Цитаты из книги «Делегирование и управление»

Постоянно мотивируйте ваших сотрудников Позитивное чувство самоуважения и собственной значимости — ключевой фактор высокой эффективности и мотивации. Каждому человеку необходимо ощущать свою важность и чувствовать себя победителем. Чтобы ваши сотрудники чувствовали себя победителями, соблюдайте пять основных принципов. Во-первых, чтобы повысить самоуважение сотрудников, четко формулируйте цели и показатели, которые им нужно достичь. Невозможно попасть в мишень, которую не видишь. Во-вторых, устанавливайте измеряемые и достижимые стандарты, чтобы ваши сотрудники понимали, насколько эффективны их усилия в процессе достижения цели. В-третьих, структурируйте работу таким образом, чтобы сотрудники достигали установленные цели и ощущали свою успешность. Ваша задача как руководителя — обеспечить платформу для регулярных побед ваших сотрудников. В-четвертых, практикуйте принцип позитивного ожидания в отношении каждого сотрудника, независимо от того, какие сомнения могут быть у вас на его счет. Возьмите на вооружение фразы типа: «Я знаю, что вы великолепно справитесь» или «Я полностью в вас уверен». В-пятых, публично хвалите своих сотрудников за хорошо выполненную работу и признавайте их достижения. Нет смысла быть победителем, справляться с задачей или достигать цели, если это остается незамеченным, тем более руководителем. Используйте любую возможность похвалить сотрудника лично и перед сослуживцами. Если вы даете положительную обратную связь или хвалите сотрудника в присутствии коллег, мотивационный эффект от этого в два раза выше, чем когда то же происходит без свидетелей. В результате ваши сотрудники будут стремиться работать еще эффективнее в будущем.

действий, которые можно предпринять. Чем больше вариантов решения проблемы можно сформулировать, тем больше вероятность прийти к единственно верному решению или к правильной комбинации действий. Как правило, стоит более внимательно отнестись к той проблеме, у которой есть только одно решение. Принять решение. Пусть ваши сотрудники выберут решение, которое им кажется оптимальным в данной ситуации, и объяснят свой выбор. Какие аргументы они приведут в поддержку своих действий, а не любых других шагов? Ваши сотрудники могут обратиться к вам за советом и помощью только после того, как прошли четыре этапа процесса решения проблемы. Руководители, на практике внедрившие этот простой процесс, с удивлением обнаружили, что у них освободилось более 75% всего того времени, что раньше они тратили на обсуждение вариантов решения различных проблем со своими сотрудниками. У сотрудников появляются собственные идеи и решения, которые они реализуют, не обращаясь к начальнику. Вы и сами как руководитель можете взять на вооружение четыре этапа процесса решения проблемы. С какой бы проблемой вы ни столкнулись, прежде всего четко ее сформулируйте. Во-вторых, определите, как она возникла. В-третьих, найдите возможные варианты решения. Наконец, в-четвертых, выберите оптимальное решение с учетом всех факторов.

Процесс решения проблемы С этого момента предлагайте подчиненным придерживаться четырехэтапного процесса решения проблем, прежде чем они обратятся за помощью к вам. Этот инструмент уже внедрили в практику многие руководители, и это существенно снизило число обращений непосредственно к ним. Изложить все письменно. Предложите вашим сотрудникам четко формулировать в письменной форме суть проблемы или решения, которое требуется принять, прежде чем они придут к вам. Обычно половина времени, потраченного на обсуждение решения проблемы, уходит на то, чтобы внести ясность, в чем же состоит проблема. Во многих случаях обсуждение так и не сдвигается с мертвой точки, поскольку нет единого мнения по поводу препятствия или сложности, с которыми люди имеют дело. Настояв на том, чтобы сотрудники сначала описывали проблему, с которой собрались идти к вам, вы удивитесь: в большинстве случаев им вообще не требуется ваша помощь. Ответ или решение станут очевидными, как только сама проблема будет ясно сформулирована. Медики по этому поводу говорят: «Точный диагноз — половина лечения». Выявить причины. Пусть ваши сотрудники определят источник проблемы или причину, по которой она возникла. Почему и как все произошло? Опять-таки попросите их сформулировать письменно, составить список. Чем больше ясности в вопросе о причине проблемы, тем обычно легче найти эффективное решение. Определить пути решения. Пусть ваши сотрудники предложат все возможные способы решения проблемы или все альтернативные варианты

