Записи денежных операций с указанием статьи

Чтобы записи денежных операций были пригодны для последующего анализа, нужно указывать, к каким статьям дохода и расхода они относятся. И делать это лучше сразу, в момент записи каждой денежной операции.

Поэтому Ирина решила переделать свою таблицу записей денежных операций, добавив в нее еще один столбец с названием Статья дохода или расхода – после столбца Комментарий. В новом столбце она указала, к какой статье дохода или расхода относится та или иная операция. Новый вариант записей денежных операций Ирины представлен в табл. 3.

Таблица 3

Мои денежные операции со статьями доходов и расходов (в рублях)

Ирина посмотрела на предпоследнюю операцию – Оплата продуктов и стирального порошка в универсаме «Удачная покупка» – и подумала, что с ней не все в порядке. Расходы по двум статьям указаны общей суммой. Но ведь для дальнейшего анализа понадобятся отдельные суммы. Поэтому Ирина решила во избежание дальнейших проблем разделить сложную денежную операцию с двумя статьями расходов на две простые операции, как показано в табл. 4.

Таблица 4

Разделение сложной денежной операции на простые операции

Отдельный столбец для каждой статьи

Ирина посмотрела на новый вариант своих записей и представила, что будет с ними делать, когда их наберется много. Наверно, надо будет подводить какие-то итоги: подсчитывать, сколько потрачено денег по тем или иным статьям. Но ведь это будет очень неудобно делать, когда суммы расходов по всем статьям собраны в одном столбце.

И Ирина решила еще раз усовершенствовать свои записи. Она открыла свою тетрадь на чистом развороте и начертила на всю ширину (то есть на две страницы) новую таблицу, состоящую из двух частей. Левая часть повторила прежнюю Иринину таблицу для записи денежных операций. А в правой части для каждой статьи доходов и расходов Ирина начертила собственный столбец.

Затем Ирина занесла в эту таблицу денежные операции за прошедший день. Новый вариант Ирининых записей показан в табл. 5.

В этой таблице сумму каждого дохода Ирина записала два раза: первый раз – в столбце Сумма дохода, а второй раз – в столбце соответствующей статьи доходов. Сумму каждого расхода она также записала дважды: в столбце Сумма расхода и в столбце соответствующей статьи расходов.

Таблица 5

Мои денежные операции с разделением по статьям доходов и　расходов (в рублях)

С помощью столбцов Сумма дохода и Сумма расхода удобно проверять арифметические вычисления. Если в последней строке таблицы (Итого за день) число в столбце Сумма дохода совпадет с арифметической суммой чисел в столбцах статей доходов (Зарплата, Вклад в банке «Престиж», Долг Маши, Долг Андрею, Невыясненные доходы), то это будет почти стопроцентная гарантия, что арифметические расчеты во всех этих столбцах выполнены правильно.

В строке Итого за день Ирининой таблицы число 57 500 из столбца Сумма дохода равно сумме чисел 27 500 и 30 000 из столбцов статей доходов. Значит, арифметические расчеты в столбцах доходов выполнены верно.

Аналогично, если в строке Итого за день число в столбце Сумма расхода будет равно арифметической сумме чисел в столбцах статей расходов (Питание дома, Питание вне дома и пр.), то можно будет почти не сомневаться в правильности вычислений в этих столбцах.

В Ирининой таблице арифметические расчеты, касающиеся денежных расходов, также выполнены верно: сумма подряд идущих чисел 85, 250, 8000, 160, 500, 32 000, 600, 2400, 500 и 5000 из строки Итоги за день равна 49 495 – итогу по столбцу Сумма расхода.

Ирина оценила свою усовершенствованную таблицу. Безусловно, таблица стала гораздо удобнее для анализа доходов и расходов. Можно легко увидеть, сколько получено или потрачено по каждой статье, сколько получено или потрачено всего, сколько денег осталось в конце дня. Значительная часть работы по будущему подведению итогов теперь будет делаться заранее, в процессе записи денежных операций.

Однако Ирине стали очевидны и недостатки новой таблицы. Таблица стала очень большой, а если понадобится завести еще несколько статей расходов или доходов, то ширины страницы ее тетради просто не хватит или придется писать очень мелко. Ирина еще раз подумала, что в дальнейшем нужно будет перейти на электронный способ ведения бухгалтерского учета личного хозяйства, ведь не зря же она приобрела компьютер.

Отчет о доходах и расходах

Бухгалтерский учет личного хозяйства ведется для того, чтобы периодически проводить анализ состояния хозяйства, делать выводы и принимать решения. Но для этого сведения бухгалтерского учета должны быть представлены в виде, удобном для анализа, – в виде бухгалтерского отчета.

Бухгалтерский отчет – это совокупность итоговой информации о хозяйственной деятельности. Разные аспекты хозяйственной деятельности характеризуются разными бухгалтерскими отчетами.

