Цитаты из книги «Формулы состояний»

В этих случаях руководитель должен выполнить «формулу опасности для руководителя»7: 1. Обойдите (проигнорируйте подчиненного или подчиненных, которые обычно отвечают за данную область деятельности, и возьмите управление этой областью в свои руки). 2. Справьтесь с ситуацией и любой опасностью в ней. 3. Назначьте области, в которых пришлось улаживать ситуацию, состояние Опасности. 4. Назначьте состояние Опасности каждому, кто имеет отношение к данному состоянию Опасности в этой области. Добейтесь, чтобы они выполнили шаги формулы, и убедитесь, что они выполнили их. 5. Реорганизуйте данную область деятельности так, чтобы эта ситуация не повторялась. 6. Предложите какое-то твердое правило, которое в будущем выявит и (или) предотвратит повторение этого состояния.

Масштаб графика статистик – количество измеряемого продукта в одном делении вертикальной оси.

Проект – представленная в письменном виде последовательность шагов

Программа – перечень задач, необходимых для того, чтобы воплотить в жизнь какой-то план и достичь какую-то цель. Проект – представленная в письменном виде последовательность шагов, необходимых для того, чтобы выполнить один шаг программы. Проекты должны быть оформлены в письменном виде, но обычно они одобряются только вышестоящим руководителем. Проект может быть написан на задачу программы или отдельное распоряжение. Ситуация (от средневекового лат. situatio – положение) – сочетание условий и обстоятельств, создающих определенную обстановку, положение. В области управления под ситуацией мы понимаем значительный отход от идеальной картины. Состояние – положение, в котором кто-либо или что-либо находится, вызванное определенными обстоятельствами. Терминал – пост с определенными функциями, который принимает, обрабатывает и передает частицы (послания, люди, деньги, письма, клиенты, материалы, запасы и другое, что передается по коммуникационным и командным линиям). Техническое отделение – отделение, которое занимается планированием, предсказанием деятельности, обеспечением производства всем необходимым и непосредственно производством. Тренд (в отношении статистики) – тенденция статистики к повышению, к сохранению на том же уровне или к понижению в течение нескольких недель или даже месяцев. Формула – последовательность шагов, которые необходимо выполнить, чтобы достичь более высокого состояния. Частица – человек, распоряжение, послание, материалы и т.п. Этика: Способность человека по собственному решению совершать рациональные действия, направленные на достижение наивысшего уровня выживания с максимальной пользой и минимальными разрушениями для его динамик (понятие было введено в использование Л. Роном Хаббардом). Область знаний, наука, занимающаяся изучением этики (в 1-м значении).

устанавливается квота произвести 12 отгрузок продукции в день. 2. Разрешенная доля в производстве, сбыте или экспорте продукции, устанавливаемая в рамках соглашения для каждого из участников. Этимология:от лат. quota – сколь велика. Коммуникационная линия (в отличие от командной линии) – линия, по которой перемещаются частицы между терминалами в организации. Она используется для передачи посланий, сообщений, ответов, информации, запросов и т.д. Масштаб графика статистик – количество измеряемого продукта в одном делении вертикальной оси. Обход (сотрудника) – ситуация, когда игнорируют какого-то человека и самостоятельно выполняют возложенные на него обязанности. Отдел – подразделение организации, которое отвечает за какую-то одну из главных функций  организации. Три отдела обычно составляют отделение. Отделение – подразделение, которое отвечает за одну из 7 главных ее функций. Отделение обычно состоит из трех отделов. Отделение Построения – это отделение строит организацию, наблюдает за потоками движения частиц в ней, определяет, где требуется наладить движение частиц или увеличить производство, нанимает сотрудников, проводит с ними первоначальное обучение, обеспечивает их всем необходимым для работы и средствами коммуникации, добивается, чтобы они производили свои продукты. Отделение Распространения – это отделение обеспечивает обмен ЦКП компании с клиентами, для чего планирует и осуществляет кампании по продвижению, создает инструменты, которые помогают познакомить потенциального клиента с особенностями продукта, и, конечно, продает. Отчетная неделя – период времени в 7 дней, который установлен в компании для подведения промежуточных итогов деятельности. Отчетная неделя не обязательно совпадает с календарной. Ошляпливание – такое обучение, которое предоставляется человеку, с тем чтобы он мог успешно выполнять свои функции и производить продукт. Привычка – приобретенный шаблон поведения, который использовался так часто, что стал автоматическим.

