Цитаты из книги «Секреты фасилитации. SMART-руководство по работе с группами»

Обзор пройденного (Review). Быстро пройдитесь по уже завершенным к настоящему моменту вопросам. Обзор предстоящего (Preview). Вкратце опишите, что еще предстоит сделать группе. Общая картина (Big view). Объясните, как новый пункт повестки вписывается в общую цель сессии.

Вот насколько важным бывает флипчарт — независимо от его размера или формы!

Чтобы подготовиться к встрече, все настроить и расставить, придите за 15–30 минут до начала сессии — это позволит вовремя решить все неожиданные проблемы, а затем уделить внимание приходящим участникам. Убедитесь, что в комнате для совещаний есть все необходимое: стулья и столы, схемы и графики, парковочные доски, маркеры, клейкая лента, таблички с именами. Еще раз изучите свои заметки относительно открытия. Приветствуйте приходящих участников. Поговорите со организатором на тему того, кто и когда начнет собрание. Предупредите участников о начале за две минуты. Внимательно слушайте вступительную речь организатора, чтобы апеллировать к его словам во время открытия или позднее в течение дня.

Скажите, что собрание начнется через две минуты. Попросите участников занять свои места (или пусть объявление сделает организатор). В нужный момент дайте слово первому выступающему.

К примеру, я говорю: «Нас здесь шестнадцать человек. Если каждому потребуется три минуты на то, чтобы рассказать о себе, знакомство займет более сорока пяти минут. Давайте не будем так делать. Все ли согласны ограничиться тридцатью секундами, рассказывая о себе? Чтобы вы ориентировались во времени, я запущу таймер. Когда вы услышите сигнал, то поймете, что ваши тридцать секунд закончились. Вы сможете завершить предложение, но прошу вас не начинать нового. И постарайтесь обойтись без точек с запятыми».

Во время подготовки определите свою цель, объем времени, которое вы можете выделить на знакомство участников, и то, как вы это будете делать. Запишите вопросы на флипчарте, чтобы убедиться, что люди понимают, чего вы от них хотите. Дайте им время (к примеру, минуту) для того, чтобы заранее записать свои мысли перед тем, как вы дадите слово первому участнику. Установите временные рамки для каждого выступающего (к примеру, 30 секунд); для напоминания о времени используйте часы со звуковым сигналом.

Попросите присутствующих рассказать о трех «подарках», которые они могут сделать для успешной работы, и об одном «крючке» — то есть о том, что должно произойти, чтобы они заинтересовались работой и сохранили интерес (впервые я узнал о «подарках» и «крючках» от Грега Бриттингема, когда он работал в Общественно-политическом центре Университета Содружества Виргинии).

К примеру, можно спросить человека о его любимом фильме или о самом неловком моменте в его жизни. Однако я рекомендую использовать процедуру, во время которой участники делятся информацией, помогающей целям сессии. К примеру, они могут рассказать о чем-то полезном и нужном для успеха команды.

Список вопросов — сюда я заношу темы, которые необходимо будет обсудить позже в ходе сессии или за ее пределами. Список решений — на этой доске отображаются принятые группой решения, благодаря чему к ним можно обращаться в любой момент. Список действий — здесь я веду запись того, что нужно будет сделать после сессии. Список действий должен представлять собой таблицу с тремя колонками, озаглавленными «Действие», «Кто» и «Когда».

Парковочные доски помогают группе не сбиться с пути. На них можно записывать возникающие в разговоре темы, не связанные напрямую с текущим обсуждением. Парковочные доски помогают участникам самостоятельно менять поведение. Люди сами начинают чувствовать, что вопросы преждевременны или не относятся к теме. Записи на парковочных досках видны всем, любой может убедиться, что ничто из высказанного им ранее не пропало. Записывая на доске чье-то замечание, вы подспудно сообщаете участнику, что его вклад в работу был достаточно ценным.