Важнейший аспект деятельности характеризуется отчетом о доходах и расходах.

Отчет о доходах и расходах – это совокупность итоговой информации о том, сколько было получено и потрачено денежных средств и прочих ресурсов за определенный период времени.

Отчет о доходах и расходах можно составить по данным бухгалтерского учета личного хозяйства Ирины. В табл. 6 показано, как может выглядеть такой отчет, составленный по данным за один день.

Таблица 6

Отчет о моих доходах и расходах за один день (в рублях)

Отчет разделен на две части – верхнюю и нижнюю. В верхней части показано, как распределились поступления денег по статьям доходов, и представлена итоговая сумма доходов – 57 500 рублей. В нижней части отчета показано, как распределились расходы по соответствующим статьям, а также представлена итоговая сумма – 49 495 рублей. Конечный итог отчета – это разница между общей суммой поступивших и общей суммой потраченных денег – плюс 8005 рублей.

Специально рассчитывать суммы по статьям, а также общую сумму и общую сумму расходов не нужно: их можно просто взять из табл. 5, где записаны денежные операции. Рассчитывать приходится только конечный итог отчета.

Отчет о доходах и расходах за один день представлен лишь для примера. Для того чтобы проводить анализ и делать какие-либо выводы, отчет нужно составлять за более длительный период.

Причина в следующем. Мы каждый день занимаемся какой-нибудь деятельностью – получаем пользу или наслаждение от произведенных расходов, но сами доходы и расходы мы регистрируем нерегулярно. Например, на работу надо ходить каждый день, но доходы, связанные с работой, мы регистрируем гораздо реже.

Другой пример. Свой ближайший выходной день Ирина может провести дома, чтобы спокойно поизучать полезные компьютерные программы. В бухгалтерском учете личного хозяйства в этот день Ирина не зафиксирует ни одного расхода. Благополучная жизнь Ирины в этот день будет обеспечена заранее зафиксированными расходами: заранее купленными продуктами и заранее оплаченной квартирой.

Дата регистрации дохода или расхода – это день, а период, к которому относится доход или расход, может составить неделю, месяц, год и даже больше.

Значительная часть наших расходов и доходов регистрируется раз в месяц, при этом сами расходы и доходы относятся к целому месяцу. Мы можем раз в месяц получать заработную плату, стипендию, пенсию или, на худой конец, пособие по безработице. Раз в месяц мы оплачиваем счета за коммунальные услуги.

На предприятии основным периодом для регистрации доходов и расходов также является месяц.

При регистрации доходов и расходов в профессиональном бухгалтерском учете период, к которому относятся доходы и расходы, обычно не указывается. Но если доходы и расходы относятся к месяцу, то они обычно регистрируются последней датой месяца.

Бухгалтерия предприятия обычно не успевает зарегистрировать доходы и расходы, относящиеся к месяцу, именно в последний день месяца, в частности, по причине неготовности необходимых данных. Такие доходы и расходы регистрируются чуть позже, но с указанием нужной даты. Подобная регистрация на практике называется регистрацией задним числом.

Поэтому, чтобы можно было делать серьезные выводы, отчет о доходах и расходах следует составлять за месяц или за целое количество месяцев.

Как будет выглядеть отчет Ирины за первый месяц ведения учета, показано в табл. 7.

Таблица 7

Отчет о моих доходах и расходах за месяц (в рублях)

В профессиональном бухгалтерском учете месяц – это всегда календарный месяц, то есть интервал времени, начинающийся первого числа и заканчивающийся в последний день месяца. Но для учета личного хозяйства правила профессионального бухгалтерского учета – не указ. Нашей Ирина удобнее начинать месяц не первого числа, а в день получения основной зарплаты. В этот день она старается выполнить основные периодические расходы. А вечер этого дня можно посвятить учету, отчетам и анализу состояния личного хозяйства, а также планированию начавшегося месяца на период до получения следующей зарплаты.

В отчете о доходах и расходах за месяц суммы по статьям увеличились, что естественно, и добавилась новые статьи расходов: Связь, а также Одежда и обувь. Это означает, что в течение месяца Ирина потратилась на связь (телефон и Интернет) и немного приоделась или приобулась.

По отчету за месяц уже можно делать выводы. Например, можно констатировать, что Ирина много тратит по статье Транспорт. Возможно, Ирине имеет смысл сократить разъезды на автомобиле и чаще ездить на общественном транспорте. Расходы по статье Питание вне дома существенно превысили расходы по статье Питание дома. Это тоже ценная информация для размышлений, поскольку она показывает направление возможной экономии.

В профессиональном бухгалтерском учете аналогом отчета о доходах и расходах является отчет о прибылях и убытках.

Имущество, долги и счета

Ирина еще раз внимательно посмотрела на свой отчет о доходах и расходах и подумала, что с ним что-то не так. В каждой части отчета собрана разноплановая информация.

