Цитаты из книги «Корпоративная система управления проектами. Пособие для настройки успешного бизнеса, реальные кейсы»

Измерение эффективности внедрения системы для бизнеса Измерение и фиксация на этапе ввода в промышленную эксплуатацию KPI: – План-факт по срокам реализации проектов; – План-факт по бюджетам проектов; – Качество управления проектами.

Если все сделано правильно, то бизнес ждут следующие результаты: – Сокращение сроков реализации проектов; – Сокращение затрат и себестоимости; – Выполнение стратегии Компании; – Повышение прозрачности и управляемости.

Не рекомендую полагаться на внутренние ИТ ресурсы, это порождает риск занятия проектом в факультативном порядке, без должного погружения в смысл происходящего.

Концепции должны быть отражены цели проекта, сроки и бюджет, краткое описание проекта, ограничения и допущения, бизнес-эффект от внедрения системы. Самое главное – разделяйте информационную систему, как инструмент и непосредственно корпоративную систему управления проектами. ИСУП должна внедряться или после внедрения бизнес-процессов или параллельно.

Обследование текущей ситуации (as is): – Изучение доступной документации; – Интервьюирование владельцев и участников ключевых бизнес-процессов; – Идентификация и описание текущих активностей; – Классификация активностей; – Формирование портфеля проектов; Разработка Концепции внедрения КСУП (to be): – Защита Концепции у заинтересованных сторон. Разработка методологии: – Интервьюирование ключевых участников проектной деятельности; – Разработка, согласование и утверждение Положения по управлению проектами; – Разработка, согласование и утверждение Инструкций для ключевых процессов; – Разработка, согласование и утверждение Шаблонов проектных документов. Внедрение информационной системы управления проектами (этап параллельный методологии, но автоматизацию можно делать только после того, когда утверждено Положение по управлению проектами, а лучше, когда им стали пользоваться и процессы хоть как-то отлажены, но желание внедрить систему как можно быстрее, накладывает свои отпечатки): – Декомпозиция данного этапа достойна отдельной статьи, которую я скоро напишу. Обучение участников проектной деятельности (категорически важный этап): – Обучение проектной методологии, технологии управления проектами; – Обучение работе в Информационной системе управления проектами; – Обязательно – контроль полученных знаний (в первую очередь нужно обязательно понять в состоянии обученные менеджеры эффективно управлять проектами, а проектные команды работать в новой парадигме, часто на этом этапе происходит изменение организационной структуры, о которой я рассказывал выше, и формируется полноценный Проектный офис с профессиональными Руководителями и Администраторами проектов). Опытная эксплуатация системы (важно сделать хороший пилотный проект и обкатать систему и инструменты в реальной жизни). Ввод в промышленную эксплуатацию (возможен только после успешного прохождения опытной эксплуатации, успешность должны обязательно быть измеримой). Поддержка и развитие системы.

В своей практике я использую 3-х ступенчатую систему контроля и эскалации проблем: – Контроль и решение вопросов, которые не влияют на базовые ограничения проекта внутри проектной команды. Ответственный – Руководитель проекта; – Решение вопросов, которые могут повлиять на базовые ограничения проекта, но не могут быть решены в рамках проектной команды. Ответственный – Руководитель проектного офиса. Контроль и принятие решений на уровне Функциональных руководителей на Проектном комитет; – Решение принципиальных стратегических вопросов на уровне собственников и акционеров на Стратегическом комитете. Ответственный – Председатель Стратегического комитета.

«Планы – бесполезны, планирование – бесценно» – Дуайт Эзенхауэр.

Устав проекта – это внутренний договор для всех участников проекта с дополнительными приложениями в виде бюджета и плана-графика проекта. По сути, Устав является декомпозицией Концепции проекта.

Решение о старте работ по проекту принимается на Проектном комитете всеми заинтересованными сторонами. По сути, это точка принятия решения, когда мы начинаем тратить деньги. И некорректно принятое решение уже будет стоить Компании реальных денег. Обратите на это внимание и обязательно зафиксируйте все принятые решения на этом этапе.

Протоколирование совещаний, где генерируются эти поручения, учет, контроль сроков, работа над ошибками