Цитаты из книги «Номенклатура дел организации. Практическое пособие для секретарей, делопроизводителей, специалистов службы ДОУ, руководителей организаций и учреждений»

Для дел, состоящих из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок, а затем заголовки каждого тома (части). Индекс присваивается один для всех томов (частей). В заголовке электронных дел ставится отметка «Электронный документ»; в графе «Примечание» указывается место их хранения, вид носителя, на которых они хранятся, ФИО ответственного за сохранность информации, ФИО ответственного за резервное копирование.

документов. Если в деле есть документы с приложениями, то термин «документы» также допустим (например, «Документы к протоколам заседания коллегии»). Наличие копий документов в деле также должно быть отражено в заголовке например: «Штатное расписание МБОУ „Средняя общеобразовательная школа №88“ и изменения к нему. Копии». В названиях дел, включающих переписку, необходимо указывать, с кем и по какому вопросу она ведется. Например: «Переписка с органами государственной власти и местного самоуправления по вопросам награждения работников государственными наградами». Заголовки дел по вопросам, которые в течение одного года не завершены – «переходящие». Их переносят с таким же индексом в номенклатуру организации следующего года. Ярким примером «переходящего» дела является личное дело сотрудника, т. к. оно формируется на протяжении всей его профессиональной деятельности и завершается лишь после увольнения. Также переходящими могут быть локальные нормативные акты (положения, уставы, инструкции), регистрационные книги и журналы. В графе №5 «Примечание» номенклатуры к таким делам ставится пометка «переходящее».

В заголовках дел допускается употреблять термин «документы», если в деле находятся документы по одному вопросу. В этом случае нужно указать, какие именно документы имеются в виду. Например, «Документы по проекту „Наш дом“ (планы, списки, доклады)». Обычно в скобках перечисляются 2 или 3 вида

3) Составление заголовков (наименований) дел. Названия на обложках дел должны быть идентичными с заголовками дел в номенклатуре. Заголовок должен четко отражать состав и содержание документов, которые находятся в деле. Нельзя использовать сокращенные наименования, сложные обороты, вводные слова, «размытые» формулировки («Исходящие документы», «Разная переписка», «Отчеты»).

Определение состава документов для включения в номенклатуру. Чтобы составить номенклатуру дел, необходимо изучить содержание и состав документов в структурных подразделениях организации, её совещательных, коллегиальных, временно и постоянно действующих органах (например, экспертных, методических комиссиях, и др.) На данном этапе целесообразно воспользоваться примерной номенклатурой дел либо руководствоваться типовой при наличии. В номенклатуру дел включаются названия всех дел, которые формируются в организации на документированных участках работы. Также вносятся названия дел, которые ведутся лишь в электронной форме (при наличии таких дел). На практике разработку номенклатуры поручают секретарю или делопроизводителю, но один человек не может знать досконально все участки работы в организации, а следовательно, не обладает необходимой информацией о всех документах. Это и не входит в его обязанности. Поэтому в данной ситуации необходимо взаимодействовать со специалистами из каждого структурного подразделения и запросить у них информацию о документах, формирующихся в их отделах. Если Ваша организация вновь создана или является правопреемником ликвидированной, то в номенклатуру включаются наименования незавершенных дел ликвидированной организации. Заголовки печатных изданий не включаются.

и последовательность расположения формируются исходя из штатного расписания организации. Т. е. названия разделов номенклатуры соответствуют названиям структурных подразделений в штатном расписании. Также можно использовать для разработки структуры номенклатуры дел классификатор структурных подразделений при наличии такового. Названием первого раздела является название того отдела или службы, где находится документация руководства организации, нормативно-правовые документы. Это может быть служба документационного обеспечения управления, отдел делопроизводства и т. п. Если в организации нет структурных подразделений, то разделы формируются в соответствии с управленческими функциями или по направлениям деятельности. Например, организационно-распорядительная деятельность, управление персоналом, группа дел по бухгалтерскому учет, охрана труда и др.