Цитаты из книги «Корпоративные хронофаги. Найти и обезвредить! Или как избавить от лишней работы себя и сотрудников»

событий. Базовая рекомендация: еженедельная встреча, назначенная на день и час на постоянной основе – допустим, каждый четверг с 15:00 до 16:00. Отменяйте эту встречу только в случае крайней необходимости и переносите на самое ближайшее по возможности время, так как иначе рассыпается вся управленческая цепочка. Сотрудник не должен интересоваться, будет ли встреча на этой неделе, так как знает, что если возникнет форс-мажор, то руководитель предупредит его.

• Назначайте каждому подчиненному регулярные плановые встречи для контроля за выполнением поручений, получения информации о новых событиях, координации возникших вопросов и делегирования новых заданий. Продолжительность встречи должна соответствовать описанному содержанию.

Если вам нужна встреча и вы не видите в расписании нужных окон, то правильно будет подойти к нему в его «окно координации» (или пригласить его к себе), объяснить актуальность вашего вопроса и попросить его найти возможность изменить свое расписание самостоятельно. Уважение к работе сотрудников никак не унижает вас и не приводит к потере авторитета. Наоборот, вы подаете им пример правильного подхода и мотивируете к использованию описанной технологии планирования действий. Кроме того, уважение к сотруднику – базовая форма общения для руководителя. При внедрении этого метода проконтролируйте, чтобы сотрудники не «зашили» календарь на год вперед повторяющимся ежедневно чередованием «режима концентрации» и «окон координации». Понятно, что такое расписание никак не может отражать реальные дела и оптимальное распределение времени. А зачем вам ритуально заполненный календарь, не отражающий ход событий? Зачем это им, тоже понятно: они формально выполнили ваше пожелание и будут продолжать работать как придется.

В этот период можно подойти для решения короткого вопроса, при этом максимальное время взаимодействия – не больше 5 минут, ведь он является срочным и потому не может быть направлен на почту, а с точки зрения содержания его эффективнее обсуждать лично, а не в мессенджере. Или можно подойти, чтобы сразу договориться о взаимно удобном дне/времени встречи. Их можно назначать – в виде предложения – только на еще не занятые отрезки времени в расписании.

• Стоит ли устанавливать для подчиненных единое чередование «режима концентрации» и «окон координации»? Возможная польза видится в том, что сотрудники будут меньше отвлекать друг друга и получат возможность одновременно решать срочные вопросы. Но мне кажется, что для конвейера такой подход уместен, а при интеллектуальной работе вреда будет больше, чем пользы. У сотрудников разная по содержанию работа и разная по комфортности продолжительность «режима концентрации». Поэтому получится излишнее обезличивание, машинизация. Разумнее предоставить людям возможность самостоятельно планировать свое время и научить их правильному режиму взаимодействия. Результат: личная свобода в рамках обязательных подходов к эффективной работе и правил взаимодействия. Это больше мотивирует и способствует развитию корпоративной культуры.

• Опишите своему окружению удобные для вас подходы: «Прежде чем подойти к человеку, посмотрите его расписание, после чего сопоставьте срочность своего вопроса со временем ближайшего „окна координации”». Для подчиненных сделайте это правило обязательным. Также выскажите пожелание: по возможности договариваться с вами о встречах заранее (по вечерам). Мотивация: «Это позволит мне выделить вам столько времени, сколько необходимо».

Рекомендации по оптимизации контактов с контрагентами • В своем календаре отмечайте время плановой работы в «режиме концентрации» и «окна координации». Обеспечьте подчиненным, коллегам и руководителям возможность видеть ваше расписание.

Для того чтобы мозг не только отдохнул, но и почти полностью восстановился, лучше всего 15 минут выделить на легкие физические упражнения.

Учтите, что любая переработка информации загружает отвечающие за логику участки мозга. Когда вы читаете новостную ленту или просто заходите в социальную сеть, то не отдыхаете, а лишь меняете вид нагрузки.

• Планируйте «окна координации». После того как вы отработали выбранное время в «режиме концентрации», запланируйте свободный промежуток времени, для начала – не менее одного часа. У этого «окна» несколько функций. Во-первых, это страхующий резерв. Возможно, вы чуть-чуть не успеете закончить то, что запланировали. С резервом это не страшно, вы спокойно можете «дописать до точки», и вашему графику не грозит «эффект домино». Никогда не ставьте в расписание два дела подряд, не запланировав интервала между ними. Во-вторых, теперь вы можете посмотреть сообщения, уведомления о приходе которых были выключены. И, если нужно, написать или позвонить кому нужно, а что-то отложить на запланированное же в расписании время для работы с контрагентами. В-третьих, вы можете дать «доступ к телу» тем, у кого возникли срочные вопросы. В-четвертых, это может быть возможность отдохнуть для утомленного мозга, что обеспечит высокую эффективность мышления во время следующего погружения в «режим гроссмейстера». Ни в коем случае не пытайтесь вместо отдыха занять мозг другой работой.