Цитаты из книги «Формулы состояний»

часто бывает: “Ну вот, теперь мы сможем себе наконец позволить приобрести…” И они бросаются приобретать все, что давно хотели, но не могли себе позволить. Шаг “экономить” помогает предотвратить это и дает возможность перейти к выполнению следующих шагов формулы. Следующее действие “оплатите счета” также естественно, необходимо рассчитаться с обязательствами, как только появляется возможность это сделать. Скорее всего, у компании уже есть какие-то обязательства перед партнерами, сотрудниками и поставщиками, самое время их выполнить. “Остальное вложите в средства производства” – следующий шаг. Если отдел продаж принес большой доход, а производственники и остальные подразделения не смогут быстро нарастить свои производственные возможности, статистику дохода невозможно будет удержать. Чтобы выполнить этот шаг, необходимо будет быстро расширить производственные возможности: нанять нужных людей, приобрести инструменты и оборудование, создать запас материалов для работы. Это один из самых сложных моментов в Изобилии. Выполнение этого шага, как правило, требует экстренных мер и значительных усилий. Но если этого не сделать, статистика продаж рухнет. Очень важно выполнить сначала этот шаг, а только затем разбираться с тем, что стало причиной Изобилия. Ведь если производственные возможности компании не позволяют выйти на новый уровень предоставления продукта клиентам, Изобилие невозможно будет удержать. “Выясните, что вызвало состояние Изобилия, и укрепите это” – проанализируйте статистики и сделайте инспекцию, чтобы выяснить, что послужило причиной Изобилия. Достижению Изобилия всегда предшествуют какие-то определенные действия. Вам необходимо точно выяснить, какие именно, и затем организовать работу так, чтобы усилить их. Например, может, была изменена реклама и благодаря этому компания привлекла хороших клиентов? Возможно, что-то изменили в работе отдела продаж? Необходимо выяснить эти успешные действия и усилить это. Если Изобилие было достигнуто не в отношении финансов, а какой-то другой деятельности, используют следующую формулу11: 1. Экономьте на всяких ненужных и беспорядочных действиях, которые не были частью того, что привело вас к Изобилию. Экономьте финансы, прекращая все пустые траты. 2. Добейтесь, чтобы каждое действие имело какую-нибудь ценность, и не занимайтесь выполнением каких-либо бесполезных действий. Каждое новое действие должно вносить вклад в дело, и это должно быть действие такого же типа, как те, которые на самом деле внесли вклад. 3. Укрепите все свои достижения. Везде, где вы чего-то достигли, вы сохраняете эти достижения. Не допускайте никаких ослаблений в вашей

Формула Изобилия Если статистика резко идет вверх, это состояние Изобилия. Неважно, идет она резко вверх одну неделю или несколько, в любом случае это Изобилие. Есть две формулы для состояния Изобилия. Первая из них относится к Изобилию в отношении финансов. Ее применяют, например, когда валовая прибыль компании резко выросла или когда личный доход человека резко вырос. Вторая формула относится к остальным видам деятельности. Например, количество обращений клиентов по рекламе резко выросло – применяют формулу Изобилия, относящуюся к действиям. Формула для состояния Изобилия в отношении финансов10: 1. Экономьте. Первое, что вы должны делать, находясь в Изобилии, – это экономить. А затем вы должны очень-очень серьезно позаботиться о том, чтобы не покупать ничего, с чем будут связаны какие-либо обязательства; не покупайте ничего, с чем будут связаны какие-либо обязательства, и не нанимайте никого, с кем будут связаны какие-либо обязательства, – никого и ничего. Все это является частью экономии, держите это под жестким контролем. 2. Оплатите все счета. Соберите отовсюду все-все счета, которые вы только можете отыскать, учитывая каждую копейку, которую вы задолжали кому бы то ни было и где бы то ни было в мире, и расплатитесь. 3. Остальное вложите в средства производства, создайте больше возможностей для предоставления. 4. Выясните, что вызвало состояние Изобилия, и укрепите это. Первый шаг формулы “экономить” необходим по той причине, что как только компания или человек получает в свое распоряжение много денег, возникает опасность повышения расходов. Люди не очень-то разумны в отношении денег, поэтому первое действие – взять финансы под контроль. Например, компания по строительству коттеджей получила несколько хороших заказов и соответствующие предоплаты. Первой идеей руководителей в таких случаях

