Записи денежных операций

 «Да, день получился урожайным на денежные операции», – подумала Ирина и решила записать все свои доходы и расходы. Ирина взяла простую тетрадь в клетку, села за стол, вынула из кошелька денежные документы, которые скопились там за день, и разложила их перед собой.

Почти все события, связанные с деньгами, оказались подтверждены документально. У Ирины остались кассовые чеки и квитанции об оплате. Одновременно с зарплатой Ирина получила расчетный листок, где была указана выданная сумма. После снятия денег с расчетного счета у нее остался корешок кассового ордера. Неподтвержденной остались оплата горячего бутерброда и чая.

Ирина положила на стол денежные документы в том порядке, в котором происходили соответствующие события, оставив пустые места там, где денежные документы отсутствовали. Перекладывание денег из кошелька в тайник ни денежным доходом, ни денежным расходом не является, поэтому такое событие она решила пока не учитывать.

В тетради Ирина начертила таблицу, состоящую из вертикальных столбцов и горизонтальных строк, на пересечении которых образовались ячейки. Ирина сделала пять столбцов, а строк столько, сколько поместилось на странице. В самой верхней строке таблицы (то есть в заголовке таблицы) она указала названия столбцов: Дата, Комментарий, Сумма дохода, Сумма расхода, Остаток. Остальные строки таблицы Ирина предназначила для записи денежных операций.

В профессиональном бухгалтерском учете может использоваться слово сальдо как синоним слова остаток. Сальдо в переводе с итальянского означает расчет, остаток.

И вот Ирина стала записывать денежные операции в тетрадь.

Поступление денег она заносила в столбец Сумма дохода, выплаты денег – в столбец Сумма расхода. Из двух столбцов – Сумма дохода и Сумма расхода – в каждой строке Ирина заполняла только один столбец, оставляя другой столбец пустым.

В столбец Остаток Ирина записала суммы, которые оставались у нее после каждой денежной операции. Чтобы определить эти суммы, она пользовалась калькулятором: к предыдущему значению остатка прибавляла сумму дохода (если денежная операция являлась поступлением денег) или вычитала из него сумму расхода (если денежная операция являлась выплатой денег).

Все суммы Ирина записала в целых рублях. Для экономии времени копейки она учитывать не стала.

Чтобы описать свои денежные операции, Ирина использовала простые и понятные комментарии. С их помощью она легко разберется в своих записях и через несколько лет.

Результат Ирининой учетной работы показан в табл. 1.

В последней строке в столбце Остаток можно увидеть денежную сумму, которая должна была остаться у Ирины в конце дня: 11 150 рублей. На нее повлияли все суммы доходов и расходов Ирины за этот день. Если изменить какую-либо из сумм денежных операций, то соответственно должно измениться значение остатка на конец дня.

Таблица 1

Мои денежные операции (в рублях)

После того как Ирина занесла в тетрадь все денежные операции, она еще раз проверила, совпадают ли денежные суммы с данными в денежных документах. Только потом она выбросила те документы, которые больше ей не пригодятся: кассовый чек из кафе и кассовый чек из универсама.

Те документы, которые еще могут понадобиться в будущем, Ирина переложила в специальную папку. Это абонемент на посещение бассейна в текущем месяце и квитанция об оплате курсов компьютерной бухгалтерии за три месяца вперед. Это также кассовый чек из магазина «Компьютерная техника» – ведь компьютер Ирина еще не получила и ей может понадобиться документ, подтверждающий ее права на него.

Ведение домашнего хозяйства с записью всех денежных поступлений и трат было бы более естественно для девушки с именем Эльза или Гретхен: немецкие домохозяйки ведут книги доходов и расходов – гроссбухи – испокон веков. У нас это было не очень принято. Но в наше время границы стираются…

Очередность столбцов в таблице, которую использовала Ирина, является наиболее популярной в бумажном бухгалтерском учете. Каждая запись денежной операции последовательно отвечает на вопросы: когда? почему? сколько? То есть: 1) когда произошла денежная операция; 2) на что потрачены или за что получены деньги; 3) сколько денег получено или потрачено.

