Подготовка и проведение форума

Организационно подготовка была разделена на несколько основных блоков:

Работа ядерной группы организаторов по разработке форума. Концепция, программа, архитектура, сценарий проведения и другие вопросы;

Сборка площадок форума и команд участников на территориях;

Подготовка команды модераторов и сборщиков;

Подготовка библиотечного сообщества, формулировка внутреннего содержания для разговора с представителями других сфер деятельности;

Подготовка всех участников к работе на форуме (лекторий до форума);

Официальная презентация форума за полтора месяца до его проведения;

Проведение самого форума;

Сборка и презентация результатов.

Каждый блок был разделен на подзадачи, распределенные между участниками ядерной группы организаторов:

Подготовка информационных писем о проведении форума (общее, для GR, для членов команд, для спикеров образовательного лектория);

Апробация наработок форума с фокус-группой директоров библиотек Иркутской области;

Разработка структуры лектория (перечня укрупненных смысловых блоков);

Утверждение технического задания на разработку сайта форума ядерной группой, разработка сайта форума согласно техническому заданию;

Приглашение ВИП-участников на презентацию форума;

Проведение ВКС с кураторами площадок по целям, задачам форума и обязанностям кураторов;

Подготовка сценария презентации форума;

Подготовка визуального оформления форума (заставки для Leader ID, YouTube, брендирование документов, подготовка презентации Power Point);

Создание мероприятия «Презентация форума» на платформе Leader ID;

Согласование сценария проведения презентации форума ядерной группой;

Проведение переговоров с потенциальными спикерами лектория;

Проведение переговоров о поддержке форума с потенциальными интересантами (Министерство культуры РФ, Правительство Иркутской области);

Открытие регистрации на форум на сайте форума;

Подготовка трансляции лектория на YouTube-канале Molchanovka: разработка заставки, создание ссылок для трансляции и т. д.;

Проведение информационной кампании презентации форума: распространение информационного письма о проведении форума через сеть библиотек и «Точек кипения», а также по сообществам профессиональных событий Молчановки;

Подготовка трансляции презентации на YouTube-канале Molchanovka;

Подготовка технического обеспечения презентации, включая тестовые подключения и репетиции;

Проведение презентации форума;

Разработка плана-графика реализации лектория;

Проведение ВКС с кураторами площадок по ролевой модели форума, принципам отбора и подготовке модераторов и сборщиков;

Формирование библиотечных команд участников форума;

Проведение ВКС с представителями министерства экономического развития и промышленности ИО о разметке дорожной карты форума;

Проведение информационной кампании лектория;

Проведение курса по развитию навыков модерации групповых событий: очный экспресс-тренинг;

Регистрация участников форума на платформе Leader ID;

Приглашение небиблиотечных специалистов к участию в форуме, доформирование команд на площадках;

Формирование команды модераторов форума;

Проведение ВКС с кураторами площадок: итоги сбора команд, регистрация участников команд на Leader ID. О такте «Библиотекари. Внутренний разговор»;

Подготовка и проведение такта «Библиотекари. Внутренний разговор»;

Проведение ВКС с представителями министерства экономического развития и промышленности ИО о верхнеуровневых задачах форума;

Кто такой сборщик? Задачи и обязанности сборщика во время и после работы форума;

Подготовка модераторов из числа специалистов муниципальных библиотек силами участников курса по модерации;

Разработка документов, создание инструментов, необходимых для проведения форума (гугл-формы, телеграм-каналы и чаты и проч.);

Профилирование модераторов для работы на форуме;

Что и как собираем? Технический тренинг, апробация работы с документами и инструментами форума для модераторов и сборщиков;

Реализация лекций, семинаров и мастер-классов лектория согласно плану-графику;

Проведение форума (по отдельному сценарию);

Презентация предварительных итогов форума во время Всероссийского дня библиотек.

И другие.

За решение каждой задачи должен быть назначен ответственный. Необходимо также разработать план совещаний-синхронизаций ядерной группы организаторов. Важно: заранее четко определите интересы в проекте участников ядерной группы организаторов и не потеряйте их в процессе работы, определите внутреннюю ролевую структуру и полномочия внутри ролей, систему согласований и принятия решений. Это поможет избежать лишних напряжений, недопониманий и оптимизирует работу.

Также для облегчения работы рекомендуем делать сводные «экраны» для контроля работы процессов. Например, консолидировать информацию по всем площадкам в одном месте:

Рекомендуется при разработке плана подготовки и проведения форума, для удобства работы, использовать также диаграмму Ганта.

Организация коллективов форума. Модель укрупнения: рабочая группа – площадка – макрогруппа

Ключевые события до форума

Этапы работы форума

(Горизонт 2036 был определен, так как Стратегия развития региона прописана до 2036 г.).

Шаблоны итоговых презентаций рабочих групп и макрогрупп, по которым работали участники и делегаты форума, соответственно, выстроены по логике этапов. Приведены в Материалах форума.

Общее движение по дням форума:

Результат работы первых трех дней – итоговые презентации от каждой рабочей группы площадки с ТОП-1 проектной инициативой от каждой группы из всех предложенных участниками, которая вошла в итоговую презентацию рабочей группы. И выбранные делегаты от каждой площадки.

Поясним: первые три дня участники работали в составе групп на площадках в своих муниципалитетах. Затем каждая площадка выбрала делегатов, которые приехали в Иркутск на собор. На соборе делегаты продолжили работу в макрогруппах, укрупняя содержание, наработанное на площадках. Это происходило следующим образом:

Дни перехода (переезда делегатов). Это также было время для доработки итоговых презентаций участниками рабочих групп площадок до собора.

Соборные дни форума (офлайн, Иркутск). Первый соборный день – работа в макрогруппах. Подготовка итоговых презентаций от макрогрупп на основе привезенных итоговых презентаций рабочих групп своих площадок. Формулировка объединяющего содержания по этапам работы, в том числе выбор наиболее значимой, из привезенных делегатами, проектной инициативы от каждой макрогруппы. Второй соборный день – доклад губернатору, членам Правительства региона.