Создайте свой чек-лист мероприятия
Гости
1. Составить список гостей с указанием полного имени, занимаемой должности и контактных данных каждого.
2. Совместно с дизайнером разработать приглашение (электронный и печатный варианты).
3. Разослать и развезти пригласительные за пять дней до события.
4. Позвонить приглашенным и определить примерное количество ожидаемых гостей.
5. Предоставить всем гостям заранее карту-схему проезда.
Сотрудники, участники
1. Найти фотографа, который максимально быстро отдает готовый контент. Обговорить заранее дату мероприятия и забронировать день. Внести небольшую предоплату. Описать ожидания по работе.
2. Найти ведущего, умеющего работать в интерактиве с гостями. Обговорить заранее дату мероприятия и забронировать день. Внести небольшую предоплату. Описать ожидания по работе. Прописать тайминг и концепцию мероприятия. Обозначить для него ключевых гостей. Написать имена руководителей, выступающих лиц, звезд. Уточнить технический райдер.
3. Уточнить у генерального директора, будет ли он произносить приветственное слово.
4. Если планируется выступление музыкальных коллективов, артистов, звезд, танцевальных групп, необходимо предоставление четкого технического райдера и сверка нюансов.
5. Найти декоратора. Совместно продумать декорации, которые уместно использовать: шары, кэнди-бары, фотозоны и пресс-волл. Не перегружайте пространство, но постарайтесь проявить фантазию в этом вопросе.