Содержимое этой главы адресовано тем, кому необходимо срочно воспользоваться программой, но времени на полноценное ее изучение в данный момент нет. В этой главе рассмотрено, как выполнять в программе «1С: Управление торговлей 8.2» некоторые наиболее востребованные большинством пользователей операции.

Основные этапы работы с программой

Порядок применения программы и последовательность выполнения основных действий и процедур в значительной степени может зависеть от особенностей организации учетных и управленческих процессов на конкретном предприятии. Тем не менее правильная эксплуатация программы подразумевает поэтапный порядок работы. Чтобы не путаться и сразу понять, в каком порядке следует организовать свою работу, внимательно ознакомьтесь с данным разделом. Обратите внимание, что здесь лишь кратко охарактеризованы основные этапы работы, а более подробное их описание приводится далее, в соответствующих главах книги.

Первое, что нужно сделать перед эксплуатацией программы, – просмотреть и при необходимости отредактировать параметры. По умолчанию предлагаются настройки, которые являются оптимальными для большинства пользователей, но иногда их приходится корректировать, чтобы максимально адаптировать программу к потребностям конкретного предприятия.

В режиме «1С: Предприятие» имеется несколько команд, предназначенных для перехода к соответствующим настройкам программы.

С помощью команд подменю Сервис ➧ Настройка интерфейса осуществляется переход в режим настройки панели разделов, панели навигации, панели действий, а также Рабочего стола.

Команда главного меню Сервис ➧ Параметры предназначена для перехода в режим просмотра и редактирования дополнительных параметров работы программы. Как показывает практика, в большинстве случаев настройки, предлагаемые по умолчанию, являются оптимальными для большинства пользователей.

Самым важным элементом настройки программы является настройка параметров учета. Переход в данный режим осуществляется из раздела Администрирование с помощью пункта Настройка параметров учета, расположенного на панели действий. В данном режиме определяется общая стратегия учета и концептуальная направленность использования конфигурации. В частности, для каждого раздела программы вы указываете, какие возможности и функции вы намерены использовать, а какие – нет. Например, если вы хотите применять ценовые группы, установите соответствующий флажок в разделе Маркетинг. Если же ваше предприятие занимается только оптовой торговлей, а розница вас не интересует, снимите в разделе настройки Розничные продажи флажок Использовать розничные продажи (в этом случае с панели разделов исчезнет ссылка на раздел Розничные продажи).

Следующий этап подготовки к работе – это ввод исходных данных в справочники, каталоги и классификаторы. В них хранится вся информация, которая необходима для дальнейшей работы. В частности, сведения о партнерах, с которыми сотрудничает предприятие, хранятся в справочнике партнеров, ассортимент товарно-материальных ценностей формируется в справочнике номенклатуры, данные о складах хранятся в справочнике складов и т. д. Например, при формировании документа на отпуск товарно-материальных ценностей вам понадобятся сведения как минимум из четырех справочников: номенклатуры, организаций, складов и партнеров. Вводить и редактировать данные в справочниках можно и в процессе работы (например, из режима редактирования документа вы всегда можете перейти в режим редактирования справочника и добавить в него нужные данные), но намного удобнее ввести в справочники необходимый минимум сведений заранее, чтобы впоследствии не отвлекаться и не тратить на это дополнительное время.

СОВЕТ

Перед тем как начать работу, заполните хотя бы следующие справочники: организаций, партнеров, валют, номенклатуры, складов (мест хранения), физических лиц, банков и структуры организаций. Именно эти справочники являются наиболее востребованными в большинстве случаев. Что касается остальных справочников, их можно будет заполнять по мере необходимости.

Следующий этап – ввод начальных остатков по товарным позициям. Этого не нужно делать только в том случае, если учет ведется с нуля (то есть начало эксплуатации программы совпадает с началом деятельности предприятия). Ввод начальных остатков осуществляется с помощью документа Оприходование товаров, который формируется в разделе Запасы и закупки в режиме работы со складскими документами. Более подробно с этим документом мы познакомимся ниже.

Если вы намерены использовать маркетинговые приемы (ценовые группы, виды цен, скидки и наценки, типовые соглашения с клиентами и др.), то на следующем этапе нужно ввести соответствующие сведения в разделе Маркетинг. Более подробно порядок работы в данном разделе рассматривается ниже, в соответствующей главе книги.

После того как выполнена настройка программы, заполнены ее справочники и классификаторы, введены начальные остатки по товарным позициям и определена маркетинговая стратегия компании, можно приступать к непосредственной эксплуатации программы. Поскольку все бухгалтерские записи должны создаваться исключительно на основании соответствующих первичных документов, следующим этапом работы будет ввод документации.

