ИЗМЕНЕНИЕ УСЛОВИЙ. Борьба с тенями.

Изменение должности, зарплаты, графика работы, фамилии оформляется дополнительным соглашением к Трудовому договору и кадровым приказом. Я мечтала поставить оформление условий на те же рельсы, что и прием. То есть сначала Отдел кадров получает в программе электронное согласование, делает в программе проект изменения и только, когда приходит работник, распечатывает текущей датой и дает работнику подписать. А дальше уже подписывает руководитель. Согласитесь, если бы работники знали, что пока они не подпишут доп.соглашение и приказ, зарплата им не прибавится, то они бы к нам еще накануне планируемого дня ломились бы.

На самом деле, к сожалению, все совсем не так. Электронные согласования по окладам и должностям нам присылали в специальной программе, заявления на изменение графиков и фамилий работники приносили сами или присылали по внутренней почте – у нас был не один офис. Дальше мы всё оформляли и в кадровой программе, и на бумаге подчас «задним числом». А потом включали форсаж и писали/звонили людям и их руководителям, чтобы приходили подписывать документы.

Надо сказать, что если неподписанные работником документы попадут в личное дело, то кадровик уже никогда не сможет вспомнить, что там нет подписи. Поэтому неподписанные доки вешались в «ознакомительную» папку, ждали прихода работника, и только после получения его подписи документы отправлялись в личное дело.

Конечно, такая куцая процедура сильно раздражала. Некоторые работники, обитающие в дальних офисах, являлись для нас загадочными тенями, и годами их ноги не ступали в Отдел кадров. Их документы скапливались в папке и подписывались только при увольнении и то, если кадровик не забывал заглянуть в «ознакомительную» папку.

Особенно тяжко было в период массового ежегодного повышения окладов. Количество доп.соглашений и приказов исчислялось сотнями, часто больше тысячи. Но я уже писала, что в таких экстренных случаях мы и сами ходили, и с руководителями договаривались, так как у них, разумеется, больше влияния на своих подчиненных, и им гораздо легче зазвать к себе ушедших в тень работников для подписания документов.

Пожалуй, эту часть я тоже разбавлю веселым случаем.

Бывает, человек меняет фамилию. Обычно это женщины, вышедшие замуж или разошедшиеся с мужем и страждущие вернуть себе свою родную фамилию. Отдел кадров в этом случае не только издает приказ и оформляет дополнение к Трудовому договору, но и делает запись в трудовую книжку на внутренней стороне обложки. При хорошем мелком почерке на обложке могут уместиться две такие записи. То есть теоретически на обложке в начале книжки и в конце книжки можно уместить не более четырех записей. А если любвеобильная дама выходит замуж три-четыре-пять раз? Да еще после каждого развода старается вернуть себе девичью фамилию! Как Вам такой вариант?

К нам как-то пришла одна милая и вполне молодая женщина, еще до сорока. Она в пятый раз вышла замуж, при этом записями об изменении фамилии уже были украшены внутренние поверхности обложек и основной трудовой книжки, и вкладыша. Самое смешное, что записи о работе были пока только в основной трудовой книжке, вкладыш был пуст. Поскольку законодательство ничего не говорит о таких брачноактивных дамах, то мы выдали ей еще один вкладыш и украсили его обложку записью об изменении фамилии.

ОТПУСКА. Торжество цифровизации.

Поскольку техническое задание на автоматизацию оформления отпусков в нашей Компании разрабатывала я лично, то вполне естественно, что они (отпуска) относятся к одному из моих любимых направлений. Хотя в качестве некоторой похвальбы могу сказать, что тех.задания на электронное согласование приемов, переводов и многого другого также делала я.

Но вернемся к отпускам. Автоматизировано у нас было предоставление только части отпусков – оплачиваемых, за свой счет и учебных. В моем отделе один сотрудник обрабатывал не только отпуска на две тысячи человек, но еще все командировки и больничные. Причем данный участок считался не слишком загруженным – при необходимости девочка брала на себя дополнительную работу по приему/переводу/увольнению/ознакомлению.

Часть отпусков («по беременности и родам» и «по уходу за ребенком») из-за обилия документов делалась по старинке – вручную. Чтобы получить пособия (разовое на рождение и ежемесячное до полутора лет) людям необходимо было предоставить справки от второй половины, что эта вторая половинка не получает у себя на работе данные пособия. Разнообразие жизненных ситуаций продолжало удивлять все время работы: у кого-то муж в бегах, у кого-то муж иностранец, у кого-то муж россиянин, но работает за пределами России в нероссийской Компании, у кого-то муж ИП, у кого-то самозанятый… Вариаций куча, и что делать в каждом конкретном случае, откуда брать справку и надо ли ее брать, решалось кадровиками совместно с бухгалтерией, а иногда еще и с ФСС.

