Подробнее про создание и описание бизнес-процессов вы можете прочитать в «Своде знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0» и в книге Джона Джестона и Йохана Нелиса «Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов». (М.: Альпина Паблишер, 2012)

Лайфхак № 5

Используйте шкалу как руководство к действию. Каждая описанная здесь шкала – это руководство к действию, с помощью которого можно поэтапно, шаг за шагом улучшать соответствующий аспект вашего бизнеса. Вы можете использовать эту шкалу как полноценный рабочий план.

Теперь давайте оценим по 5-балльной шкале, насколько детально они у вас прописаны.

Прописаны ли у вас документы для работы на отдельных должностях?

 Должностные инструкции

Неважно, сколько человек в вашей оргструктуре – два, пять или пятьдесят. Для каждого сотрудника должна существовать должностная инструкция: и для менеджера по продажам, и для менеджера по работе с клиентами, и для бухгалтера, и для повара – для всех. Этот документ четко прописывает, в чем заключается должность, какие функции должен выполнять сотрудник, какие предусмотрены KPI (ключевые показатели эффективности) и т. д.

 Система мотивации

Имеется в виду как материальная мотивация (оклады, премии, бонусы), так и нематериальная (обучение, возможность карьерного роста, комфортные условия труда).

 Рабочие документы

К ним относятся таблицы оценки сотрудников, чек-листы и скрипты для менеджеров по продажам, шаблоны отчетов для аналитиков и т. д. Вы должны четко понимать, какой объем документов используется в организации. А сами эти документы должны быть доходчивы настолько, чтобы их можно было легко передать новым сотрудникам или франчайзи.

 Стандарты проведения регулярных встреч и планерок

Как часто проводить планерки, кто должен заниматься их организацией, кто должен в них участвовать, какие вопросы на них обсуждаются – все это также должно быть прописано.

Оцените готовность этих документов по 5-балльной шкале, где 1 – ничего не готово, все на уровне негласных договоренностей, а 5 – все документы прописаны, все они просты и понятны, полностью готовы для передачи.

Насколько автоматизирована работа ваших сотрудников

Теперь оценим, автоматизированы ли ваши бизнес-процессы. Для этого используются такие программные решения, как CRM-система и ERP-система.

CRM-система – средство автоматизации взаимоотношений с клиентом. Она помогает не терять информацию о клиенте, эффективнее выстраивать с ним диалог, не допускать ошибок во взаимодействии и в конечном итоге продавать больше. Например, это Bitrix24, amoCRM и др.

ERP-система – программный продукт, позволяющий автоматизировать управление ресурсами предприятия и сделать максимально простым и удобным анализ их использования. Например, это 1С: Предприятие, Бизнес.ру.

Не всем предприятиям и не всегда требуются проработанные CRM и ERP-системы. Однако современные франчайзи зачастую хотят видеть во франшизном пакете систему автоматизации бизнес-процессов, и желательно более проработанную, чем стандартные бесплатные решения.

Более подробно про автоматизацию бизнес-процессов вы можете прочитать в книге Равина Джесутасана и Джона Будро «Реинжиниринг бизнеса. Как грамотно внедрить автоматизацию и искусственный интеллект». (М.: Альпина Паблишер, 2019)

Теперь проанализируйте, как автоматизация выстроена в вашем бизнесе, и оцените ее уровень по 5-балльной шкале.

Ваши сотрудники – помогут они или помешают построению франшизной сети

По моему опыту, коллектив вашей компании – это фактор, который чаще всего недооценивается собственниками при масштабировании бизнеса. Но не обманывайте себя: для успеха франшизной сети он имеет решающее значение. Ведь именно ваши сотрудники будут производить продукцию, организовывать ее складское хранение, обеспечивать ее доставку до франчайзи, выстраивать рекламные кампании и маркетинг для франшизных точек. В конце концов, ваши сотрудники будут консультировать новых партнеров и помогать им открывать и вести бизнес. Именно от сотрудников зависит, насколько успешно будет работать каждый франчайзи в отдельности и вся ваша сеть в целом.

