Цитаты из книги «Корпоративные хронофаги. Найти и обезвредить! Или как избавить от лишней работы себя и сотрудников»

• Ограничивайте вирусные рассылки. Во многих компаниях значительную часть почты в ящике руководителя составляют письма, направленные на несколько адресов.

Лучше выберите оптимальную периодичность проверки (один раз в день или более) и запланируйте эту работу в своем расписании.

• Не проверяйте почту между делом. Это может вовлечь вас в режим многозадачности со всеми положенными последствиями. Кроме того, работа с почтой – серьезнейшая нагрузка для мозга. Если вы выбрали режим «между делом», то вам нужно в сжатые (!) сроки вчитаться в письмо, обдумать и написать ответ. Потом переключиться на другое письмо, и все сначала. Поэтому вы утомляете мозг и делаете его малопригодным для той работы, которую совершаете параллельно.

• Исключайте пересылку «формальных отмазок». Ситуация: вы направляете сотруднику вопрос. В положенный срок приходит ответ: «Я пока ничего не знаю». Такой ответ давать нельзя. Правильный ответ звучит так: «Я пока ничего не знаю. Говорил с господином Сидоровым, он обещал подумать. Я буду звонить ему завтра с 14:00 и до конца дня пришлю вам описание статуса ситуации». Если не ввести такое правило, то описанную информацию вы будете получать в четырех письмах или, плюнув на все, звонить по телефону.

В указанные сроки на почту нужно прислать письмо с ответом по существу вопроса или сообщить возможное для вас время для ответа.

Если мы официально работаем с 10:00 до 18:00, то срок окончания всех дел по умолчанию, если не обозначено другого времени, будет 17:00.

Если я вам пишу на почту, то это значит, что меня устраивает предельно возможный срок получения вашего ответа завтра, не позднее 17:00.

• Установите гарантированный срок ответа.

• Присвойте категории оставленным каналам. Базовый: канал, по которому вы гарантируете ответ в определенный срок, к примеру почта или корпоративная ERP-система. Аварийный: канал, который работает круглосуточно (если это необходимо) и по которому вы всегда готовы ответить, к примеру один из мессенджеров. Информирующий: канал, по которому вам могут направить информацию, не имеющую обязательных сроков рассмотрения, а просто – к сведению, например ссылку на потенциально интересный факт.

Дополнительно вы избавитесь от страха «А вдруг где-то там что-то происходит, а я не в курсе». Иначе одни сотрудники будут вам писать на почту, другие посылать эсэмэс, третьи – информировать о чем-то в «Вайбере», четвертые – еще в каком-то «утюге», а вы вместо важной работы будете постоянно просматривать поступившие сообщения.