То ли дело автоматизированные отпуска. Выше я уже писала, что люди на внутреннем Портале в электронном виде заполняли заявки на внесение изменений в График отпусков. Заявки переливались в специальную программу и там согласовывались руководителями, а затем закачивались в кадровую программу в График отпусков. Все это делалось автоматически. Из Графика отпусков Отдел кадров делал опять-таки автоматическую рассылку недели за три до начала отпуска. Работник, если ему нужен был отпуск, распечатывал проект приказа, подписывал и приносил в Отдел кадров. На всякий случай напоминаю, что рассказываю про доковидные времена. Сейчас кадровики в массе своей перешли на сканы.

В нашей Компании не было ограничений по количеству отпусков в год. Ограничения были по количеству дней. Все в точности по ТК РФ – двадцать восемь дней в год, обязательные непрерывные 14 календарных дней. Остальные 14 дней можно было разбивать теоретически только по 7 дней, но на практике как угодно. Такова была позиция руководства, и Отдел кадров вынужден был ее принять.

Что в этой схеме делалось вручную Отделом кадров? Когда работники приносили подписанные ими проекты приказов на отпуск, кадровик в программе собирал из них большой многочисленный приказ, распечатывал, прикладывал подписанные работниками проектики (часто пачечка была более ста штук) и отдавал на подпись. Скан подписанного приказа надо было отправить в бухгалтерию, а оригинал повесить в папку.

В главе об отпусках не могу не написать о минах, подложенных законодательством. В ТК РФ сказано, что отпуска предоставляются за все отработанное время по 28 дней в год. У каждого работника дата приема своя, соответственно, получается, что рабочий год у каждого свой. Один принялся 1 июня, значит, у него год с 1 июня по 31 мая следующего года, другой принялся 15 сентября – у него рабочий год с 15 сентября по 14 сентября. Вроде, все ясно. Но в ТК РФ написано, что отпуска должны предоставляться строго по Графику отпусков.

С какого числа делается годовой График отпусков в Компаниях? Правильно с 1 января по 31 декабря. И понеслась душа в рай! Впрочем, если человек берет отпуска во второй половине года, как правило, ничего страшного не происходит. А вот если работник внес в График отпусков полный отпуск в начале календарного года, а у него за ЕГО текущий год с июня по июнь все дни уже использованы, то что делать? Предоставлять отпуск за еще не начатый год? Отказать, нарушив График отпусков? Это чревато последствиями в виде штрафов. Конечно, такие вещи надо смотреть при подготовке графика. Но! Автоматизировать такой анализ нам не смогли, а вручную проанализировать две тысячи человек параллельно текущей работе невозможно.

Подготовка Графика отпусков на следующий год – всегда запрограммированный аврал, т.к. сыпется много вопросов, приходится всем объяснять про обязательность графика, про обязательные 28 дней, про обязательные непрерывные 14 дней, про влияние праздников, про неиспользованные отпуска, про разбивку и прочее.

Отдельные особи, когда формируется График, настаивают внести в него все свои неиспользованные отпуска. Ну, например, скопилось у человечка четырнадцать лишних дней – ну не отгулял он их по какой-то причине. Так он требует в График на следующий год помимо обязательных двадцати восьми дней отпуска внести и эти четырнадцать. Вносим. Получается у него в Графике сорок два дня. Через месяц, в конце декабря, когда График на следующий год утвержден, и про него все благополучно забыли до начала следующего года, товарищ запрашивает пару-тройку-неделю перед Новым годом. Неиспользованные дни есть, имеет право, руководитель не против. Оформляем. Все замечательно, кроме одного – в Графике у работника появляются лишние дни. Т.е. кадровику необходимо не забыть убрать их из Графика.

На моей памяти есть случай, когда один, как обычно, вполне приличный мужчина, слегка за сорок (ну то есть не зеленый юнец) отправился в отпуск в счет еще не начавшегося года. Дело было так. Он при подготовке Графика на следующий год подал сначала одни данные, а потом две недели перенес на другой период. Работник, который в подразделении собирал данные, новые даты внес, а старые убрать забыл. Опять-таки в Графике оказались лишние дни. Кадровиков сорок два дня в Графике не смутили, так как это была нормальная практика – люди часто вставляли в График все неиспользованные отпуска.

Начался год, на который был составлен График. Товарищ отгулял одну часть отпуска в две недели, вторую, третью. Во время ежемесячного контроля за остатками отпусков обнаружилось, что он ушел в минус на четырнадцать дней. Стали разбираться и тут обнаружили, что сначала косякнул работник подразделения, внесший слишком много дней, а потом косякнул и кадровик, который при подготовке Графика не проверил имеющиеся остатки. Дядечка-таки отгулял лишний отпуск.