Таблицу можно было бы сделать более простой: столбцы Сумма дохода и Сумма расхода объединить в один столбец, при этом суммы доходов записывать со знаком «плюс», а суммы расходов – со знаком «минус». Однако это не слишком хорошо. Между доходом и расходом денег существует большая смысловая разница, поэтому при быстром взгляде на таблицу желательно сразу различать эти денежные операции. И еще: в бухгалтерском учете по возможности следует избегать отрицательных чисел, поскольку в арифметических действиях с их участием легче ошибиться.

Похожим образом организована работа и на крупном предприятии: все значимые операции регистрируются в бухгалтерском учете.

На крупном предприятии разные операции и даже отдельные этапы одной операции могут выполнять разные люди. Например, оплату приобретаемого товара организуют одни люди, а доставку и прием товара – совсем другие.

Крупное предприятие состоит из структурных подразделений, каждое из которых имеет свой круг ответственности. Например, за безналичную оплату приобретаемых товаров может отвечать финансовый отдел, за доставку приобретаемых товаров – транспортный отдел (или отдел логистики), за прием и проверку получаемых товаров – отдел закупок (или отдел снабжения).

Одним из структурных подразделений крупного предприятия является бухгалтерия. Сотрудники бухгалтерии называются бухгалтерами, а руководитель бухгалтерии – главным бухгалтером.

Бухгалтерия играет роль верховного надсмотрщика за имуществом предприятия и за всеми хозяйственными операциями – денежными платежами, поступлениями и продажами имущества, превращениями имущества из одного вида в другой. Для исполнения этой роли бухгалтеры собирают документы.

Документ, интересующий бухгалтера, – это лист бумаги с текстом, который подтверждает или хотя бы предвещает какое-либо событие хозяйственной жизни. Это могут быть чеки, квитанции, накладные, выписки с банковских счетов.

На основании собранных документов бухгалтерия вводит учетные записи – подобно тому, как это сделала наша Ирина, используя представленную таблицу.

Проверка арифметики

 Записав и проверив все денежные операции, Ирина заполнила еще одну строку – Итоги за день. Для этого она проделала дополнительную арифметическую работу: рассчитала сумму всех доходов за день (получилось 57 500 рублей) и внесла ее в столбец Сумма дохода; затем рассчитала сумму всех расходов за день (получилось 49 495 рублей) и внесла ее в столбец Сумма расхода. После этого к остатку предыдущего дня (3145 рублей) Ирина прибавила сумму всех доходов за день (57 500 рублей) и затем вычла сумму всех расходов за день (49 495 рублей). Получившееся значение (11 150 рублей) Ирина вписала в столбец Остаток (табл. 2).

Таблица 2

Мои денежные операции с итогами (в рублях)

Сумма остатка, рассчитанная последним способом, совпала с величиной остатка после последней денежной операции. И это говорит о том, что, скорее всего, все расчеты были сделаны правильно.

В бумажном бухгалтерском учете подобные альтернативные расчеты необходимы для проверки арифметических вычислений. Казалось бы, существует более простой способ проверить арифметику – рассчитать все повторно. Но предположим, что сумму остатка на конец дня Ирина рассчитала неправильно и в каком-то месте допустила ошибку. Ирина может сделать повторный расчет, но весьма вероятно, что ее мысль «споткнется» на прежнем месте и Ирина повторит ту же самую ошибку. То есть результат проверочного расчета совпадет с результатом, полученным в первый раз, но тоже окажется неправильным.

Поэтому для проверки больших объемов арифметических вычислений следует использовать любую возможность, чтобы получить тот же самый результат иным путем. Когда арифметические операции выполняются по-другому, вероятность повторения ошибки становится меньше.