клиентам, а после этого передавать данные продавцу. Благодаря этому менеджеры будут разгружены от рутинной работы, и их статистики вырастут. “Этика очень мягка, правосудие довольно мягко, не принимается никаких особо жестких мер” – это не означает, что в состоянии Нормальной деятельности можно “расслабиться” и допустить снижение дисциплины. Если вы всегда требовали, чтобы сотрудники точно соблюдали расписание работы, и штрафовали за опоздания, вы просто продолжаете это делать и дальше. Но если вы этого не делали и при этом оказались в состоянии Нормальной деятельности, было бы ошибкой начать резко закручивать гайки. Если это необходимо для повышения статистик, вы применяете какие-то меры воздействия, но делаете это мягко, при необходимости постепенно усиливая воздействие. Применение формулы Нормальной деятельности требует большого мастерства и разумности, ведь необходимо различать относительно небольшие изменения в деятельности и затем действовать быстро. Шаги формулы могут создавать ложное впечатление, что в этом состоянии можно расслабиться, но это не так! Выполняя эти шаги, необходимо действовать быстро и точно. А чтобы не совершать ошибок, необходимы графики статистик и хороший контроль за выполнением планов. Применение формулы Нормальной деятельности требует большого профессионализма.

4. Каждый раз, когда статистика слегка ухудшается, быстро выясните причину и устраните ее. Довольно примечательно, что многие руководители, находясь в состоянии Нормальной деятельности продолжительное время, начинают испытывать что-то вроде “творческого зуда”. Появляется побуждение что-то срочно изменить, перестроить, но если действия не будут соответствовать шагам формулы, они могут привести к тому, что состояние ухудшится. Так что самое разумное – находясь в этом состоянии, не производить каких-то кардинальных изменений, ведь в целом дела идут хорошо. В одной из своих производственных компаний, которая занималась разработкой и изготовлением наград, я столкнулся с тем, что манера общения с клиентами одного из менеджеров по продажам меня просто шокировала. Он разговаривал с клиентами на суржике, что с моей точки зрения было просто ужасно и ухудшало имидж компании. Каждый раз, когда я слышал, как он по телефону общается с клиентами, мне хотелось что-то с этим сделать. Но каждый раз я смотрел на его статистики, которые при этом были в состоянии Нормальной деятельности, и, следуя формуле состояний, брал себя в руки. Через некоторое время этот менеджер вырвался в лидеры продаж, и я обнаружил, что одной из причин его успеха было то, что он общался с клиентами не на “правильном” русском или украинском, а именно на суржике. Он работал в основном с городскими и районными администрациями, и это был именно тот язык, который они понимали. Благодаря этому создавалось доверие и взаимопонимание. Если бы я не знал и не применял в данной ситуации формулу Нормальной деятельности, стремление к улучшению могло бы нанести ущерб деятельности. Так что, находясь в этом состоянии, нужно не прекращать то, что делается, а, наблюдая за статистиками, обнаруживать, что вызывает  улучшение, и усиливать это. Например, начальник отдела продаж в Нормальной деятельности – доход постепенно растет. Ему стоит проанализировать, какие действия отдела приводят к росту статистики, и затем усилить это. Например, он может обнаружить, что гораздо более успешны презентации услуг компании, когда клиент приезжает в офис, а не когда менеджер едет к клиенту. Несложно дать менеджерам рекомендации, чтобы по возможности они старались организовывать встречи в офисе. Конечно, при этом нужно проследить, чтобы не снизилось количество таких презентаций. Предположим, начальник отдела продаж обнаружил, что время от времени менеджеры по продажам нарушают обещания, которые они дали потенциальным клиентам, и просто забывают вовремя отправить расчет стоимости заказа, потому что перегружены работой. В такие моменты они откладывают общение с потенциальными клиентами и уделяют внимание только тем, кто уже на волосок от заключения договора. Не составляет большого труда предоставить менеджерам по продажам какого-то помощника, который будет составлять расчеты заказов и быстро отправлять их потенциальным

экономия средств на продвижение или даже почти полное отсутствие действий по продвижению. В таком случае нужно будет изменить правила распределения средств и нанять кого-то, кто будет профессионально осуществлять продвижение. К этому моменту статистика дохода, скорее всего, пойдет вверх, и возникает соблазн увеличения затрат, поэтому необходимо экономить. Экономить – не означает урезать затраты на продвижение, это значит расходовать бережно, то есть заботиться о том, чтобы расходы приносили пользу. Затем компании придется подготовиться к увеличению объема предоставления продукта и затем – укрепить дисциплину. В зависимости от масштабов деятельности на выполнение шагов формулы может уйти разное время, и до того момента, пока все шаги формулы не выполнены, эта область деятельности остается в состоянии Чрезвычайного положения. Формула Нормальной деятельности Состояние Нормальной деятельности – это устойчивый постепенный рост статистики. Наверное, это самое комфортное состояние для управления деятельностью. С одной стороны, есть устойчивый рост, а с другой – скорость роста такова, что не требует применения каких-то экстренных мер. Формула Нормальной деятельности9: 1. Когда вы находитесь в состоянии Нормальной деятельности, вы поддерживаете увеличение тем, что ничего не меняете. 2. Этика очень мягка, правосудие довольно мягко, не принимается никаких особо жестких мер. 3. Когда статистика улучшается, тщательно изучите ее и выясните, что ее улучшило, и затем делайте это, не прекращая делать то, что вы делали раньше.