Люди, добивающиеся высоких результатов, всегда ориентированы на поиск решения: что они могут сделать, чтобы решить проблему, устранить препятствие и достичь цели. Люди со средним уровнем эффективности, наоборот, всегда ищут виноватого, что делает их раздражительными и малоэффективными. Колин Пауэлл[10] однажды сказал: «Лидерство — это решение проблем». Успех — это способность эффективно справляться с проблемами. Вместо того чтобы выходить из себя или обвинять других, когда что-то идет не по плану, рассматривайте каждую проблему с позиции возможного роста и развития ваших управленческих навыков. То же самое относится и к членам вашей команды. Вы помогаете им стать более компетентными, уверенными в себе и ценными сотрудниками, делегируя им проблемы, требующие решения, и помогая им совершенствовать свои профессиональные качества в процессе работы. И с чем большим количеством проблем они могут справиться самостоятельно, тем меньше останется вопросов, в решении которых придется участвовать лично вам. Одна из ваших основных функций как руководителя в том, чтобы помочь подчиненным принять тот факт, что их будущее определяется их способностью решать проблемы. Будьте для них наглядным примером. Не обсуж­дайте прошлое, что произошло и кто виноват. Вместо этого сконцентрируйтесь на будущем, на решении. Сосредоточьтесь на том, что можно предпринять немедленно, чтобы устранить проблему или минимизировать ущерб. Именно такой тип мышления лежит в основе высокой эффективности как отдельного человека, так и компании.

Делегируйте принятие решений Единственный способ развить в ваших подчиненных мудрость, правильность суждений и прозорливость — передоверить им решение проблем. И именно это зачастую самое сложное для руководителя. Руководители считают своей главной обязанностью принимать решения — и они абсолютно правы. Однако делегирование этих задач другим, пусть даже они могут допустить ошибку, — непременное условие развития ощущения уверенности в себе и самоуважения в сотрудниках. Делегирование решений — эффективный мотиватор и фактор роста потенциала человека. Используйте его при любом удобном случае. Когда сотрудники обращаются к вам за готовым решением, если это возможно, верните им право принять его. Не давайте распоряжение, что им делать, спросите: «А что, вы думаете, нам надо предпринять?» Наделите ваших сотрудников ответственностью Более того, когда кто-то приходит к вам с проблемой, просто скажите этому человеку: «Вы за это отвечаете. Позаботьтесь об этом». Успешные люди в любой области обладают нацеленностью на результат. Они концентрируются на решениях и думают о них. В итоге они все лучше справляются с повседневными деловыми вопросами и предлагают больше решений, чем нужно. Иногда я задаю своим слушателям-бизнесменам вопрос: «Присутствует ли здесь кто-нибудь, у кого есть проблемы?» Все находящиеся в зале поднимают руки. Тогда я говорю: «Разумеется. Проблемы есть у всех. Они приходят, как волны в океане, — непрерывно и безостановочно. Вопрос лишь в том, насколько эффективно вы решаете свои повседневные проблемы». Единственная пауза в непрерывном потоке проблем, наполняющем вашу жизнь, — это периодически случающийся кризис. Некоторые эксперты считают: кризис, угрожающий вашему бизнесу и вашей жизни, если вы не сможете эффективно с ним справиться, будет происходить каждые два-три месяца. Это может быть финансовый кризис, деловой, личностный, кризис, касающийся здоровья или семейных отношений. Вся ваша жизнь — бесконечная череда проблем и кризисов. Проблемы могут оказаться возможностями Недостигнутая цель — это нерешенная проблема. Невыполненный план продаж — это проблема, требующая решения. Сложности с подчиненным или коллегой по работе — всего лишь проблема, с которой вам приходится иметь дело. Хорошая новость: ваша способность решать проблемы, с которыми вы ежедневно сталкиваетесь, — определяющий фактор успеха и продвижения по карьерной лестнице. Когда вы демонстрируете навыки, знания и характер, способствующие эффективному решению проблем, вас повышают в должности и предлагают еще более сложные проблемы и ситуации. Генри Киссинджер[9] сказал: «Единственная награда, которую вы получаете за решение проблемы, — еще большая проблема, требующая решения». Продолжайте повышать свою компетентность