Здесь можно выделить несколько ключевых аспектов, которые нам и предстоит оценить.

Насколько сотрудники готовы включиться в построение франшизной сети

Крупная образовательная компания, работающая со школами по всей России, решила запустить франчайзинговую программу. По их заказу консультанты детально проработали стратегию масштабирования, разработали маркетинговые материалы. Дальше начались сложности: сотрудники ни в какую не хотели принимать участие в подготовке руководства для франчайзи, любую информацию из них приходилось буквально вытягивать клещами. С боем доработав руководство, консультанты передали материалы и откланялись. А сотрудники продолжили саботировать процесс: на всех совещаниях они отзывались о франшизном проекте с нескрываемым раздражением; задачи по нему всегда оставляли на потом, предпочитая заниматься другими делами; с франчайзи они старались вообще не работать, а если и работали, то перебрасывали связанные с ними задачи друг на друга. В итоге компания, продав пару франшиз, была вынуждена свернуть программу. Вложения во франчайзинг не окупились.

Сотрудники вашей компании – это именно те люди, на которых с появлением франшизы ложатся новые обязанности. Готовы ли они взять на себя эти обязанности? Есть ли у них мотивация – и материальная, и нематериальная, – чтобы заниматься франчайзингом?

Давайте оценим уровень включенности вашего персонала по 5-балльной шкале.

Про работу с внутрикорпоративными конфликтами вы можете прочитать в книге Даниэля Брауна и Итске Крамер «Как управлять корпоративным племенем. Прикладная антропология для топ-менеджера». (М.: Альпина Паблишер, 2020)

Насколько хорошо выстроено взаимодействие между отделами

Небольшие конфликты и несогласованности во взаимодействии отделов – обычная история для бизнеса. И, как правило, из-за этого не возникает критичных ситуаций. Однако франчайзинг – совсем другое дело. Рядовой конфликт может быть не критичным на уровне небольшой сети, но в условиях компании с сотней представительств приобретает катастрофические масштабы.

Франшиза Arome Paris от KOSENKO RETAIL GROUP – торговые островки, продающие ароматы для дома, – росла сверхбыстрыми темпами, но вскоре у франчайзи начались проблемы. Выяснилось, что заказать самые ходовые товары часто не получается – их просто нет на складе, а точки многих новых франчайзи и вовсе с самого начала завалены низколиквидной продукцией. Поставки часто задерживались, приходила не совсем та продукция, которую заказывали партнеры. Как же так вышло? Все дело в несогласованности двух подразделений – отдела продаж и отдела закупок – и в их неготовности к быстрому росту. «Сейлы» стараются продать максимальное количество франшиз и отгрузить франчайзи максимальное количество товара, не заботясь о его востребованности среди конечных покупателей. А закупщики не используют большие склады, чтобы на них не залеживался неликвид. В итоге при бурном росте компания перестала успевать за потребностями франчайзи. Последствия в виде отключающихся партнеров, отрицательных отзывов и негативной репутации в сети не заставили себя ждать.

Оцените уровень слаженности работы ваших сотрудников по 5-балльной шкале, где 1 балл – конфликты постоянно сопутствуют рабочим процессам в вашем бизнесе, отделы могут согласоваться только при вашем активном участии; 5 баллов – работа отделов идеально слажена, конфликтные ситуации решаются максимально быстро совместными группами сотрудников без привлечения собственника.

Есть ли у вас кандидаты на ключевые роли в управляющей компании?