каким-то причинам затягивается, были как можно быстрее запущены. Он добивается от отдела Дохода сбора предоплат по договорам, чтобы их можно было как можно быстрее запустить в производство. Требует от отделения Построения (1), чтобы срочно были выполнены проекты по доукомплектации Технического отделения недостающим персоналом. Благодаря этим действиям он поднимает уровень производства. Вполне возможно, что уже в этот момент его статистика начинает расти, но так как он не завершил все шаги формулы, он по-прежнему в состоянии Чрезвычайного положения. Шаг №2. Если он просто выполнит первый шаг формулы, но не изменит основу ведения дел, довольно скоро он снова может оказаться в Чрезвычайном положении. Ему необходимо изменить подход к работе. Он может это сделать, так как благодаря выполнению предшествующего шага знает, что именно в этой основе не так. Поэтому он добивается, чтобы были организованы регулярные координации руководителей отдела Продаж (6), отдела Дохода (7) и отдела Планирования производства (10), чтобы согласовывать действия, которые приведут к повышению загрузки производства. Регламент компании по координации дополняется соответствующим разделом, а сам регламент попадает в должностные папки руководителей. Он дополняет собственные обязанности пунктами, которые были успешны при выполнении первого шага формулы, превращая их в регулярные действия. Шаг №3. Экономьте. Этот шаг не требует каких-то особых усилий. В данном примере руководителю Технического отделения нужно экономить, то есть не растрачивать зря свое рабочее время и силы. Ведь когда деятельность становится более организованной и благодаря этому у руководителя возникает свободное время, появляется множество соблазнов потратить это время зря. Шаг №4. Приготовьтесь предоставлять. Благодаря выполненным предыдущим шагам статистики уже растут, и возникает угроза, что этот рост остановится из-за нехватки ресурсов. Например, растущее количество заказов приведет к перегрузке оборудования или будет не хватать рабочих рук для выполнения. Руководителю Технического отделения необходимо что-то сделать, чтобы не попасть в такую ситуацию, необходимо оценить, где могут возникнуть узкие места в потоке производства, и предусмотрительно позаботиться, чтобы этого не произошло. Шаг №5. Укрепите дисциплину. Это довольно просто – все установленные правила должны соблюдаться без отклонений. Руководитель отделения вовремя приходит на работу, точно соблюдает расписание координаций, выполняет все запланированные действия и требует соблюдения от подчиненных. Благодаря этому он подготовится к выполнению шагов формулы состояния Нормальной деятельности. Эта формула применима как к отдельной должности, так и к компании в целом. Если доход не растет, необходимо сначала заняться продвижением и, добившись в этом результатов, изменить основу деятельности, из-за которой доход перестал расти. Довольно часто такой основой является банальная

Формула Чрезвычайного положения Если статистика остается на одном уровне или постепенно понижается – это состояние Чрезвычайного положения. В материальном мире ничто не может оставаться в неизменном состоянии, есть либо улучшение, либо ухудшение. Поэтому, если отсутствует рост статистики, мы имеем дело с ухудшением. Вот формула Чрезвычайного положения8: 1. Продвигайте. Это применяется к организации. Человеку лучше сказать “производите”. 2. Измените основу того, как вы ведете дела. 3. Экономьте. 4. Затем приготовьтесь предоставлять. 5. Укрепите дисциплину. Например, руководитель Технического отделения обнаружил, что находится в состоянии Чрезвычайного положения потому, что с наступлением лета начал снижаться объем производства. Главная статистика должности постепенно снижается. Шаг №1. Ему необходимо более результативно работать. Для этого он усиливает контроль за планированием производства, добиваясь, чтобы при планировании учитывались все возможные ресурсы производства. Он усиливает контроль выполнения планов, для этого проводит дополнительные инспекции и координации с руководителями. Он добивается от отделения Распространения (2), чтобы все заказы, запуск которых в производство по