ПРИМЕЧАНИЕ

Первичный учетный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения этой операции, а если это не представляется возможным, то сразу после ее окончания. Исходя из этой формулировки можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная, проведенное банком платежное поручение, приходный кассовый ордер либо акт выполненных работ (услуг) являются первичными учетными документами, а договор или доверенность – нет. Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно соответствующими государственными органами и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, осуществляющими свою деятельность на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть созданы как на бумажном, так и на электронном носителе информации.

Чтобы ввести документ, выберите требуемый пункт на панели навигации соответствующего раздела. Например, факт поступления наличных денежных средств в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером, и чтобы ввести в программу этот документ, щелкните на панели навигации раздела Финансы на ссылке Приходные кассовые ордера. Для оформления документов, отражающих движение безналичных денежных средств, в этом же разделе предназначены ссылки Поступления безналичных ДС и Списания безналичных ДС, складские документы формируются в разделе Запасы и закупки, по учету движения товаров – в разделах Оптовые продажи, Розничные продажи и Запасы и закупки и т. д. Более подробно порядок ведения документации в программе «1С: Управление торговлей 8.2» рассматривается ниже, в соответствующих главах книги.

Следующий этап работы – это формирование и вывод на печать отчетности о деятельности торгового предприятия, полученной на основании введенных ранее данных. В программе «1С: Управление торговлей 8.2» реализованы широкие функциональные возможности по настройке и формированию самой разной отчетности. Для работы с отчетами предназначены соответствующие пункты панели действий в разных разделах программы (например, отчеты по денежным средствам формируются в разделе Финансы, отчеты по маркетинговым мероприятиям – в разделе Маркетинг и т. д.).

Таковы основные этапы работы с программой «1С: Управление торговлей 8.2». Стоит также упомянуть о сервисных функциях, которые предназначены для блокировки информационной базы, удаления помеченных объектов, работы со списком пользователей, формирования журнала регистрации системных событий, а также для выполнения иных операций. Доступ к ним осуществляется с помощью соответствующих команд главного меню (они объединены в подменю Сервис), а также из раздела Администрирование.

Как задать оптимальные параметры учета

Как уже отмечалось ранее, перед началом эксплуатации программы нужно просмотреть и при необходимости отредактировать параметры учета. В настоящем разделе рассмотрены общие принципы работы в данном режиме (его более подробное описание приведено ранее).

Чтобы открыть настройки параметров учета, выберите на панели действий раздела Администрирование пункт Настройка параметров учета. В результате отобразится окно (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Настройка параметров учета

Данное окно имеет следующую структуру: в левой его части представлен перечень разделов настройки, который во многом совпадает с разделами программы. В правой части содержатся настройки выбранного раздела (выбор раздела осуществляется щелчком кнопкой мыши на соответствующей ссылке в левой части окна).

Нужно поочередно просмотреть параметры, содержащиеся во всех разделах и, если нужно, внести требуемые изменения. В разделе Общие настройки содержатся параметры, которые относятся ко всей программе в целом. Это, например, валюты управленческого и регламентированного учета, используемая по умолчанию единица измерения веса и др. Кстати, для изменения некоторых параметров придется, возможно, внести соответствующие сведения в справочники программы. Например, если вы хотите перевыбрать предлагаемую по умолчанию единицу измерения, то, если ее нет в справочнике единиц измерения, ее сначала необходимо добавить в этот справочник, и только после этого она будет доступна для выбора в поле Единица измерения веса (см. рис. 4.1). То же самое касается валют управленческого и регламентированного учета, а также основного календаря.

Все изменения, выполненные в окне настройки параметров учета, вступают в силу только после нажатия кнопки Записать и закрыть или сочетания клавиш Ctrl+Enter.

Как заполнить или отредактировать справочник

Для хранения исходных данных, необходимых для работы, в программе «1С: Управление торговлей 8.2» предназначены специальные хранилища – справочники и классификаторы. Например, при формировании товарно-сопроводительного документа на отпуск товаров покупателю вам нужно будет указать как минимум следующие сведения:

♦ название организации, от имени которой оформляется документ (как правило, это название собственной организации);

♦ наименование контрагента по документу (которым является получатель товаров);

♦ название склада, с которого отпускаются ценности;

♦ перечень отпускаемых ценностей.

Кроме того, иногда требуется также задать договор с контрагентом, банковский счет организации и иные сведения. Все перечисленные параметры вводятся не с клавиатуры или еще каким-то способом, а выбираются из соответствующих справочников (название контрагента – из справочника партнеров, перечень отпускаемых ценностей – из справочника номенклатуры и т. д.).

Заполнять и редактировать справочники можно как перед началом работы с программой (сразу после установки и настройки), так и в процессе ее эксплуатации. Рекомендуется перед началом работы внести в справочники необходимый минимум сведений, а в процессе работы лишь дополнять и редактировать их по мере необходимости.

