5. Научитесь правильно планировать деньги на ведение проектов: принципы денежного потока (cash flow) на практике

Часто так бывает, что с ростом компании или количества ведущихся ею проектов или выполняемых договоров возникают сложности с планированием дальнейшей деятельности. Сложность заключается в понимании вопроса, хватит ли вам ресурсов, прежде всего финансовых, чтобы выполнить работы в перспективе – от ближайшего квартала до года. Неправильный учёт финансов в этом смысле причинил проблемы многим предприятиям, особенно когда они за счет собственных или привлечённых средств брали на себя дополнительные, а по факту “неподъёмные” проекты, потому что на них в нужный момент не хватало ресурсов, а вернуть уже вложенное в них не представлялось возможным. К этому относятся, например, все недострои.

Второй момент, когда проектов больше одного и они растянуты во времени – значит и поступление средств (выручка) от них будет идти также растянуто во времени, и в какой-то момент расходы в один проект приходится производить за счёт поступления выручки от другого, в ущерб разумеется второму. Ну а если проектов 5 или 10… Плюс такие моменты как непредвиденные обстоятельства, которые смещают как выполнение работ по проекту, так и поступление выручки.

Поэтому крайне важно распределить усилия (расходы) и поступление доходов таким образом, чтобы поступающих средств хватало на всё и не приводило к неплатежеспособности в определённые периоды. Попадая в такие ситуации предприятия вынуждены искать возможности привлечения дополнительных финансовых средств (кредитов), что повышает расходы еще больше, а кроме того само получение этих средств не всегда возможно по разным причинам. Поэтому планирование денежных поступлений очень важная часть управления, может быть даже важнейшая.

Рассмотрим, как всё это организовать и упростить.

На самом деле нет ничего более наглядного, чем график или простейшая таблица. В нашем случае потребуется график поступления и расходов денежных средств. Но что бы его построить необходимо настроить учёт двух вещей.

1. Учёт имеющихся и будущих расходов и обязательств

Обычной системы учёта типа 1С для этого недостаточно, нужны или более продвинутые версии или больше ручного труда. Программы как правило показывают вам текущую ситуацию – кому вы должны и сколько, но сюда не попадут ваши перспективные планы и данные ничего вам не покажут. Поэтому необходимо составление единого графика.

Расходы бывают двух видов:

“Предоплатные” – вы потратили деньги в определенный момент и получили товары или услуги;

“С отсрочкой платежа” – по получили товары и услуги, а рассчитываетесь за них через неделю-две, месяц, и, если повезет – вообще через два.

Чем более детализировано вы настроите планирование – тем лучше результат. Но в целом наиболее удобный вариант – это вести помесячное планирование. Это должно быть отражено в плане расходов по датам. В “платёжный календарь” или “план платежей” будущие расходы необходимо внести с учетом того, когда именно возникает необходимость оплаты, даже если товары и услуги вами еще не получены – мы ведь планируем будущее.

Планировать необходимо все расходы. С постоянными (арендой, зарплатой, налогами, кредитами, рекламой, ГСМ и т.д.) – несколько проще, половина из них может не меняться из месяца в месяц, а каждый новый проект будет требовать учитывать его специфику. Как построить план расходов по датам или по проектам смысла пояснять нет.

2. Учёт поступлений

Точно так же, как и с расходами строим аналогичный план поступлений денежных средств. По обычной или основной деятельности спланировать эти показатели относительно не сложно. При этом каждый новый проект имеет свою специфику, связанную с возвратом вложенных средств.

Например, если вы берёте в работу строительство объекта на год стоимостью 120 млн. руб., по которому поступление средств от заказчика в основном происходит ежемесячно по факту выполнения работ, что прописано в вашем договоре, значит ежемесячно вы можете планировать поступление выручки в размере 1/12 части суммы договора, т.е. 10 млн. руб. Но какие-то этапы работ стоят дороже, а какие-то дешевле – это необходимо распланировать и учесть. Кроме того, бывают проекты, которые вы несколько месяцев вы финансируете, и только потом начинаете получать от них возврат вложенных средств.

И так же поступаем по всем имеющимся проектам помесячно.

Не задваивайте и не путайте отдельные показатели

Имейте в виду что, если ведёте учёт поступлений без НДС, соответственно его сумму, уплачиваемую в бюджет, не стоит вносить в план платежей, поскольку он уже как “бы уплачен”. Но для полноты картины лучше вести учёт и выручки и себестоимости с НДС, и его сумму учитывать в планируемых к уплате налогах.

То же относится к амортизационным отчислениям. Если вы ведете их учет в составе затрат, не забывайте в балансе денежных средств отражать и увеличение размера амортизационного фонда, т.к. эти средства – по сути живые деньги, а при покупке или ремонте оборудования (при проведении расходов) они из него вычитаются.

Также необходимо разделять выплаты займов и выплаты поставщикам. То, что вы платите поставщикам – является расходами. Проценты по займу – это тоже расходы, а выплата основной суммы долгов отражается в балансе как уменьшение задолженности кредиторам.

Строим график (таблицу)

Принцип построения денежного потока (cash flow) очень простой, но очень информативный. Нам необходимо сравнить помесячно поступление выручки с расходами. Можно принимать и другие периоды – хоть неделю, хоть квартал – но обычно все платежи происходят в рамках одного месяца, и укрупнение периодов допустимо при долгосрочном планировании будущих и длительных проектов, а не текущих и тех, которые уже на подходе.

Взятые для примера данные предполагают наличие рентабельности в пределах от 10 до 20% и определённое отставание возврата вложенных средств от момента начала расходов по проекту. Первый проект – это может быть основная деятельность. А все остальные – либо такая же, означающая просто дополнительный объем работ, либо принципиально иная, но приносящая доход.

Таблица 1

Пример расчета потока денежных средств

Рис. 1. Графическое отображение денежного потока к Таблице 1

Пояснения

Поток денежных средств определяется как разница между поступлениями и расходами за период – в нашем случае за месяц.

Денежные средства на начало – в нашем примере это условная 1000 руб. свободных денежных средств, которые у вас есть в самом начале рассматриваемого периода. Она может быть равна нулю, либо минусовой – но должна отражать реальное положение дел на сегодняшний момент.

Соответственно сумма на конец периода – это сумма денег на его начало плюс денежный поток.

Сумма на начало каждого периода – это сумма на конец предыдущего периода, поэтому в таблице сумма на конец изменяется нарастающим итогом в течение всего года, вбирая в себя значения денежного потока в каждом из периодов.

В отдельные периоды (апрель, май, июнь, а также сентябрь) мы наблюдаем отрицательные значения денежных средств на конец периода. Это означает, что имеющихся средств в эти периоды недостаточно, чтобы покрыть отрицательные значения денежного потока. По сути это и есть то, ради чего создан данный метод – предвидение и устранение ситуаций, когда денежных средств не хватает, что мы и видим в данном примере.