Ни один франчайзи не сможет построить успешный бизнес в одиночку. Ему обязательно нужна помощь целой команды. Такая команда называется управляющей компанией – это структура, организующая расширение и работу франшизной сети и помогающая каждому франчайзи. От эффективности и слаженности управляющей компании напрямую зависит успешность франшизной сети. Поэтому подбор сотрудников в нее – сложная и крайне ответственная задача: люди должны, с одной стороны, отлично понимать специфику вашего бизнеса, а с другой – хорошо разбираться во франшизном рынке. По моему опыту, лучшая стратегия здесь – выращивать менеджеров текущего бизнеса, ставя их на основные позиции в управляющей компании. Наличие сотрудников, подходящих на ключевые должности в УК, – один из важных критериев готовности вашего бизнеса к франчайзингу.

Кто же нам нужен в управляющей компании?

 Менеджер по продажам франшизы – человек, хорошо понимающий рынок и выгоды ведения аналогичного бизнеса, преимущества сотрудничества с вашей управляющей компанией.

 Менеджер сопровождения – сотрудник, который консультирует франчайзи и помогает им в решении проблем, возникающих в их бизнесе. На эту должность хорошо подойдет эмпатичный человек, способный выслушать, донести свои мысли и вдохновить партнеров на активную работу по развитию.

 Маркетолог – сотрудник, который профессионально организует интернет-продвижение (интернет на данном рынке – маркетинговый канал № 1). Кандидат на эту должность должен хорошо разбираться в настройке контекстной рекламы, SMM-продвижении.

 Руководитель управляющей компании – это активный человек, желающий и способный управлять быстрорастущей франшизной сетью. Для такой работы подойдут энергичные и хорошие организаторы, ориентированные на результат.

Итак, есть ли у вас сейчас такие сотрудники? Оцените их наличие по 5-балльной шкале, где 1 – нет ни одного кандидата на эти должности, 5 – есть все кандидаты, франчайзинговую программу с ними уже обсудили, и они готовы активно включаться в работу управляющей компании.

Готовы ли к франчайзингу лично вы

Конкурентное преимущество тиражируется, бизнес-процессы прописаны, сотрудники к франчайзингу готовы. А готовы ли к нему лично вы – руководство компании и учредители? Это еще один аспект, про который основатели очень часто забывают. И совершенно зря. Внутренняя неготовность учредителя или соучредителей может погубить даже успешную франшизную сеть.

Компания «Шоконель» меньше чем за год работы франшизного направления открыла 13 точек и увеличила выручку в 15 раз. Франчайзи успешно работали, управляющая компания была полностью укомплектована хорошими профессиональными кадрами. Беда пришла откуда не ждали: возник конфликт между учредителями. Часть учредителей отвечала за производство, а другая часть – за коммерческий блок. И основатели-производственники, привыкшие всю наценку на продукт забирать себе, не готовы были делиться с франчайзи и выросшим штатом управляющей компании. Рентабельность в 30–35 % для них была неприемлемо мала. Конфликт нарастал, производство переставало отгружать продукцию, а больше всего от этого страдали франчайзи. В итоге сеть свернулась к своему изначальному состоянию – ни франчайзи, ни партнеры от конфликта не выиграли.

Когда я говорю про готовность учредителей, я имею в виду три важнейших аспекта.

1. Готовы ли заниматься франчайзингом лично вы?

Франчайзинг, особенно на начальных этапах, потребует вашего личного включения в процессы: вам придется контролировать, управлять, участвовать в продажах или презентациях вашей франшизы, заниматься сопровождением. Более того, существует целый ряд рынков, на которых основатель франшизы должен светиться на всех рекламных материалах, вести за собой людей и вдохновлять. Это относится к бизнесам в детском сегменте, фэшн-индустрии, к фотостудиям. Если у вас такой бизнес, согласны ли вы на это? Готовы ли вы посещать все необходимые мероприятия, рассказывать о своем бизнесе, «продавать» его своим образом жизни? На начальных стадиях без этого никак не обойтись.

Оцените свою готовность по 5-балльной шкале, где 1 – я на это совсем не готов, 5 – я не просто готов, я очень хочу этим заниматься.

2. Умеете ли вы работать в формате партнерства?