Потребовалось больше недели и несколько моих напоминаний, чтобы новый сотрудник признался: он понятия не имеет, что это такое. Я ушам своим не верил. Это базовый документ, в котором просто отражены все доходы от проекта за вычетом всех расходов, что показывает прибыль проекта или уровень возврата на совокупные инвестиции, и эти финансовые показатели соотнесены с графиком реализации проекта. Тем не менее джентльмен со степенью МВА понятия не имел, с чего нужно начинать, и даже не смог воспользоваться учебником, словарем или интернетом, чтобы найти нужную информацию. Формулируйте задачу четко и конкретно Объясните подчиненным, чего вы от них хотите и зачем. Важность этого шага очевидна: если ваши сотрудники знают, чего и зачем вы от них хотите, а также понимают преимущества и недостатки предложенного вами способа действий, они не только могут быстрее справиться с поручением, но также, вероятно, смогут заранее увидеть возможные отклонения от рабочего плана или предложить улучшения, о которых вы не подумали, когда в последний раз выполняли такую же работу. Обучая, будьте терпеливы, поддерживайте и ободряйте сотрудников. Помните, что на усвоение новой информации требуется время. Большинство людей учатся в процессе обсуждения предмета. Если кто-то задает вам множество вопросов и вновь и вновь обращается за помощью, не теряйте терпения. Ваша раздражительность только демотивирует подчиненных и не позволит им получить нужную информацию. Поощряйте задавать вопросы, давайте обратную связь Если сотрудники будут бояться задавать вам вопросы, они постараются сделать всё как считают нужным, не прибегая к вашим советам, только чтобы вас не раздражать. Зачастую это приводит к ошибкам, которые в плане времени и денег обойдутся гораздо дороже, чем если бы вы потратили время на предварительное подробное объяснение сути работы. Обучая, поощряйте вопросы и давайте обратную связь. Говорите подчиненным: «Если у вас возникли вопросы, обращайтесь ко мне. Если у вас возникли проблемы, я в вашем распоряжении». Поддерживайте сотрудников, пусть они регулярно обращаются к вам за советом или идеей. Если у вас имеются хоть какие-то сомнения относительно их способности выполнить работу, согласуйте график мониторинга и отчета: тогда, если задача действительно важная, вы будете отслеживать прогресс в рабочем процессе еженедельно или даже ежедневно. Обучение сотрудников эффективному выполнению конкретных рабочих задач — действенный способ повысить вашу собственную результативность. Потратив какое-то время и обучив сотрудника качественно выполнять новую работу, вы можете делегировать ее ему, а сами заняться более важными делами.

Никогда не предполагайте знание по умолчанию Никогда не считайте, что ваш сотрудник знает то же, что и вы. Однажды я нанял (после трех собеседований) работоспособного и целеустремленного сотрудника со степенью МВА от ведущего университета. На второй или третий день его работы я дал ему документы по одному из проектов и попросил подготовить для меня проформу[8].

