Цитаты из книги «Номенклатура дел организации. Практическое пособие для секретарей, делопроизводителей, специалистов службы ДОУ, руководителей организаций и учреждений»

В Типовом перечне указаны сроки хранения документов, общих для всех организаций. Но каждая организация ведет свою специфическую деятельность, и документы, в которых она отражена, могут отсутствовать в Типовом перечне. Сроки хранения таких документов можно определить с помощью других перечней.

Если есть необходимость хранить документы дольше, чем указано в Типовом перечне, то организация может увеличить срок хранения. Нужный срок устанавливается экспертной комиссией организации. Типовой перечень – обширный документ, поэтому, чтобы долго не листать его в поисках нужной информации, можно воспользоваться указателем в конце перечня. В нем расположены наименования документов в алфавитном порядке и ссылки на соответствующие статьи перечня со сроками хранения.

«До замены новыми» (ДЗН) – документы используются в работе организации до тех пор, пока их не отменят или не заменят на новые. «ЭПК» – документы, срок хранения которых истёк, направляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии государственного архива. Она определяет – можно их уничтожать или нет, т. к. эти документы могут иметь практическое или научное значение. Уменьшать срок, указанный в Типовом перечне, нельзя.

Обратите внимание – в этом основном перечне к некоторым документам есть пометки вместо срока хранения. Разберём их подробнее. «До минования надобности» (ДМН) – это значит, что организация сама вправе установить срок хранения для этих документов. Главное – хранить их не менее 1 года.

в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2015 №558 (далее – Типовой перечень).

5) Определение сроков хранения дел. Чтобы определить, как долго хранить те или иные документы, необходимо воспользоваться перечнями документов со сроками хранения. Это справочники, составленные архивными учреждениями или ведомствами. Общий для всех организаций (в т. ч. негосударственых) — «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся

Дела с перепиской располагаются в следующем порядке: – переписка с вышестоящими органами; – переписка с неподчиненными предприятиями, организациями, учреждениями; – переписка со своими представительствами, филиалами (при наличии), с подведомственными организациями. Бывает так, что в течение года в организации заводятся новые непредусмотренные дела, их названия пишутся от руки в номенклатуру дел. Поэтому, при составлении номенклатуры в каждом разделе необходимо оставить 2—3 пустые строки. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

актов, регулирующих деятельность организации, учредительных, содержащих организационно-распорядительную документацию (приказы вышестоящих организаций, располагаются перед приказами руководителя организации). За ними следуют заголовки дел с плановыми и отчетными, справочно-информационными документами и др. Причем размещать их нужно по степени важности и в логической последовательности – сначала, например, годовые отчеты, за ними квартальные, потом месячные. Книги, журналы регистрации документов, как правило, располагаются в конце каждого раздела перед резервными номерами. Нужно объединить заголовки дел в каждом разделе так, чтобы они были связаны тематически (например, вместе все «приказы», «отчеты», «переписку» и др.).

4) Систематизация заголовков дел внутри номенклатуры структурного подразделения. Индексация дел. Внутри разделов номенклатуры заголовки дел располагаются в определенном порядке. Сначала указываются заголовки самых важных документов – нормативных правовых

Для электронных образов документов (электронных копий документов, подготовленных на бумажном носителе) в графе «Примечание» ставится отметка «ЭД», место хранения электронных документов, вид носителя, на которых они хранятся, ФИО ответственного за сохранность информации, ФИО или название структурного подразделения, ответственного за резервное копирование.