Еще лучший способ избежать арифметических ошибок – вести бухгалтерский учет личного хозяйства не бумажным, а электронным способом, например используя табличный редактор. Но для этого Ирине сначала нужно освоить работу с таким редактором. Впрочем, умение работать с табличным редактором полезно любому бухгалтеру и любому деловому человеку.

Инвентаризация наличных денег

 После того как Ирина проверила арифметику, она решила удостовериться, что ничего не упустила и сумма остатка на конец дня, рассчитанная на основе записи денежных операций, совпадает с суммой наличности, которая действительно у нее осталась.

Для этого Ирина достала все свои непотраченные деньги и пересчитала их. Итоговая сумма почти совпала с остатком на конец дня, который был записан в тетради. Расхождение получилось всего на несколько рублей. Но это допустимо, ведь при заполнении таблицы Ирина не учитывала копейки.

Однако что же делать, если получится заметное расхождение – например, больше десяти рублей? В этом случае Ирина сначала проверит, правильно ли записаны денежные операции. Для этого она еще раз просмотрит все денежные документы и сверит итоговые суммы из этих документов с теми суммами, которые она записала в свою тетрадь. Ведь денежный документ может содержать несколько промежуточных сумм помимо итоговой суммы, которую пришлось оплатить. И Ирина могла зарегистрировать в таблице не ту сумму.

Если такая проверка не даст результата, то Ирина попытается вспомнить, не было ли какой-нибудь денежной операции, от которой не осталось документа. Если и это не поможет, то Ирине придется признать, что произошла какая-то ошибка: может быть, Ирине где-то неправильно дали сдачу или какую-то денежную купюру Ирина просто обронила.

Теперь этого уже не исправить, но сам факт надо записать в тетрадь. Ирина должна будет вычислить расхождение. Если в кошельке окажется денег меньше, чем следует из записей, то расхождение Ирина запишет как расход с простым пояснением: Невыясненный расход. Если же денег окажется больше, то расхождение Ирина запишет как доход с пояснением: Невыясненный доход.

Если в будущем найдется объяснение невыясненному доходу или расходу, то можно будет вернуться к записи и поправить комментарий.

На языке профессионального бухгалтерского учета описанные действия Ирины называются инвентаризацией наличных денег.

За операции с наличными деньгами крупного предприятия отвечают специальные сотрудники – кассиры. Кассир проводит инвентаризацию наличных денег в конце своего рабочего дня – при завершении кассовой смены.

Кассир – это сотрудник особого подразделения предприятия, которое называется кассой (желательно не путать с кассовым аппаратом). В кассе и только в кассе хранятся наличные деньги предприятия. Начальник структурного подразделения касса называется старшим кассиром.

Однако в Иринином случае аналогом этого очень серьезного подразделения является кошелек.

Статьи доходов и расходов

 За месяц в Ирининой тетради будет скапливаться несколько сотен записей. И все их надо будет анализировать.

С чего начинается анализ большого объема информации? С подготовки информации к анализу – с ее сортировки. Прежде всего денежные операции нужно сгруппировать по видам доходов и расходов, то есть по статьям.

Статья – это вид дохода или расхода.

Основная статья дохода у Ирины – это Зарплата. К этой статье она будет относить деньги, которые получает на основной работе. Еще может понадобиться статья Невыясненные доходы.

Статей расходов обычно больше, чем статей доходов. У Ирины статьи расходов получились такие:

♦ Питание дома – оплата продуктов, предназначенных для питания дома;

♦ Питание вне дома – оплата еды на работе, в кафе, на улице;

♦ Жилье – оплата квартиры и коммунальных услуг (электроэнергии, воды, газа, телефона);

♦ Хозяйство – расходы на гигиену, косметику, стирку, уборку, мелкий ремонт домашней утвари;

♦ Транспорт – расходы на содержание личного автомобиля и общественный транспорт;

♦ Образование – оплата обучения;

♦ Здоровье – оплата мероприятий по укреплению здоровья и занятий спортом;

♦ Бытовая техника;

♦ Невыясненные расходы.