разобраться, как делать работу, а не запускать ее до такого состояния, когда придется вмешаться руководителю”. В данном примере руководитель обошел подчиненного и выполнил за него работу. Этот обход был необходим, потому что подчиненный не смог самостоятельно справиться с ситуацией. Справедливо и обратное – любой обход создает состояние Опасности. Ведь обход “выключает” того, кого обошли, из работы, он становится не нужен. Руководитель, который обходит подчиненного, делает его ненужным в области обхода. Если для этого нет очевидных причин, это может очень сильно расстраивать людей, выбивая у них почву из-под ног. Если руководитель имеет привычку обходить подчиненных, он создает в области обхода состояние Опасности. Например, директор компании, который мимоходом дает указания продавцам, создает состояние Опасности, лишая начальника отдела продаж влияния на подчиненных. Если это не будет улажено, начальник отдела довольно быстро упадет в состояние Несуществования. Скорее всего, вы сталкивались с компаниями, где властный директор имеет привычку отдавать распоряжения всем, кто под руку попался. Как правило, такие компании страдают от нехватки руководителей среднего звена. Это вполне закономерно, ведь постоянными обходами такие директора не оставляют и камня на камне от попыток руководителей среднего звена контролировать свои области ответственности. Конечно, если подчиненный не справляется и требуется вмешательство, это нельзя игнорировать. Но всякий раз, обходя кого-либо из подчиненных, человек обязан выполнить все шаги формулы Опасности для руководителя. Ведь сам обход – только первый шаг формулы. Для того чтобы справиться с состоянием Опасности, необходимо успешно выполнить все остальные, чтобы больше к этому не возвращаться. Руководитель несет ответственность за то, чтобы в случае обхода выполнить все шаги этой формулы. Руководитель несет также ответственность за то, чтобы выполнить шаги в случае падения статистик, как было сказано в начале статьи. Ведь если он будет бездействовать, довольно скоро он сам опустится до Опасности и вместо формулы Опасности для руководителя ему нужно будет выполнять шаги формулы Опасности, рассмотренной в предшествующей статье.

3. Назначьте области, в которых пришлось улаживать ситуацию, состояние Опасности. 4. Назначьте состояние Опасности каждому, кто имеет отношение к данному состоянию Опасности в этой области. Добейтесь, чтобы они выполнили шаги формулы, и убедитесь, что они выполнили их. 5. Реорганизуйте данную область деятельности так, чтобы эта ситуация не повторялась. 6. Предложите какое-то твердое правило, которое в будущем выявит и (или) предотвратит повторение этого состояния. Шаг №1. В примере выше руководитель Финансового отделения столкнулся с необходимостью улаживать кредиторов из-за неоплаченных счетов. По сути, он уже выполнил первый шаг – он обошел как минимум начальника отдела Расходов в этой деятельности. Шаг №2. Он собственноручно улаживает кредиторов, согласовав с ними реалистичный график оплаты, который компания сможет выполнять. А также тщательно проверяет и корректирует планы по оплатам всех остальных кредиторских обязательств компании. Таким образом, он собственноручно наводит порядок в оплате счетов кредиторам. Шаг №3. Он назначает состояние Опасности в отношении улаживания недовольных кредиторов, эта область – часть функций отдела Расходов. Поэтому он объявляет о состоянии Опасности в отделе Расходов. Шаг №4. В компании за все функции отдела Расходов отвечает один человек – начальник отдела. Руководитель Финансового отделения назначает ему состояние Опасности и добивается, чтобы тот выполнил все шаги формулы Опасности, описанные в предшествующей статье. Во время выполнения этих шагов начальник отдела сам разберется с причиной, по которой он не выполнял эту работу самостоятельно, в результате чего она попала к его руководителю. Шаг №5. Руководитель Финансового отделения добивается, чтобы должностная папка начальника отдела Расходов была дополнена подробным описанием действий, которые руководителю отделения пришлось выполнять. Он также проводит начальнику отдела прояснение продукта и функций в отношении описанных обязанностей. А затем некоторое время тщательно контролирует, чтобы эти обязанности выполнялись правильно. Шаг №6. Хорошим правилом для всех сотрудников в этой ситуации будет: “Если что-то не получается, необходимо немедленно получить консультации и

Формула Опасности для руководителя В работе руководителя могут возникать следующие ситуации6: 1. Статистики кого-то из подчиненных долго не растут. 2. Статистики кого-то из его подчиненных резко упали. 3. Подчиненный не справился с какой-то ситуацией, и руководителю приходится выполнить за него работу. 4. Руководитель неожиданно обнаруживает, что выполняет работу за кого-то из подчиненных. Это говорит о том, что кто-то из подчиненных не справляется со своей работой. Например, начальник отдела продаж вдруг обнаруживает, что ему приходится завершать сделки за кого-то из продавцов. Или у кого-то из продавцов просто упали продажи. Обратите внимание, речь идет не о состоянии самого руководителя, а о состоянии какой-то из подчиненных ему областей. Например, руководителю Финансового отделения приходится собственноручно улаживать кого-то из кредиторов из-за неоплаченных вовремя счетов. Другой пример – статистика отдела Дохода падает, что свидетельствует о состоянии Опасности в отделе. В этих случаях руководитель должен выполнить «формулу опасности для руководителя»7: 1. Обойдите (проигнорируйте подчиненного или подчиненных, которые обычно отвечают за данную область деятельности, и возьмите управление этой областью в свои руки). 2. Справьтесь с ситуацией и любой опасностью в ней.