Считайте себя учителем Одна из ключевых функций руководителя — обучить подчиненного, как выполнить рабочую задачу. Здесь делегирование становится учебной методикой. После того как я зарекомендовал себя хорошим специалистом, меня впервые назначили на руководящую должность и мне пришлось иметь дело с людьми, постоянно спрашивавшими меня, как выполнять ту или иную работу. Иногда подобные вопросы мне задавали вчерашние выпускники, иногда — опытные сотрудники. Когда я на рабочей встрече делегировал им какую-то задачу, они всем своим видом выражали полное непонимание, даже казались обеспокоенными и встревоженными. В конце концов я понял: неуверенность объяснялась тем, что они не знали, как выполнить работу, которую я им поручал. Моя ошибка в понимании роли руководителя Разумеется, меня это раздражало. Всего в жизни я добился сам, и все мои профессиональные навыки — результат моего самообразования и практики, потому я вполне логично полагал, что остальные знают все то же, что и я, особенно когда речь идет об элементарных вещах. Для меня стало настоящим открытием, что причина, по которой меня повысили до настоящей должности, в том, что я успешно справляюсь с целым рядом маленьких и больших задач. Причина, по которой остальные стали моими подчиненными, в том, что они еще не научились выполнять эти самые задачи. Ваша задача — обучать Именно тогда я осознал, что одна из моих важнейших функциональных обязанностей — обучить следующее поколение сотрудников и потенциальных руководителей, которые на тот момент были моими подчиненными. Большинство сотрудников, особенно младшего звена, нужно учить, как выполнять работу, включая правильность процессов и процедур. Обучение — не побочная функция, отвлекающая меня от основных обязанностей. Обучение — важнейший инструмент, помогающий мне освободить собственное рабочее время, чтобы посвятить его решению более важных проблем, делегировав подчиненным выполнение менее серьезной работы, с которой я уже легко справлялся. Найдите время объяснить, какой способ действий вы считаете оптимальным. Например, давая сотруднику поручение, можете сопроводить его комментарием: «По моему опыту, это лучший способ выполнить такую работу. Если воспользоваться этим методом, вы начнете с этого, сделаете это и это и обратите внимание, что может произойти вот это». Таким образом, вы обучаете и растите сотрудников.

Большая ошибка, которую совершают руководители: они недооценивают, что может потребоваться сотрудникам для качественного выполнения работы, будь то время или деньги. Недооценивают, сколько времени займет работа и каких вложений потребует. В этой ситуации может помочь сам процесс делегирования: когда начальник обсуждает задачу с подчиненными, обычно в ходе диалога он начинает понимать, сколько времени и средств уйдет, и в итоге приходит к выводу, что работа так же важна, как и все остальное. Оставьте исполнителя в покое Седьмой и заключительный принцип эффективного делегирования: делегировав задачу, оставьте исполнителя в покое. Пусть подчиненный несет стопроцентную ответственность. Не забирайте ее обратно. Вы можете, сами того не осознавая, «забирать ее обратно», постоянно проверяя сотрудника, требуя постоянной отчетности и предлагая изменения и корректировки процесса. У некоторых руководителей есть ужасная привычка в буквальном смысле забирать обратно задачи, которые они сами кому-то отдали. При этом у подчиненных возникает ощущение, что ответственность с них сняли. Способность делегировать задачу, а затем убедиться, что подчиненный выполнил работу, — ключевой фактор вашего успеха как руководителя. При правильном делегировании ваш потенциал практически безграничен. При отсутствии навыка делегирования вы будете вынуждены все делать сами.

Стимулируйте участие и обсуждение Пятый принцип, которого вам следует придерживаться, это делегировать полномочия, стимулируя активное участие подчиненных в обсуждении. Помните, что существует прямая зависимость между обсуждением и заинтересованностью в выполнении работы. Когда у сотрудников есть возможность напрямую общаться с руководством, у них повышается стремление выполнить работу хорошо. Чем больше у сотрудников возможности обсудить работу с начальником, тем более лично они ее воспринимают и принимают на себя персональную ответственность за качественное выполнение. Если вы ограничиваетесь тем, что даете подчиненным указания и затем возвращаетесь к собственной работе, то сотрудники не продемонстрируют особой заинтересованности в выполнении работы. Но если вы обсудите с ними задачу и позволите им принять участие в разработке плана выполнения, они будут заинтересованы в том, чтобы сделать все в лучшем виде. Когда вы четко объясняете сотрудникам, зачем, как и на каком уровне должна быть выполнена работа, а у них есть возможность задать вопросы и поделиться собственными соображениями, они уходят из вашего кабинета, чувствуя, что это их дело. Оно принадлежит им. Они — главные. Делегируйте полномочия и ответственность Шестой принцип: делегируйте полномочия соразмерно уровню ответственности. Если задача масштабная, сообщите сотрудникам, сколько времени на нее отводится и к кому они могут обратиться за дополнительной помощью. Также донесите до них информацию о выделенном бюджете и о ресурсах, которые они могут задействовать.