Как сохранить документ, провести его по учету и отменить его проведение

После того как вы ввели все необходимые данные в окне ввода и редактирования документа, их нужно сохранить – в противном случае они будут утрачены. Для сохранения введенных данных в окне редактирования документа предназначена кнопка Записать объект (ее название отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), расположенная справа от кнопки Записать и закрыть. Для этого можно также воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+S или выполнить в окне редактирования команду Все действия ➧ Записать.

Но учтите, что простое сохранение документа не влечет за собой его проведение по учету. Иначе говоря, сохраненный документ остается в базе данных, но никаких изменений в ней при этом не происходит. Для проведения документа нужно в окне его редактирования выполнить команду Все действия ➧ Провести или нажать кнопку Записать и закрыть (можно также воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+Enter). В первом случае документ будет проведен по учету, а во втором – одновременно с проведением документа будет закрыто окно его редактирования. С помощью команды Все действия ➧ Провести и закрыть также можно провести документ с одновременным выходом из режима его редактирования и возвратом в окно списка документов.

ПРИМЕЧАНИЕ

При проведении документа предъявляются более строгие требования к заполнению параметров окна редактирования, чем при простом его сохранении. Если для сохранения документа достаточно указать минимум сведений (как правило, это номер документа, его дата и наименование организации, от имени которой он оформлен), то для проведения его по учету может потребоваться ввести, например, название склада или наименование контрагента по документу (в тех документах, где данные реквизиты предусмотрены) либо иные сведения. Проведение документа автоматически включает в себя и его сохранение.

Иногда в процессе эксплуатации программы возникает необходимость отменить выполненное ранее проведение документа. Это может потребоваться, например, при обнаружении ошибки, а также в иных случаях. Для отмены проведения документа предназначена команда Все действия ➧ Отмена проведения, которая доступна как в окне списка, так и в окне редактирования документа. При вызове этой команды в окне списка не забудьте предварительно выделить документ, проведение которого нужно отменить.

После отмены проведения документа все изменения в информационной базе, которые возникли при его проведении, аннулируются и в отчетах он больше не фигурирует, а остается лишь в окне списка.

Обратите внимание, что при отмене проведения документа программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции. Впрочем, при ошибочной отмене проведения вы можете повторно провести документ с помощью команды Все действия ➧ Провести, доступной как в окне списка, так и в окне редактирования.

Как сформировать и распечатать отчет

Для перехода в режим настройки и формирования отчетов предназначены соответствующие пункты, которые находятся на панелях действий разделов программы. При этом в каждом разделе формируются соответствующие отчеты: например, если вы хотите получить отчет по денежным средствам предприятия, перейдите в раздел Финансы, отчеты по маркетинговой деятельности формируются в разделе Маркетинг, прайс-лист и отчеты по оптовым продажам – в разделе Оптовые продажи и т. д.

В общем случае алгоритм получения отчета выглядит так: с помощью соответствующего пункта панели действий следует выбрать отчет, затем в открывшемся окне нужно указать параметры формирования отчета (интервал времени, данные которого необходимо включить в отчет, контрагенты или номенклатурные позиции, по которым формируется отчет, аналитический разрез и т. д.). Для перехода в режим тонкой настройки отчета предназначена кнопка Настройка, которая находится на панели инструментов окон многих отчетов (для этого можно также использовать команду Все действия ➧ Настройка).

Чтобы сформировать отчет в соответствии с заданными параметрами, нажмите на панели инструментов окна отчета кнопку Сформировать или сочетание клавиш Ctrl+Enter (можно также воспользоваться командой Все действия ➧ Сформировать). Через некоторое время готовый отчет отобразится в области просмотра данного окна.

Чтобы отправить сформированный отчет на принтер, нажмите сочетание клавиш Ctrl+P.

Более подробно порядок работы с отчетами программы рассматривается ниже, в соответствующей главе.

Как удалить документ, номенклатурную позицию или иной объект

Удаление ненужной информации из любого программного продукта требует повышенного внимания и осторожности, так как этот процесс зачастую необратим, а последствия могут быть достаточно серьезными. В связи с этим в программе «1С: Управление торговлей 8.2» реализована возможность как непосредственного удаления ненужных данных (документов, номенклатурных позиций и прочих объектов), так и установки пометки их на удаление с последующим удалением специальными средствами. Команда Пометить на удаление (она вызывается также нажатием клавиши Delete) содержится как в контекстных меню, так и в меню Все действия многих интерфейсов программы.

Помеченные на удаление объекты обозначаются в окнах списка соответствующим символом (крестиком). На рис. 4.3 показано окно списка документов реализации, в котором имеется два помеченных на удаление объекта (первая и третья позиции списка).

Для немедленного удаления объекта (без предварительной пометки) используется сочетание клавиш Shift+Delete.

