Процессный человек знает, что результат должен быть, видит начальные этапы на пути к результату, но не умеет строить четкий план и структурировать задачи. Он постоянно находится в процессе и к результату может либо не прийти совсем, либо достичь его слишком поздно.
Направленность на результат обязательно должна быть у человека, который взял на себя ответственность за проект. Он должен понимать к чему стремиться и ощущать результат от достижения цели.
Руководитель проекта, у которого отсутствует образное мышление, должен привлечь в команду помощников, способных создавать в деталях желаемый образ.
Если путь к цели доставляет удовольствие, человеку свойственны настойчивость и упорство, он проявляет недюжинную работоспособность. Но если эффективности в достижении цели нет, то нужно задуматься для чего он проявляет бурную деятельность и что им движет. Возможно отсутствие конкретной цели, некорректная формулировка или цель является «чужой».
Когда замысел проекта готов, оцифрован и визуализирован, нужно выбрать вариант достижения цели и приступать к планированию этапов реализации проекта.
По своей сути план – это ориентир или указатель, куда идти, к чему стремиться и в какие сроки достичь цели. Имея четкие установки, гораздо проще идти к намеченной цели как в работе, так и в жизни. План должен согласовываться с видением результата.
Этапы планирования проекта:
1. Обозначение блоков дел.
2. Определение необходимых ресурсов.
3. Составление бюджета проекта.
4. Составление матрицы ответственности.
5. Составление дорожной карты проекта (графика Ганта).
6. Определение рисков проекта.
Блоки дел – это главные этапы реализации нововведения. Все мероприятия по новому проекту разбиваются на блоки поэтапного выполнения задуманного. Перечень составляется в соответствии с проектом. Он (перечень) должен быть достаточно полным, чтобы ничего не забыть и все учесть.
Ресурсы проекта – внешние и внутренние средства, необходимые для выполнения этапов проекта. Ресурсы проекта – это квалифицированный персонал, оборудование (машины и механизмы), услуги, расходные материалы, сырье, материальные средства, бюджет или денежные средства, привлекаемые для исполнения работ по проекту.
Бюджет проекта – материальные средства, выделенные для осуществления плана мероприятий. Бюджет проекта представляет собой план затрат, необходимых для его исполнения в стоимостном выражении. Бюджет проекта включает затраты на закупку материалов, выплату заработной платы, услуги сторонних организаций, амортизацию зданий, техники, оборудования и нематериальных активов.
Матрица ответственности – документ, поясняющий роли и полномочия каждой из сторон, заинтересованных в выполнении проекта. Матрица ответственности устанавливает степень ответственность каждого участника проектной команды за выполнение отдельных этапов и задач проекта.
Матрица помогает избежать ситуаций, когда непонятно, кто принимает решения, кто выполняет работу, кто несет ответственность. Чаще всего матрица представляет собой табличку, где по вертикали расположены задачи, а по горизонтали – фамилии конкретных людей и их задачи.
График Ганта – это тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана, графика работ по проекту, визуализация плана проекта. Она отвечает на вопросы: «Что?» и «Когда?». Диаграмма Ганта состоит из полос, ориентированных вдоль оси времени. Каждая полоса на диаграмме представляет отдельную задачу в составе проекта (вид работы), её концы – моменты начала и завершения работы, её протяженность – длительность работы. Вертикальной осью диаграммы служит перечень задач.
Диаграммы Ганта позволяют легко визуализировать взаимосвязи и зависимости между задачами. Они также позволяют сразу понять, как части проекта сочетаются друг с другом и какие важные этапы плана приближаются.
Дорожная карта – это наглядное представление перечня задач, которые необходимо выполнить, чтобы достичь желаемой цели. Это может быть рисованная линия с контрольными точками, таблица со столбиками и ячейками.
Дорожные карты применяют в проектах, в которых участвует несколько рабочих групп. Команды таких проектов могут быть полностью автономными, но для них важно придерживаться пунктов дорожной карты, чтобы не сойти с общего маршрута. Например, над выпуском новой кредитной карты работают сразу несколько подразделений банка – дизайнеры, маркетологи, юристы, техподдержка. У каждой команды – свои задачи, но они соответствуют общей стратегии, описанной в дорожной карте.
Использование данных инструментов (графика Ганта или дорожной карты) позволяет наладить параллельное выполнение работы над отдельными задачами в рамках проекта, организовать командную работу независимо от сложности проекта.
Риски проекта – обстоятельства или события, узкие места проекта, прямо или косвенно влияющие на результат достижения поставленной цели. Анализ рисков включает рассмотрение потенциальных проблем, выявление главных узких мест проекта, поиск решений, повышающих эффективность проекта. Оценка рисков и вариантов решения необходима, чтобы выбрать единственный лучший способ достижения цели.
Определение рисков и возможностей проекта непосредственно связано с анализом узких мест внедрения изменений.
Для минимизации рисков необходимо рассмотреть:
Потенциальные проблемы.
Главные узкие места проекта.
Решения, повышающее эффективность проекта.
Оценка происходит с помощью фильтра принятия решений (см. книгу «Личная эффективность руководителя») через определение результативности и экономичности конкретного варианта, а также, принимая во внимание риски и дополнительные возможности.
Фильтр принятия решений состоит из оценки результативности рассматриваемого варианта, экономичности варианта с точки зрения затрат различных видов ресурсов, рискованности предлагаемого варианта, потенциальных возможностей при реализации решения.
Каждый из предлагаемых вариантов подлежит анализу с точки зрения прогнозируемых результатов и предполагаемых последствий его реализации.
Выбор окончательного варианта решения задачи осуществляется после его оценки по всем вышеуказанным параметрам, каждому из которых присваивается балл от 0 до 5.
