Прежде чем взяться за какое-либо дело, задайтесь вопросом: а нельзя ли кому-либо его поручить? Многие завалены делами именно потому, что привыкли рассчитывать только на себя: «Не могу никому доверить. Все сделают не так, как надо». Вместо этого такие люди должны самокритично признать: «Не умею организовывать свою работу».
В числе правил для руководящего звена ряда ведущих международных компаний есть и такое: «Вам не следует делать то, что могут сделать ваши подчиненные. Если вы это делаете, то вы – лишний, вместо вас можно взять работника с меньшим окладом».
Однако чтобы поручения исполнялись на должном уровне, необходимо соблюдение некоторых общих требований:
• Продуманный выбор исполнителей. Поручайте не тому, кто подвернулся под руку, а тому, кто имеет возможность качественно исполнить поручение.
• Четкость задания. Нередко формулировки поручений оставляют желать лучшего. Неслучайно весьма распространенным среди работников является суждение о «начальниках, которые сами не знают, чего хотят». Положение усугубляется тем, что высокий коэффициент понимания является скорее исключением, нежели правилом при общении людей. Зная это, руководитель должен позаботиться о проверке в тактичной форме того, уловил ли его мысль сотрудник, получающий задание.
Говорят, что у человека никогда нет времени, чтобы сделать работу как следует, а вот на то, чтобы ее переделывать, время находится. Пожалуй, в этом есть изрядная доля вины тех, кто отдает приказы. От того, насколько четко и понятно будет сформулировано поручение, зависит и качество его исполнения.
Вполне возможно, что распоряжение было невразумительным, сумбурным, а подчиненный побоялся переспросить, чтобы уточнить детали. И вот результат – работу приходится переделывать.
• Предоставление максимальной свободы (в пределах компетенции подчиненного). Хорошо когда-то сказал американский президент Теодор Рузвельт:
«Лучший руководитель – это тот, у кого достаточно ума, чтобы найти стоящих людей, заставить их делать то, что нужно, и при этом у него хватает здравого смысла, чтобы не путаться у них под ногами».
• Контроль по результатам, а не по методам исполнения.
• Право на ошибку. Руководители и сами ошибаются. Если подчиненного лишить этого права (жестким контролем, взысканиями за малейшие просчеты), то он лишится и инициативы, ведь фактически руководитель ставит его в худшие, по сравнению с собой, условия.
Распространенные ошибки при поручении задания:
• давать поручения в спешке;
• передавать поручение через третьих лиц;
• поручать что-либо первому попавшемуся под руку;
• давать непродуманные поручения.
Позитивные приемы:
• объясняя задание, сочетать устную информацию с письменной (письменная информация менее подвержена искажению);
• тактично проконтролировать, правильно ли подчиненный понял задание (например, с помощью вопроса: «Что собираетесь предпринять?»);
• письменно фиксировать сроки, ответственных исполнителей, возможные методы работы и форму отчета.
Несоблюдение этих требований препятствует удовлетворительному исполнению поручений, что, в свою очередь, и формирует у руководителя тенденцию опираться только на собственные силы. Так рождается пресловутая текучка – лавина мелких вопросов, из-за которых не остается времени на действительно важные дела, достойные внимания управленца.
При возрастании объема работы руководителю естественно перейти от разовых поручений к делегированию части своих полномочий (о делегировании полномочий см. далее в соответствующем подразделе раздела 1.4 «Возможности, мимо которых мы проходим»).
Правило 10 вполне применимо и для домашних дел. Женщина может вырастить из своих детей неплохих помощников, если будет с раннего возраста поручать им какие-то (вначале несложные) дела: убрать игрушки и другие вещи, помыть посуду, протереть пыль, полить цветы, сходить в магазин и т. д. Выполнять часть домашней работы вполне способен и мужчина, желающий помочь своей супруге, дабы она избегала перегрузки.
При отсутствии контроля уровень исполнительской дисциплины неминуемо падает, что в итоге делает усилия руководителя бесплодными, а результаты его деятельности – плачевными.
Чрезмерный контроль также не годится, так как отнимает слишком много времени у руководителя. При этом он превращается в надсмотрщика, не способного осуществлять такие важнейшие функции, как принятие стратегических решений, прогнозирование, нововведения, совершенствование организации производства и управления, повышение производительности труда и заинтересованности исполнителей, улучшение условий труда, профилактика и разрешение конфликтов. Кроме того, излишний контроль неизбежно приводит к свертыванию инициативы подчиненных, к привычке не делать ни шага без санкции руководителя. А это еще больше увеличивает нагрузку на него.
Таким образом, при организации контроля необходимо найти некую золотую середину. В качестве таковой можно рекомендовать следующую двухэтапную систему:
1. Систематический контроль каждого подчиненного осуществляется по ключевым точкам: в действиях подчиненного выделяются главные аспекты, о которых он обязан регулярно информировать руководителя.
2. Раз в месяц исполнительность и ответственность каждого подчиненного проверяется путем дотошной ревизии осуществления им одной из его основных функций. Это позволит:
• составить объективное мнение о работе подчиненного;
• быть в курсе всех важных дел;
• поддерживать уверенность подчиненного в том, что любой крупный просчет не будет скрыт от руководителя;
• оказывать своевременную помощь подчиненному посредством поощрений и конструктивной критики.
Рекомендуемые принципы полезны как для руководителей, так и для подчиненных. Поскольку руководитель заинтересован в эффективной работе команды, целесообразно внедрить эти правила в своем подразделении.
К тому же и самому управленцу легче совершенствоваться в более организованной среде.
Просмотрев перечень этих правил, вы, наверное, согласитесь, что все они (исключая специфические производственные вопросы) применимы и вне рабочей обстановки, то есть в повседневной жизни. В быту нам тоже не хватает времени, поскольку зачастую мы расходуем его не лучшим образом.
Что касается домашних условий, формулировки некоторых правил претерпевают изменения. Например, правило 10 может звучать так: «Как можно больше поручайте детям и супругу». Польза от этого (как и в случае с работой) двойная – и экономия времени, и воспитание (укрепление отношений).
• Время от времени просматривайте данные рекомендации, освежайте их в памяти – до тех пор, пока они не станут для вас постоянно действующими правилами.
• Фиксируйте любые, даже на первый взгляд незначительные успехи, выразившиеся в выигрыше времени, – это ускорит усвоение вами приемов тайм-менеджмента.
С удовольствием приведу письмо, полученное от одной из слушательниц проводимых мной семинаров по технике управления временем:
«Данную методику я опробовала на практике. Первое, что надо было сделать, – записать важнейшие дела в порядке их важности. И здесь возникла первая проблема: какое дело является действительно важным и насколько (все дела мне казались самыми важными). Кроме того, у меня было достаточно уже горящих дел, которые не терпели отлагательства, но браться за них мне совсем не хотелось. Включила и их в список. После решения этой задачи добавила в список характеристику срочности и т. д. В результате список получился довольно длинный.
О проекте
О подписке