ПРИМЕЧАНИЕ

Непосредственное удаление может быть недоступно – это зависит от наличия у пользователя соответствующих прав доступа. В этом случае удаление объектов возможно только в два этапа – с предварительной пометкой и последующим удалением.

Для удаления помеченных для этого объектов следует на панели действий раздела Администрирование выбрать пункт Удаление помеченных объектов. В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.4.

В данном окне с помощью переключателя нужно выбрать режим удаления. В автоматическом режиме будут удалены все помеченные на удаление объекты (для этого нужно нажать кнопку Удалить). Если же вы хотите удалить не все помеченные объекты, а только часть из них, установите переключатель в положение Выборочное удаление объектов и нажмите кнопку Далее. В результате окно примет вид, показанный на рис. 4.5.

В данном окне содержатся все объекты, которые ранее были помечены на удаление, причем они сгруппированы по типам (документы на поступление, счета на оплату, номенклатурные позиции и т. д.). Нужно с помощью соответствующих флажков выбрать те объекты, которые вы хотите удалить (по умолчанию установлены все флажки), и нажать кнопку Удалить.

После этого программа проверит, можно ли удалить выбранные объекты без негативных последствий для информационной базы, и выполнит удаление. По окончании этой операции отобразится соответствующее информационное сообщение (рис. 4.6).

Если на какие-то объекты имеются ссылки в информационной базе, программа их не удалит. Предположим, вы хотите удалить номенклатурную позицию (товар), которая задействована в документах на поступление и отгрузку товаров. В этом случае вам сначала нужно будет удалить этот товар из всех документов, в которых он задействован (либо удалить эти документы полностью), и только после этого вы сможете удалить номенклатурную позицию.

Рис. 4.5. Выбор объектов для удаления

Если в процессе удаления были удалены не все выбранные для этого объекты, то после нажатия кнопки OK (см. рис. 4.6) программа выведет на экран список неудаленных объектов.

Глава 5
Ввод исходных данных

Заполнение базовых классификаторов

Ввод сведений о физических лицах

Ввод сведений о собственном предприятии

Исходные данные для учета номенклатурных позиций

Регистрация деловых партнеров компании в информационной базе

Банковские счета собственных организаций

Кассы предприятия

Важным этапом подготовки программы к работе является ввод исходных данных. Он подразумевает заполнение базовых классификаторов, основных справочников, ввод прочей исходной информации. О том, как осуществляются все эти операции, будет рассказано в данной главе.

Заполнение базовых классификаторов

К базовым классификаторам «1С: Управление торговлей 8.2» относятся классификатор валют, классификатор банков и классификатор стран мира. Далее рассмотрим порядок работы с каждым из них.

Настройка многовалютного учета

В программе реализована возможность ведения многовалютного учета, при этом во внимание принимается динамика курсов валют. Чтобы задействовать эту возможность, необходимо валюты, с которыми вы намерены работать, зарегистрировать в соответствующем классификаторе и ввести информацию о курсах валют.

Доступ к классификатору валют осуществляется на панели навигации раздела Нормативно-справочная информация с помощью ссылки Валюты. В этом классификаторе должна быть зарегистрирована как минимум одна позиция – национальная денежная единица. В остальном никаких ограничений нет – вы можете вводить в него столько валют и валютных курсов, сколько потребуется.

Окно классификатора показано на рис. 5.1.

Все регистрируемые в классификаторе валюты автоматически попадают в этот список. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках показываются следующие сведения:

♦ числовой код валюты;

♦ буквенный код валюты;

♦ название валюты;

♦ курс валюты;

♦ кратность валюты (если она имеется).

Два последних параметра отображаются в последней колонке через запятую, на рис. 5.1 кратность имеется только у турецкой лиры (к этому параметру мы еще вернемся ниже).

Для добавления в справочник новой валюты можно воспользоваться кнопкой Подбор из классификатора, которая расположена на панели инструментов (см. рис. 5.1). При нажатии этой кнопки откроется окно Общероссийский классификатор валют, изображенное на рис. 5.2.

В данном окне нужно выделить щелчком кнопкой мыши добавляемую валюту и нажать клавишу Enter. В результате откроется окно редактирования валюты (с ним мы познакомимся позже), в котором будут заполнены основные параметры валюты (при необходимости вы можете их отредактировать).

Возможности конфигурации предусматривают загрузку курсов валют с сайта компании «РосБизнесКонсалтинг» (сокращенно РБК) – при условии наличия действующего подключения к Интернету. Для этого нужно на панели инструментов нажать кнопку Загрузка курсов. В результате откроется окно настройки загрузки (рис. 5.3).

Сначала нужно составить перечень валют, курсы которых вы намерены получить. Вы можете делать это как в ручном, так и в автоматическом режиме. Если вы хотите сформировать список автоматически, нажмите кнопку Заполнить, которая находится на панели инструментов данного окна. При этом в список будут автоматически включены все валюты, внесенные ранее в классификатор, у которых в настройках включена опция автоматической загрузки курсов с сайта РБК. Данный параметр включается в настройках валюты, этот режим мы рассмотрим чуть позже.

