Цитаты из книги «Быть секретарем руководителя фирмы. Учебное пособие»

партнера. Кстати, если речь идет о погашении задолженности, лучше, чтобы письмо содержало подпись начальника юридического отдела или юриста: чисто психологически, когда человек видит, что имеет дело с юристом, желание связываться пропадает.

Особенности составления служебного письма Первое правило при составлении письма заключается в том, что при его прочтении у человека должен создаться эффект личностного общения. Поэтому не надо не использовать шаблоны, лучше подойти к процессу творчески. Каждое последующее письмо должно отличаться от предыдущего (например, второе может быть более конкретным, насыщенным). Если речь идет о погашении задолженности, лучше, если второе письмо будет заказным или прислано с курьером. К письмам прежде всего относится идея употребления глагольных форм («благодарю за сотрудничество», «важно поддерживать», «прошу подтвердить, что оплатили»). Послание должно быть коротким и насыщенным. Не рекомендуется: – выделять слова в тексте жирным шрифтом, лучше использовать курсив (чтобы выделить сумму, можно упомянуть ее в тексте 3–4 раза); – использовать цветную и дорогую бумагу (чтобы у клиента не возникло ощущения, что у вас и без того слишком много денег). Чрезвычайно важно правильное обращение к адресату – неискаженное употребление имени и фамилии. Письмо-напоминание целесообразно «украсить» вертикальной красной линией слева или зигзагообразным срезом справа. С этой же целью высылается открытка с текстом из трех пунктов, в которых указано, как заплатить вашей компании. Это чисто психологический прием – люди с трудом расстаются с фотобумагой и картоном и велика вероятность, что ваше оригинальное послание не попадет в урну после первого же прочтения. Ещё одним трюком является использование в письме постскриптума следующего содержания: «Заплатите такого-то (дата), пожалуйста». В электронном письме слово «заплатите» указывается в теме. Человек несколько раз получит ваше письмо и столько же раз прочитает (хотя бы тему). Очень экстравагантным способом припугнуть должника будет отправление ему письма в черном конверте. Психологи утверждают, что это должно действовать безотказно. Хороший эффект дают письма с уведомлением о том, что вы занесете клиента в «черный список» и это может стать достоянием гласности и тем самым осложнит дальнейшую деятельность поскольку его начнут рассматривать в качестве неблагонадежного