Если вариант прошел первый уровень оценки (результативность) и набрал более 3 баллов – он принимается, если нет – рассматривается второй уровень (экономичность), если он набирает более 3 балов – принимается, в противном случае направляется на оценку третьего уровня фильтра (рискованность), после оценки рисков вариант либо принимается, либо исключается.
Этапы оценки
Критерий фильтра
Балл
Решение
Если несколько вариантов получают одинаковое количество баллов по одной из шкал, то решение принимается по баллам следующей шкалы. Например, если два варианта одинаково результативны, то выбирать нужно тот, который наиболее экономичный или менее рискованный. Подробнее о фильтре принятия решений читайте в книге «Личная эффективность руководителя».
На этапе составления плана внедрения изменений нужно определить роли участников проекта.
Роли участников проекта:
Заказчик изменений (клиент). Человек, работающий или не работающий в той же организации и получающий выгоду благодаря изменениям, возникающим в результате проекта.
Руководитель проекта. Отвечает за достижение общих целей проекта и руководит командой, осуществляющей проект.
Член команды проекта. Человек, работающий в команде на временной или постоянной основе, способствующий осуществлению проекта.
Участник изменений. Человек, на которого влияют результаты проекта.
Рассмотрим на примере структуру плана внедрения изменений и определим роли участников проекта.
Пример 1. Олег задумал построить дом за городом для семейного отдыха. Земля под застройку ему досталась от отца. Олег готов потратить на проект 5 млн. руб. 11-12 сентября семья Олега отмечает годовщину свадьбы. К этому времени домик должен быть готов к приему гостей.
Олег определил список дел, которые будут осуществляться при строительстве дома. Проект дома он заказал, договорился о закупке материалов, заключил договор со строительной компанией и ландшафтным дизайнером, с агентством о проведении мероприятия к годовщине.
Необходимыми ресурсами для реализации проекта являются: строительные и отделочные материалы, саженцы деревьев и цветов, газонное покрытие, специалисты соответствующего профиля для проведения работ, материальные средства.
Бюджет проекта:
заказ проекта нового дома – 50 тыс. руб.;
закупка материалов – 2 млн. руб.;
затраты на строительство – 2 млн. руб.;
услуги ландшафтного дизайнера – 50 тыс. руб.;
услуги садовника – 50 тыс. руб.;
услуги агентства по организации праздника – 200 тыс. руб.;
подарки семье – 50 тыс. руб.
Ответственные лица проекта:
Этапы проекта (блоки дел)
Результат реализации блока (этапа)
Ответственный
Проект дома
Готовый проект дома до 14 августа
Инженер- проектировщик Иван проектного бюро «ГорСпецПроект»
Закупка материалов
На протяжении всего строительства обеспечение материалами работников
Собственник проекта Олег
Постройка дома
Строительство и отделка дома с 28 августа по 5 сентября
Прораб строительной фирмы «Строим быстро» Николай
Разбивка сада
Разметка, планировка сада и приусадебной территории с 2 по 6 сентября
Дизайнер агентства «Уютный дворик» Ирина
Посадка сада
Высадка саженцев и цветов с 8 по 10 сентября
Садовник агентства «Уютный дворик» Степан, дизайнер Ирина
Новоселье
Торжественное празднование новоселья 11-12 сентября
Руководитель агентства «Праздник с нами» Наталья
График Ганта:
август
сентябрь
1
7
14
21
28
31
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Проект дома
Закупка материалов
Постройка дома
Разбивка сада
Посадка сада
Новоселье
Оценку рисков проекта на каждом этапе его реализации, а также выбор организаций для проведения отдельных работ можно произвести согласно фильтру принятия решений.
Роли участников проекта:
Заказчик проекта
Руководитель проекта
Члены команды проекта
Участники изменений
Хозяин дома
Хозяин дома
1. Инженер-проектировщик.
2. Прораб.
3. Ландшафтный дизайнер.
4. Садовник.
5. Аниматоры.
1. Семья хозяина.
2. Соседи по участку.
Планирование этапов проекта имеет важное значение. Без плана проект сложно реализовать. Игнорирование планирования ведет к неоправданным затратам и большим рискам. Если вам трудно планировать, нужно делегировать данную задачу другому человеку из вашей команды, способному к структурированию и планированию.
Когда есть видение результата, готов план проекта и дорожная карта его внедрения, приступают к реализации изменений.
Важным этапом внедрения нововведения является работа с командой проекта.
Как грамотно построить работу, чтобы реализовать задуманное, используя потенциал, заложенный в каждом участнике проекта? Для этого нужна команда единомышленников, направленная на достижение максимальной эффективности работы благодаря согласованным действиям и совместным усилиям.
Реализация проекта включает следующие направления.
Подготовка к реализации проекта:
1.1. Создание команды реформаторов.
1.2. Выбор сценария запуска проекта.
Донесение целей и видения проекта до персонала:
2.1. Технология ЗОВ.
2.2. Информационная поддержка изменений.
2.3. Работа с информационной агрессией.
Внедрение проекта развития в жизнь.
3.1. Оперативное управление проектом.
3.2. Работа со сбоями проекта.
3.3. Работа с сопротивлением сотрудников.
Подготовка к реализации проекта
При формировании команды проекта руководителю предстоит выбрать наиболее подходящих специалистов среди возможных кандидатов, которые будут максимально эффективны.
Критерии выбора каждый руководитель определяет самостоятельно, это могут быть человеческие качества, профессиональные навыки, психологические особенности. Практика показывает, что члены команды должны обладать ответственностью, быть результативными, увлеченными делом, доброжелательными. Подробнее о подборе сотрудников и определении их компетенций читайте в книге «Развивающее управление».
О проекте
О подписке