Так, в первой части отчета рядом стоят такие статьи доходов, как Зарплата и Вклад в банке «Престиж», хотя между ними существует значительная разница. Поступление денег по статье Зарплата – это совершенно новые деньги, которых у Ирины раньше не было ни в каком другом виде. Для их получения пришлось затратить существенные усилия – работать в течение целого месяца. А поступление по статье Вклад в банке «Престиж» практически никаких усилий Ирине не стоило: заскочить в банк в промежутке между другими делами и снять деньги со счета не так уж трудно, хотя и чуть сложнее, чем засунуть руку в сумочку и вынуть деньги из кошелька. Поступление денег по статье Вклад в банке «Престиж» – это почти то же самое, что перекладывание денег из тайника в кошелек.

Аналогичные замечания можно сделать и относительно второй части отчета: расходы по статьям Долг Маши и Долг Андрею по своей сути не являются расходами.

Деньги Ирины, которые временно находятся у Маши, – это почти то же самое, что деньги у Ирины в кошельке. Маша всегда рядом, она может вернуть деньги, в крайнем случае перезаняв их. Поэтому выдать деньги взаймы Маше – это то же самое, что переложить деньги из кошелька в тайник. Это не является настоящим расходом.

Ну а с деньгами, взятыми взаймы у Андрея, ситуация зеркально противоположная. Когда Ирина брала деньги Андрея во временное пользование, это не было настоящим доходом. Соответственно, возврат займа Андрею не следует считать настоящим расходом.

С доходами и расходами как таковыми Ирина разобралась. Осталось решить, что делать с теми доходами и расходами, которые, как она поняла, таковыми не являются, то есть с теми, которые в Иринином бухгалтерском учете личного хозяйства первоначально были отнесены к статьям Долг Маши, Долг Андрею и Вклад в банке «Престиж».

Ирина уже получила начальные сведения о профессиональном бухгалтерском учете и подумала, что в решении этого вопроса ей пригодится такое понятие, как счет бухгалтерского учета.

Счета бухгалтерского учета

Счет бухгалтерского учета – одно из фундаментальных понятий в профессиональном бухгалтерском учете, которое также применимо к бухгалтерскому учету личного хозяйства. Счет бухгалтерского учета является средством группировки сведений о стоимости имущества и обязательствах (долгах).

Собирательный термин для обозначения имущества и обязательств – объекты бухгалтерского учета.

Личное имущество можно разделить на следующие категории:

♦ деньги – наличные и безналичные;

♦ эквиваленты денег – банковские вклады и краткосрочные ценные бумаги Центрального банка;

♦ финансовые инвестиции – ценные бумаги предприятий и государственных организаций, а также вложения в чужой бизнес;

♦ материальные ценности – вещи, ценность которых может быть измерена в деньгах.

Деньги

Первая из упомянутых выше категорий имущества – это деньги.

Деньги – это бумажные купюры и монеты. Их вводит в обращение и выводит из обращения главный государственный банк. В нашей стране он называется Центральным банком Российской Федерации. Деньги объявляются государством как обязательное к приему средство обращения и законное средство платежей. Кроме наличной формы (банкноты и монеты) деньги могут существовать в безналичной форме, то есть в виде записей на банковских счетах.

Часть своих наличных денег Ирина носит с собой в кошельке. Для пущей сохранности Ирина может перекладывать крупные купюры из кошелька во внутреннее отделение сумочки. Мелкие монеты, полученные на сдачу, Ирина может просто ссыпать в карман, поленившись лишний раз открыть кошелек. Но эти мелкие подробности размещения наличных денег несущественны для бухгалтерского учета, важно только то, что эти деньги всегда при Ирине, они готовы к использованию в любой момент. Поэтому для учета всех этих денег Ирина заведет (профессиональные бухгалтеры говорят – откроет) счет Кошелек.

Другую часть наличных денег Ирина хранит в тайнике в своей квартире. Эти деньги чуть менее доступны Ирине. Если они вдруг срочно понадобятся, то Ирине придется заехать к себе домой. Поэтому для учета этих денег Ирина откроет отдельный счет Тайник.

Наличные деньги представлены в виде банкнот и монет. Помимо них существуют безналичные деньги, которые хранятся на текущих счетах в банках. Безналичными деньгами тоже можно оперативно расплачиваться в магазинах, правда не во всех, используя пластиковую карту. Эту карту можно получить в банке сразу после открытия текущего счета. Безналичные деньги можно быстро превратить в наличные деньги с помощью банкомата, используя ту же пластиковую карту.

То есть средства, хранящиеся на текущем счете в банке, – это тоже деньги.

Когда Ирина откроет текущий счет в банке и получит пластиковую карточку, она откроет счет бухгалтерского учета Карточный счет.