Для ручного формирования списка нажмите кнопку Добавить или Подбор. В результате откроется окно, которое показано на рис. 5.4.

Порядок действий в данном окне прост: нужно выделить требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать. Если вы открыли это окно с помощью кнопки Добавить, то после каждого нажатия кнопки Выбрать оно будет автоматически закрываться, то есть для включения в список новой валюты это окно нужно будет открывать заново. Поэтому кнопку Добавить рекомендуется использовать в случае, когда вы хотите включить в список лишь одну валюту. Если же требуется внести в список несколько валют, нажимайте кнопку Подбор: в этом случае после нажатия кнопки Выбрать окно закрываться не будет и вы можете быстро включить в список сразу несколько валют.

После того как вы сформировали список валют, нужно указать период, курсы которого вы желаете загрузить. Для этого предназначены поля Начало периода и Окончание периода (см. рис. 5.3), в которых указываются соответственно начальная и конечная даты интервала времени для загрузки курсов. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора.

С помощью кнопки Очистить (см. рис. 5.3) можно быстро удалить из списка все включенные в него ранее валюты. При этом следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

Для загрузки курсов в соответствии с установленными параметрами нажмите на панели инструментов кнопку Загрузить (см. рис. 5.3). Помните, что перед этим необходимо подключиться к Интернету.

Просмотреть информацию о курсах каждой валюты можно в режиме ее редактирования (об этом будет рассказано чуть ниже).

Как уже отмечалось ранее, добавлять валюты в классификатор можно путем добавления их из Общероссийского классификатора валют. Однако можно делать это и в ручном режиме – для этого нужно нажать на панели инструментов окна справочника кнопку Создать или клавишу Insert. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры введенной ранее валюты (например, проанализировать динамику курсов), выделите ее в классификаторе и нажмите клавишу F2 или выполните команду Все действия ➧ Изменить. Ввод и редактирование валюты осуществляется в окне, которое показано на рис. 5.5.

Данное окно содержит две вкладки: Основные сведения и Параметры прописи валюты. Для перехода в режим работы с курсами валюты предназначена ссылка Курсы валют, расположенная в левой части данного окна.

Содержимое вкладки Основные сведения показано на рис. 5.5. Здесь в соответствующих полях вводится название валюты, а также ее символьное и числовое обозначение. Если вы добавляете валюту путем ее подбора из Общероссийского классификатора валют, данные параметры будут заполнены автоматически. Их в любом случае рекомендуется вводить в соответствии с данным классификатором.

Если вы хотите загружать курсы данной валюты с сайта компании «РосБизнесКонсалтинг», установите флажок Загружается с сайта РБК. Если данный флажок снят, то добавить валюту в список для загрузки курсов (см. рис. 5.3 и 5.4) вы не сможете.

Возможности программы предусматривают автоматический расчет курса валюты на основании курса любой другой имеющейся в справочнике валюты. Предположим, вы хотите рассчитывать автоматически курс евро на основании курса доллара, исходя из того, что курс евро выше курса доллара в 1,3 раза. В этом случае в окне редактирования валюты Евро на вкладке Основные сведения нужно установить флажок Курс валюты зависит от курса другой валюты, в поле Основная валюта из раскрывающегося списка выбрать значение Доллары США, а в поле Наценка ввести значение 1,3.

ВНИМАНИЕ

Если на вкладке Основные сведения установлен флажок Загружается с сайта РБК, то флажок Курс валюты зависит от курса другой валюты становится недоступным для редактирования. Параметры Основная валюта и Наценка доступны только при установленном флажке Курс валюты зависит от курса другой валюты.

Содержимое вкладки Параметры прописи валюты показано на рис. 5.6.

На данной вкладке определяется порядок отображения прописью целой и дробной частей валюты. Например, указываются род (Мужской, Женский либо Средний) и варианты написания при разных числовых величинах. Для дробной части в отдельном поле указывается количество выводимых символов. Из раскрывающегося списка выбирается требуемое значение – 1 знак, 2 знака либо 3 знака (для большинства валют – 2 знака).

Для перехода в режим просмотра и редактирования курсов валют щелкните на ссылке Курсы валют, которая находится в левой части окна. В этом режиме можно также вводить курсы валют вручную – если вы не хотите использовать автоматические режимы (загрузка с сайта РБК или привязка к другой валюте). При щелчке на данной ссылке окно редактирования примет вид, показанный на рис. 5.7.

В данном режиме отображается список курсов данной валюты независимо от того, каким способом они были введены. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается дата валютного курса, название валюты, ее курс по отношению к рублю, а также кратность.