В общем случае работа со справочником строится по следующему алгоритму.

1. Открытие окна справочника.

2. Переход в режим ввода новой или редактирования имеющейся позиции.

3. Ввод или редактирование необходимых данных.

4. Сохранение введенных данных.

При необходимости содержимое справочника можно вывести на печать. Кратко рассмотрим каждый из перечисленных этапов.

Для открытия окна справочника предназначены соответствующие ссылки панели навигации. Как отмечалось ранее, доступ к большинству справочников осуществляется из раздела Нормативно-справочная информация, но ссылки для некоторых справочников имеются и в других разделах. Чтобы содержимое справочника открылось в отдельном окне, нужно щелкнуть кнопкой мыши на соответствующей ссылке при нажатой клавише Shift (в противном случае содержимое справочника отобразится в центральной части главного окна программы).

После того как на экране будет показано содержимое справочника, дальнейшие действия будут зависеть от того, что вам нужно сделать: ввести новую позицию в справочник или отредактировать имеющуюся. Для ввода новой позиции нажмите клавишу Insert или выполните команду Все действия ➧ Создать, для редактирования имеющейся позиции – выделите ее в списке и нажмите клавишу F2 или выполните команду Все действия ➧ Изменить (иногда для перехода в режим редактирования достаточно дважды щелкнуть кнопкой мыши на соответствующей позиции).

Процесс ввода новой позиции практически ничем не отличается от редактирования имеющейся позиции справочника: в любом случае нужно в соответствующих полях указывать требуемые данные. Для сохранения внесенных изменений следует нажать кнопку Записать и закрыть или сочетание клавиш Ctrl+Enter.

Чтобы вывести содержимое справочника на печать, используйте команду Действия ➧ Вывести список или аналогичную команду контекстного меню.

Как быстро ввести и распечатать документ

Как уже отмечалось ранее, отражение в учете хозяйственных операций осуществляется на основе первичных учетных документов. Однако, помимо первичной учетной документации, на каждом предприятии используется масса других документов: распорядительных, нормативных, общего характера и т. д. Среди них можно выделить, например, счета-фактуры, товарные отчеты, акты сверки взаиморасчетов и т. д.

Для перехода в режим работы с документами в программе «1С: Управление торговлей 8.2» предназначены соответствующие ссылки на панели навигации разных разделов (в зависимости от конкретного документа). Далее приводится перечень наиболее востребованных документов с указанием названия раздела и ссылки панели навигации, предназначенной для перехода в режим работы с данным документом.

♦ Платежное поручение входящее – Финансы ➧ Поступления безналичных ДС.

♦ Платежное поручение исходящее – Финансы ➧ Списания безналичных ДС.

♦ Кассовый ордер – Финансы ➧ Приходные кассовые ордера и Финансы ➧ Расходные кассовые ордера.

♦ Авансовый отчет – Финансы ➧ Авансовые отчеты.

♦ Накладная на приход товаров от поставщика – Запасы и закупки ➧ Документы поступления.

♦ Накладная на возврат товаров поставщику – Запасы и закупки ➧ Возвраты товаров поставщикам.

♦ Отчет комитенту о продажах товаров – Запасы и закупки ➧ Отчеты комитентам.

♦ Кассовая книга – Финансы ➧ Кассовая книга.

♦ Счет на оплату покупателю – Оптовые продажи ➧ Счета на оплату.

♦ Накладная на отпуск товаров покупателю – Оптовые продажи ➧ Документы реализации.

♦ Накладная на возврат товаров от покупателя – Оптовые продажи ➧ Возвраты товаров от клиентов.

♦ Накладная на внутреннее перемещение товаров – Запасы и закупки ➧ Складские документы, документ Перемещение товаров. Чтобы оформить перемещение товаров между организациями, следует выполнить команду Запасы и закупки ➧ Передачи товаров.

♦ Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей – Запасы и закупки ➧ Инвентаризации товаров на складах.

♦ Документы на оприходование или списание товаров – Запасы и закупки ➧ Складские документы, документ соответственно Оприходование товаров или Списание товаров.

При переходе в соответствующий режим на экране открывается список, который может находиться в центральной части главного окна программы или в отдельном окне (в последнем случае нужно при щелчке кнопкой мыши на ссылке нажать и удерживать клавишу Shift). В этом окне отображается перечень введенных ранее документов данного типа. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается информация, по которой можно идентифицировать документ. Это, как правило, номер документа, дата его формирования, наименование организации, от имени которой сформирован документ, и т. д. Набор отображаемых в окне списка данных может зависеть от типа документа.

ПРИМЕЧАНИЕ

В начале эксплуатации программы интерфейсы списков документов будут пустыми, поскольку они заполняются по мере ввода и сохранения документов.