам решил, что читать. Я быстро понял, где для меня важное, а где второстепенное. Я сам выбрал, что мне здесь читать, получил нужную информацию и пошел дальше заниматься своими делами. Плохой текст — тот, который заставляет меня распутывать переплетения слов в попытке вычленить смысл. Это раздражает, потому что я хочу скорее заняться своими делами, а не разбираться в чужом тексте.

Три вопроса в одном письме Тема: вопросы к тебе Василий, привет! Можешь прислать выгрузки по «Альтаиру» за 2021 год? Нам нужно для сверки. Еще нам нужны свежие данные по посещаемости сайтов конкурентов — когда можешь сделать? Также приглашаю тебя на встречу отдела коммуникаций по вопросу настройки новой системы сквозной аналитики, тебе нужно будет подготовить рассказ о том, что было сделано в 2020 году. Встреча в понедельник, 18 октября, в 15:00, сможешь?  Три вопроса, три письма Тема: «Альтаир» — прислать выгрузку 2021 до пятницы, 16 окт. Василий, привет! В пятницу, 16 окт., будет совещание по бюджету на «Альтаир», нужна выгрузка за 2021 г. Пришли, пожалуйста, до самой встречи или, если можешь, приходи на встречу в 15:00 и покажи ее со своего экрана. Тема: Конкуренты: собрать стат. посещаемости (III кв. 2021) Вася, у нас начинается планирование по закупкам на конкурентных запросах, нужны данные по их посещаемости. Само планирование будет в ноябре, но мне