Цитаты из книги «Тайм-менеджмент. Полный курс»

3.5. Метод структурированного внимания и горизонты планирования

Шаг 1. На сетке времени в ежедневнике или календаре в Outlook отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв на непредвиденные обстоятельства. Шаг 2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами. Удобно пользоваться недатированными ежедневниками. Это дает возможность заполнять разворот записями задач на один день. На левой его странице записываем жесткие задачи, а на правой — гибкие. Это очень удобно, особенно если у вас размашистый или крупный почерк. Шаг 3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые задачи, работающие на ключевые стратегические цели. Должно быть не более двух-трех задач. При этом рекомендуется держать под рукой стратегическую картонку с выписанными ключевыми, значимыми целями (подробнее о стратегической картонке см. главу 1 «Целеполагание»). Это позволит определиться с выбором действительно приоритетных задач. Шаг 4. «Бюджетируем» время на крупные и приоритетные гибкие задачи. Рядом с каждой из них указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения. Правило бюджетирования времени. При определении бюджета времени на приоритетные задачи важно помнить, что планировать следует не более 60% рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40% оставляем как свободный резерв для гибких задач и на непредвиденные изменения ситуации. Шаг 5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем, а невыполненные переносим на следующий день. Таким образом, планируя свой день, мы учитываем три типа задач: жесткие — привязанные к определенному времени; гибкие — зависящие от контекста (условий, обстоятельств); бюджетируемые — приоритетные, важные задачи, которые жестко не привязаны ко времени, но для которых мы определяем количество часов, необходимое для их выполнения.

Жестко-гибкое планирование дня

Преимущества результато-ориентированного планирования задач: концентрация внимания и энергии на достижении конкретных результатов; гибкость планирования, возможность переносить в рамках дня выполнение задач, которые нет необходимости жестко привязывать к конкретному часу; экономия своих сил, так как некоторые задачи решаются сами собой, без вашего участия; возможность вам самим значительно меньше отвлекаться от дел и создание условий для того, чтобы вас в течение дня меньше отвлекали другие; решение тех задач, которые именно для вас являются самыми главными; удовлетворение от того, что видите, как много вам удалось сделать за день.

конкретизированная задача, в которой есть дополнительные условия, но нет понимания конечного результата. Когда может быть полезна конкретизация? Если мы делегируем какую-то задачу, целесообразно указать дополнительные условия, делающие ее более понятной для исполнителя. Если дополнительные условия являются неотъемлемой частью самой задачи.

Результато-ориентированные формулировки задач и конкретизация.

таких задач может быть две-три, не больше.

Решать приоритетные задачи бывает для нас психологически трудно, и мы склонны их откладывать. Например, написание реферата или диплома, как правило, затягивается до самого последнего критического срока, а подготовка к экзамену откладывается на последний день, и всегда именно одного дня и не хватает, чтобы все выучить. А это верный путь впасть в панику, обеспечить себе стрессовую ситуацию, что совсем некстати на экзамене или зачете, не говоря уже о защите дипломной работы. Поэтому имеет смысл отметить красным маркером то важное дело, которое вы привыкли откладывать на последний момент.

Шаг 4. План всегда держите под рукой и в течение дня обращайтесь к нему как можно чаще. Выполненные задачи помечайте «+», а напротив тех, которые остались

Шаг 3. Используйте различные цвета для обозначения важности задач. Например, красным выделите два-три наиболее приоритетных, самых важных дела; желтым — текущие дела, которые необходимо выполнить сегодня; зеленым — те, которые можно безболезненно перенести на следующий день (таблица 3.6). Цвета рекомендуется выбирать другие, разработав собственную систему обозначения.