ГЛОССАРИЙ Боевой план – ряд выполнимых задач, изложенных на бумаге, которые должны быть выполнены в ближайшем будущем. Это приведет к осуществлению части общего плана большой области деятельности или сектора. На языке военных план боя ведёт к достижению общей стратегической цели в войне. Бой происходит в течение короткого отрезка времени, а из многих боев складывается победа в войне. Исходя из этой идеи выражение “боевой план” стали использовать в сфере администрирования для обозначения списка задач, которые администратор намеревается выполнить в самом ближайшем будущем (например, на следующий день или на следующей неделе) и которые позволят осуществить или воплотить в жизнь какую-то часть стратегического плана организации. Бытийность – состояние принятия (выбора) человеком категории того, кем или чем он будет являться. Бытийность может быть принята человеком по собственному желанию, получена от других, достигнута. Примеры бытийности: собственное имя, профессия человека, его внешний вид, роль в игре. Данное – частица информации, например факт; что-то известное или предполагаемое. Дев-ти – искусственно созданные, ненужные действия, совершаемые вместо того, чтобы выполнить только одно правильное действие. Происходит от английского dev-t, сокращение от developed traffic – «излишнее движение». Жизнеспособность – способность поддерживать собственное существование, рост, расширение. ИЦО (аббревиатура от “информационный центр организации”) – большая доска, на которой вывешиваются графики ключевых статистик организации. Эти графики обновляются еженедельно и используются руководителями организации для того, чтобы легко контролировать и корректировать функции различных отделов и организации в целом. Квота: 1.(в административной технологии) Производственное задание; заданное количество чего-либо, которое должно быть произведено. Например, отделу

спланировать задачи, но не может этого сделать. Он не понимает, как он может усилить “производи” в должности начальника отдела. При этом он очень хорошо понимает, как это делать для должности продавца, так как до этого был успешным продавцом. Но как начальник отдела продаж он не знает, с помощью каких инструментов и как он должен производить продукт своей должности. Очевидно, что он сможет применять формулы состояний только в той степени, в которой владеет технологией производства продукта. Если вы столкнулись с неспособностью применять формулы состояний, выясните сначала, понимает ли сотрудник технологию состояний. Если он ее понимает, проверьте, понимает ли он продукт своей должности и технологию его производства. И если нет, добейтесь, чтобы он разобрался в продукте и технологии, и он сможет успешно использовать формулы состояний. Процесс внедрения использования формул состояний в компании должен всегда осуществляться сверху вниз по иерархии. Только после того, как руководитель сам научился применять формулы состояний, он сможет помочь в этом  подчиненным и получит возможность компетентно контролировать применение. Когда вы освоите на практике применение этой удивительной по своей эффективности технологии, вы сможете получить потрясающие результаты в вашей компании. Можно сказать, что с этого момента вы сможете безошибочно определять приоритеты в действиях, которые создают будущие победы.

Рассмотренный пример демонстрирует, что для правильного применения формул состояний недостаточно использовать только план на неделю, который включает задачи, соответствующие шагам. Нужно также иметь обзор выполненных шагов и возможность оценить результаты их выполнения. Довольно часто в начале использования формул состояний руководители сталкиваются с тем, что сотрудник не может применить формулы для планирования своей работы. При этом он знает сами формулы, но почему-то не может разумно применить их для планирования деятельности. В таком случае необходимо обратить внимание на два важных момента: 1. Понимает ли он, в отношении какого именно продукта он должен применить формулу. 2. Знает ли он технологию производства этого продукта. Первый пункт может казаться очевидным, но практика показывает, что иногда сотрудники забывают о том, каков главный продукт. Например, руководитель отделения Распространения (2) направляет все свое внимание на область продвижения, потому что там состояние Опасности из-за срыва сроков разработки рекламы. Его план содержит хорошо разработанные задачи по выполнению состояния Опасности в этой области. При этом его деятельность по производству главного продукта – дохода компании – опускается в Чрезвычайное положение. Но в его планах нет никаких задач для того, чтобы справиться с ЧП и перейти в Нормальную деятельность. Не забывайте, что шаги формул состояний должны приводить к улучшению производства главного продукта в первую очередь. Второй момент, когда сотрудник не знает технологию производства продукта,  встречается еще чаще. Например, руководитель отделения Построения (1) может не знать, какие именно действия приводят к увеличению количества сотрудников с растущими статистиками. Он просто не знает технологии производства своего продукта. Если это так, при попытке применить формулу состояния он упустит важные и эффективные действия. Если он знаком только с технологиями найма и кадрового учета, какую бы формулу состояния он ни применял, его действия будут связаны с наймом и кадровым учетом. При этом он оставит без внимания проведение инспекций. В результате он не сможет эффективно влиять на свою главную статистику – «количество сотрудников с растущими статистиками». Со стороны эта ситуация будет выглядеть так, как будто использование формул состояний не оказывает никакого влияния на статистику, она изменяется сама по себе. Другой пример: начальник отдела продаж правильно определил, что у него состояние Чрезвычайного положения. Он пытается на основе формулы