Партнерство – это особый формат взаимодействия, предполагающий, что обе стороны равны и всегда могут договориться на основе общих интересов, а не принуждения. В российской бизнес-культуре люди, умеющие работать в формате партнерства, пока встречаются нечасто: у нас больше распространены иерархические взаимоотношения «начальник – подчиненный», а не «партнер – партнер». Между тем франчайзинг – это именно про партнерство. Франчайзи – не сотрудник, а равноправный партнер, который вкладывает в дело свои деньги и энергию и рассчитывает создать успешный стабильный бизнес. С ним нужно уметь взаимодействовать соответствующе.

Оцените свое умение работать с партнерами по 5-балльной шкале, где 1 – я не хочу и не умею работать с партнерами, партнерство не для меня, 5 – я хочу и умею работать с партнерами, у меня есть богатый продуктивный опыт выстраивания партнерских отношений.

3. Готовы ли к этому ваши соучредители (если они есть)?

Если вы – не единственный учредитель, готовы ли ваши партнеры к франчайзингу? Готовы ли они к меньшей маржинальности при товарной франшизе? Готовы ли они доверять вам как руководителю этого проекта?

Оцените готовность ваших соучредителей по 5-балльной шкале, где 1 – партнеры не готовы к франчайзингу, 5 – у партнеров есть богатый опыт работы с франчайзи и они горят желанием работать с ними в будущем.

Если у вас нет соучредителей – поставьте здесь свои баллы по первому аспекту.

Про партнерские взаимоотношения вы можете больше прочитать в книге Дэвида Гейджа «Партнерское соглашение: как построить совместный бизнес на надежной основе» (М.: Альпина Паблишер, 2016).

Есть ли у вас все активы, необходимые для успешной франшизы

Любой бизнес успешен тогда, когда он обладает ключевыми активами. Франчайзинг – не исключение. Залогом успеха франшизной сети являются следующие ресурсы.

 Нематериальные активы. Проверьте себя – есть ли они у вас? При наличии актива поставьте себе один балл.

 Производственные активы и поставщики. Надо учитывать, что развитие франшизной сети означает кратное увеличение объема сбыта и, следовательно, необходимого объема производства или закупок. Неготовность вашего производства или поставщиков к настолько быстрому росту может сыграть с франшизной сетью злую шутку: франчайзи попросту не будут получать продукцию в необходимом объеме и на приемлемых условиях.

Лайфхак № 6

Не ждите патента – действуйте! Отсутствие нематериальных активов или сложность их регистрации не должны вас останавливать в запуске франшизы – ведь эти процессы могут затянуться надолго. Товарный знак регистрируется от 2 до 8 месяцев. Пока вы будете ждать, ваши конкуренты успеют создать не одну франшизу, а две, три, пять и несколько раз их продать. Они успеют откусить от рынка существенный кусок, и вам уже ничего не останется. И вот вы приходите на рынок с франшизой через год, дождавшись официальной регистрации своего товарного знака, а все ваши потенциальные франчайзи уже заняты конкурентами. Поэтому запускайте франшизу, а если нематериальных активов нет или они не зарегистрированы, вкладывайтесь в это сразу же после первых продаж.

Франшиза «Папа Гриль» развивалась образцовыми темпами: всего за два года открылось больше 130 точек. Но затем у франчайзи начали возникать проблемы. Продукты поставлялись с задержками, иногда в слишком большом объеме, а иногда и вовсе не те продукты, которые нужны для приготовления блюд. Поставщики не учитывали требования торговых центров, в которых размещались франчайзи, и организовывали доставку в часы, когда по правилам арендодателя разгрузка запрещена. Все эти проблемы привели к закрытию многих франчайзи и серьезному удару по репутации бренда.

Оцените готовность этого блока к масштабированию вашего бизнеса.

 Маркетинговые материалы. Проверьте себя – есть ли они у вас? При наличии актива поставьте себе один балл. Но есть одно Bulls уточнение! Ставьте себе балл, только если инструмент:

● протестирован и отработан вами;

● с большой вероятностью сработает в будущем и в других регионах.