• Организовать ежедневную утреннюю координацию. • Завести журнал ошибок/успешных действий. После этого он дополнил свой план на неделю этими двумя задачами. Обратите внимание, что эти задачи находятся в плане на неделю ближе к концу списка задач. Ведь он дописал эти задачи в план уже после того, как составил его и начал выполнять. Возможно, при этом ему пришлось пересмотреть невыполненные к этому моменту задачи с точки зрения приоритетов и имеющегося в распоряжении рабочего времени. Ведь задачи, которые он добавил, требуют затрат рабочего времени, и, скорее всего, ему придется отказаться от выполнения каких-то менее приоритетных задач, чтобы можно было выполнить план. Таким образом, план на неделю обязательно будет изменяться в течение недели, потому что в него придется добавлять задачи, необходимые для выполнения шагов формул состояний. Если в результате возникает угроза невыполнения уже одобренных вышестоящим руководителем задач, на эти изменения необходимо  получить одобрение руководителя. Действуя таким образом, начальник отдела продаж до 4 августа последовательно выполняет все шаги формулы Чрезвычайного положения и, оценив наклон графика статистики, убеждается, что достиг состояния Нормальной деятельности. Он продолжает вести дневник, чтобы спланировать свои действия в соответствии с формулой. Вести дневник выполнения формул состояния необходимо для того, чтобы можно было держать под контролем выполнение шагов формул. На основании только лишь плана на неделю это сделать невозможно по следующим причинам: Шаги формул совсем не обязательно начинаются и заканчиваются в конце отчетной недели. Может получиться так, что шаги определенного состояния будут выполнены за пару дней, а могут и занять больше недели. Планы на неделю не дают возможности рассмотреть последовательность задач и соотнести их с формулами состояний, в результате сотрудник запутается, а руководитель не сможет проверить, как используются формулы. Довольно часто возникает необходимость разобраться, какие действия производились раньше для того, чтобы справиться с определенными состояниями. Планы на неделю не позволяют это сделать.

странице этой брошюры показан пример его дневника, в котором он ведет записи о том, в какой момент было достигнуто какое-то состояние, и планирует свои действия. Обратите внимание, 28 июля в конце отчетной недели он обнаружил, что попал в Чрезвычайное положение. Чтобы с этим справиться, он в соответствии с первым шагом формулы вписал в дневник задачи (посмотрите на записи в дневнике): • Наставничество Петрову по закрытию сделки с "Юрмала" (ему необходимо повысить компетентность менеджера по продажам Петрова и помочь ему закрыть сделку с компанией “Юрмала”, таким образом он может усилить производство). • Инструктаж продавцам по работе с ценами (он знает, что одно из слабых мест продавцов – использование системы цен, и чтобы повысить их результаты, собирается провести инструктаж). •Договориться о презентациях дополнительно пяти новым клиентам (продавцов довольно сложно заставить договариваться о презентациях новым клиентам, поэтому он сам решил назначить дополнительные презентации, которые будут проводить менеджеры по продажам). Спланировав эти задачи, он понимает, что нет никакого смысла планировать свои действия по следующим шагам формулы Чрезвычайного положения, потому что они будут зависеть от того, насколько успешными будут задачи первого шага. Если они будут успешны и усилят производство продукта, тогда он сможет точно установить, что необходимо будет изменить в основе деятельности для выполнения следующего шага формулы. Если задачи первого шага не позволят повысить производство, ему придется предпринять что-то другое, чтобы успешно завершить первый шаг формулы. Это происходит 28 июля, в момент окончания отчетной недели, и он составляет план на неделю, в который включает задачи первого шага и все остальные задачи, которые необходимы для выполнения квоты на неделю. Обратите внимание, его план на неделю при этом не включает задачи по остальным шагам формулы просто потому, что он еще не знает, какими они будут. На этот момент в его дневнике выполнения формул состояний еще не были указаны задачи выполнения второго шага “изменить основу ведения дел”. 29 июля наряду с другими запланированными в плане на неделю задачами он успешно завершил задачи первого шага. Он отмечает их выполнение в своем дневнике выполнения формул состояний (указав дату фактического выполнения  в правой колонке) и разрабатывает задачи для второго шага формулы: